Suivre les modifications lors de la réouverture d'un document

Pour que le suivi des modifications reste activé après la réouverture d'un document, ouvrez-le, sélectionnez « Activé pour moi et pour tous » dans le menu « Suivi des modifications », puis enregistrez le document ou autorisez l'éditeur à l'enregistrer. Ce choix s'applique au document actuel et à tous ses utilisateurs ; il ne s'agit pas d'un paramètre par défaut pour l'ensemble du compte et pour tous les fichiers. Si vous souhaitez uniquement effectuer le suivi pour votre session actuelle, sélectionnez plutôt « Activé pour moi » .

Cette distinction est importante lorsqu'un brouillon partagé doit refléter les modifications de manière cohérente. Dans l'exemple ci-dessous, une équipe examine un plan de projet. Les captures d'écran illustrent l'interface ; les libellés des menus et leur comportement sont conformes à la documentation actuelle d'ONLYOFFICE.

Que signifie « par défaut » dans ONLYOFFICE Docs ?

ONLYOFFICE propose deux options pour activer le suivi : une option pour la session et une option permanente pour le document. L’option « Activé pour moi » active le suivi pour votre session d’édition en cours, mais ce paramètre se désactive automatiquement lorsque vous rechargez ou rouvrez le document. L’option « Activé pour moi et pour tous » active le suivi pour tous les utilisateurs et le maintient actif même lorsque le document est rechargé ou rouvert.

Cette persistance concerne le comportement du document. Le guide utilisateur officiel précise que le paramètre « Pour moi et tous » s'applique à tous les utilisateurs lors du rechargement du document. Il indique également qu'un autre utilisateur peut désactiver ce paramètre pour tous. Ce comportement convient donc à un brouillon ou à un document de politique partagé, mais il ne s'agit pas d'un verrouillage irréversible ni d'une préférence globale pour l'ensemble du locataire. Le guide ne décrit pas de paramètre par défaut universel pour chaque utilisateur qui activerait automatiquement le suivi des modifications dans chaque nouveau document.

Comment faites-vous pour assurer le suivi pour tout le monde ?

1. Ouvrez le document en mode édition. Localisez-le dans votre service de stockage connecté et ouvrez-le dans l'éditeur de documents ONLYOFFICE. Si le fichier est en lecture seule, demandez à son propriétaire l'autorisation de le modifier ou de le réviser ; un utilisateur en lecture seule ne peut pas effectuer cette modification au niveau du document.
2. Ouvrez le menu Suivi des modifications. Dans le ruban supérieur, sélectionnez Collaboration , puis cliquez sur Suivi des modifications . Selon la disposition de l'éditeur, vous pouvez également utiliser la commande d'état Suivi des modifications située en bas à droite de la barre d'état. Si cliquer sur cette commande active ou désactive directement le suivi, ouvrez son menu ou sa flèche pour afficher les options de portée.
3. Sélectionnez « Activé pour moi et pour tous ». Ne sélectionnez pas « Activé pour moi » si vos collègues doivent également activer le suivi après la réouverture du document. L’option globale s’applique au document actuel et à tous les coauteurs. ONLYOFFICE peut afficher une notification car ce paramètre modifie l’état du document partagé.
4. Effectuez une petite modification volontaire. Ajoutez un mot ou une expression courte dans un emplacement de test sûr, puis vérifiez que l'insertion apparaît bien comme une modification suivie. Cela permet de vérifier que le suivi enregistre réellement les modifications et ne se contente pas d'afficher une icône de ruban active.
5. Enregistrez et rouvrez le document. Les déploiements en ligne enregistrent généralement les modifications via l'intégration de stockage connectée. Si l'enregistrement automatique est désactivé ou si l'application hôte demande un enregistrement, utilisez la commande Enregistrer et patientez. Fermez le document, rouvrez-le et vérifiez que le suivi des modifications est toujours activé. Supprimez ou acceptez la modification de test si elle ne fait pas partie du document.

Ce paramètre permet-il de verrouiller le suivi des modifications ?

Non. Le paramètre partagé est conservé lors de la réouverture du document, mais un autre utilisateur peut choisir « Désactivé pour moi et pour tous » . ONLYOFFICE indique qu'une telle modification désactive le suivi pour tous les utilisateurs et qu'une alerte est affichée aux coauteurs. Si votre processus exige une piste d'audit, définissez les personnes autorisées à modifier ce paramètre et consultez l'historique des versions du document ou les contrôles de votre plateforme de stockage. L'option « Activé pour tous » ne doit pas être présentée comme une politique d'application administrative.

