Google Docs est un excellent outil de collaboration car il permet à plusieurs personnes de modifier et de travailler simultanément sur un seul document sans perdre la trace des modifications apportées par les différents membres de l'équipe. Après tout, savoir qui a consulté quel document et quand peut être utile si vous ou votre organisation utilisez Google Docs. Qu'il s'agisse de s'assurer que tout le monde lit un brouillon, consulte les termes et conditions, votre dernière soumission, vos politiques et procédures, ou tout autre document important, il est essentiel de pouvoir voir qui a fait quoi et quand.
Remarque : Le tableau de bord d'activité Google n'est disponible que pour les comptes Google Workspace ou les personnes ayant accès à un fichier du compte. Ce n'est pas une option pour les comptes personnels.
Jusqu'à récemment, vous ne pouviez pas savoir qui consultait vos documents Google. Vous pouviez voir qui l’avait édité, mais pas qui venait de le lire. S'ils n'ont pas enregistré, modifié ou laissé de commentaire, vous ne saviez pas si une personne en particulier avait lu la dernière version d'un document. De plus, étant donné que vous pouvez partager Google Docs avec des autorisations en lecture seule, vous pouvez partager le document avec certaines personnes dans l'intention qu'elles l'examinent mais n'y apportent aucune modification.
Les versions actuelles de Google Docs vous permettent de configurer les paramètres pour voir qui a consulté vos Google Docs. Voyons comment vous pouvez le faire vous-même.
Le moniteur d'activité G Suite
G Suite est généralement utilisé par les organisations dans lesquelles la collaboration est essentielle. Si vous utilisez G Suite pour collaborer régulièrement avec d'autres personnes, vous pouvez utiliser le moniteur d'activité pour voir l'historique d'affichage de n'importe quel fichier Google Docs.
Suivez ces étapes pour ce faire :
Ce processus vous permettra de suivre toutes les vues du document, y compris la date et l'heure de la dernière vue par chaque membre de l'équipe.
Si vous ne voyez pas l'option Moniteur d'activité dans votre Google Docs, vous êtes probablement connecté à un Google Docs personnel plutôt qu'à une version de G Suite.
Tendances des téléspectateurs et des commentaires
En plus de voir qui a consulté vos documents Google, le moniteur d'activité vous permet également de voir les tendances quant au moment où les personnes ont consulté ou commenté votre document.
Tendance des téléspectateurs : cela vous montre un graphique à barres du nombre de téléspectateurs uniques sur une période spécifiée, allant de sept jours à tout le temps.
Tendance des commentaires : cela vous montre des graphiques à barres de la tendance des commentaires de sept jours à tout le temps.
Désactiver l'historique d'affichage dans Google Docs
Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez désactiver l'historique d'affichage d'un document, vous pouvez également le faire en suivant ces étapes rapides :
Cette option est également disponible dans la version personnelle ou gratuite de Google Docs. Vous pouvez désactiver votre historique de visualisation si vous travaillez sur un document mais que vous ne souhaitez pas que vos collaborateurs le sachent jusqu'à ce que vous soyez prêt à partager vos révisions finales.
Comment voir qui a apporté des modifications à votre document Google
Le contrôle de version est essentiel, principalement si vous travaillez dans un secteur réglementé. Le contrôle de version est quelque chose que Google Docs fait bien depuis un certain temps. Docs indiquera qui a modifié un document, l'a enregistré ou l'a partagé. Cela fonctionne non seulement avec G Suite, mais aussi avec Google Docs personnel.
Si vous êtes intéressé par le contrôle de version ou si vous souhaitez vous assurer que personne n'a apporté de modifications interdites sans verrouiller le fichier, vous pouvez le découvrir en suivant ces étapes :
Dans cette fenêtre, vous devriez également avoir la possibilité d'afficher la version précédente du document avant que les modifications ne soient apportées.
Ceci est essentiel pour le contrôle de version, car vous disposez d'une piste d'audit des modifications qui ont été apportées, quand elles ont été apportées et par qui. Cela est également utile si vous avez apporté des modifications, si vous y avez dormi, si vous avez changé d'avis ou si vous souhaitez les annuler.
Comment voir qui a partagé votre document Google
Vous pouvez également voir qui a partagé votre document Google et quand. De plus, les paramètres de partage vous offrent un meilleur contrôle de l'accès aux documents.
Vous pouvez également vérifier à partir du document en sélectionnant Partager. Les noms de certaines personnes apparaîtront dans la fenêtre contextuelle. Si vous avez partagé le fichier avec plus d'utilisateurs que le nombre indiqué, cliquez sur un nom et la liste de toutes les personnes apparaîtra.
Dernières pensées
Votre capacité à déterminer qui a consulté, partagé et modifié vos documents est limitée si vous ne pouvez pas accéder à un compte G Suite ; cependant, il existe encore des moyens d'obtenir des informations de base.
En suivant les étapes fournies dans ce guide, vous pouvez voir rapidement et facilement qui a consulté, modifié ou modifié votre document Google Docs de quelque manière que ce soit. Avez-vous des questions, des expériences ou des conseils concernant l'affichage de l'activité sur vos documents Google ? Laissez un commentaire dans la section ci-dessous.
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