L'accès en lecture seule est un cas différent. ONLYOFFICE indique que le suivi des modifications est activé par défaut pour un réviseur et ne peut pas être désactivé lorsqu'un document est partagé avec des droits de lecture seule. Ce mode est conçu pour les suggestions : les réviseurs soumettent des modifications, tandis qu'une personne disposant des droits appropriés les accepte ou les refuse. Utilisez-le lorsque le réviseur doit suggérer des modifications sans modifier directement le texte original.

Une intégration peut-elle permettre la révision dès l'ouverture d'un document ?

Pour une intégration Docs intégrée, l'application hôte contrôle la configuration de l'éditeur. La FAQ de l'API ONLYOFFICE explique que cela document.permissionsdétermine le mode d'ouverture du document avec le suivi des modifications/mode révision. Pour permettre à la fois la modification et la révision (y compris la possibilité pour les utilisateurs de passer en mode révision), la configuration comprend :

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

Avec les autorisations `<admin>` edit: falseet review: true`<admin>`, le document s'ouvre uniquement en mode relecture. Ces autorisations d'accès sont fournies par l'intégration et ne constituent pas une préférence globale configurable par un utilisateur standard dans l'éditeur. Les administrateurs doivent appliquer cette option dans la configuration des documents du serveur hôte et la vérifier dans l'éditeur intégré. Consultez la documentation API la plus récente relative à l'intégration et à la version de Docs avant de déployer toute modification de configuration.

Pour une utilisation courante dans ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud ou toute autre plateforme connectée, utilisez l'option « Partagé » du menu de l'éditeur plutôt que de modifier la configuration de l'API. L'application hôte peut gérer les autorisations, l'enregistrement, les modèles et les fonctionnalités de la barre d'outils disponibles.

Pourquoi l'option est-elle absente ou ne reste-t-elle pas affichée ?

• Vous avez sélectionné « Activé pour moi ». Cette option est valable uniquement pour la session en cours. Rouvrez le menu et choisissez « Activé pour moi et pour tout le monde ».
• Vous disposez d'un accès en lecture seule ou en consultation. L'accès en lecture seule active le suivi automatique, tandis que l'accès en consultation ne vous permet pas de modifier les paramètres de partage. Veuillez demander au propriétaire du fichier de vérifier son niveau d'accès.
• Cette option a été modifiée par un collaborateur. Un autre éditeur a peut-être modifié le paramètre partagé. Ouvrez à nouveau le menu Suivi des modifications et vérifiez si l'état sélectionné est toujours activé.
• L'éditeur n'a pas enregistré ou rechargé le document correctement. Vérifiez que le serveur de stockage indique bien que le document est enregistré, puis rouvrez le fichier original plutôt qu'une copie téléchargée ou une version antérieure.
• Vous consultez une préférence d'affichage. Fichier > Paramètres avancés contient des options permettant de contrôler l'affichage des modifications de révision, telles que les bulles ou les infobulles. Ces options affectent la présentation des modifications de révision, et non le suivi des modifications du document.

Vérifier le résultat

Rouvrez le document partagé et vérifiez l'option « Suivi des modifications ». Effectuez ensuite une modification mineure et assurez-vous que le texte inséré ou supprimé est marqué pour relecture. Si le suivi est activé mais que la modification n'est pas marquée, vérifiez que vous êtes bien dans un document modifiable et que la modification a été effectuée après l'activation du suivi. Si vous souhaitez que le suivi s'active pour chaque nouveau fichier, utilisez un modèle au niveau de l'hôte ou une configuration d'intégration uniquement si votre plateforme prend en charge et documente ce flux de travail ; l'option « Activé pour moi et pour tous » de l'éditeur s'applique au document actuel.

Références officielles

• Centre d'aide ONLYOFFICE : Révision de documents — options de menu, persistance, comportement en mode révision uniquement et affichage des modifications suivies.
• FAQ de l'API ONLYOFFICE Docs : Partage — configuration de l'éditeur pour l'ouverture de documents avec la révision/le suivi des modifications activés.
• API ONLYOFFICE Docs : Révision — autorisations de révision et leur interaction avec l’accès à la modification.
• Centre d'aide ONLYOFFICE : Paramètres avancés de l'éditeur de documents — préférences d'affichage, notamment l'apparence des modifications de révision.