9 conseils pour gagner du temps lors de la mise en forme de documents dans Microsoft Word

Pour la plupart des gens, Microsoft Word est l’outil de référence pour créer des documents professionnels, mais le formatage peut prendre du temps. Heureusement, quelques conseils simples peuvent simplifier votre flux de travail, vous aidant à créer des documents soignés et visuellement attrayants en quelques minutes seulement.

Table des matières

• 1. Utilisez les raccourcis essentiels
• 2. Utilisez des modèles Word
• 3. Mettre en œuvre une mise en forme cohérente avec les styles
• 4. Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide
• 5. Naviguez à l'aide du volet de navigation
• 6. Appliquer la mise en forme à plusieurs sections à l'aide de Format Painter
• 7. Personnaliser la fonction de correction automatique
• 8. Réutilisez le contenu avec Quick Parts
• 9. Modifier la mise en forme à l'aide de Révéler la mise en forme

1. Utilisez les raccourcis essentiels

En gardant vos doigts sur les touches, vous pouvez appliquer des modifications de formatage rapides et rester concentré sur l'écriture - plus besoin de tâtonner avec la souris et de vous laisser distraire.

Par exemple, pour mettre du texte en gras, appuyez simplement sur Ctrl + B. De même, pour mettre en italique, utilisez Ctrl + I et pour souligner, appuyez sur Ctrl + U. Ces raccourcis de mise en forme de base ne sont que la pointe de l’iceberg des astuces permettant de gagner du temps dans Word.

Vous pouvez rapidement aligner le texte à gauche, au centre ou à droite à l'aide de Ctrl + L, Ctrl + E et Ctrl + R. Appuyez sur Ctrl + 2 pour doubler l'espacement du document et sur Ctrl + 1 pour un espacement simple. Ces raccourcis permettent d’ajuster facilement la mise en page de votre document.

Pour une liste plus complète des raccourcis clavier permettant de gagner du temps dans Word, consultez notre article sur les raccourcis clavier Windows que chaque utilisateur de Word devrait connaître .

2. Utilisez des modèles Word

Si vous créez de nombreux documents similaires, tels que des rapports, des factures ou des newsletters, l'utilisation de modèles Word peut vous faire gagner un temps considérable. Les modèles Word sont préformatés avec des espaces réservés pour votre contenu, vous n'avez donc pas besoin de repartir de zéro à chaque fois.

Word fournit de nombreux modèles intégrés pour les types de documents courants, accessibles via le menu Nouveau document . Choisissez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins et vous aurez un document conçu par des professionnels, rempli de votre propre contenu bien sûr.

Pour plus d'options, consultez ces sites pour télécharger des modèles Microsoft Word . Vous trouverez de nombreux modèles gratuits et premium conçus pour différents secteurs et objectifs. Utilisez ces modèles pour créer de beaux documents avec un minimum d’effort.

Mais si vous avez des exigences de formatage spécifiques auxquelles les modèles existants ne répondent pas, envisagez de créer un modèle personnalisé dans Microsoft Word . En enregistrant vos propres modèles avec les styles que vous aimez, vous pouvez les réutiliser quand vous en avez besoin.

3. Mettre en œuvre une mise en forme cohérente avec les styles

Vous devez toujours utiliser les styles dans Word pour appliquer une mise en forme cohérente dans tout votre document. Tout d’abord, vous définissez des styles pour les titres, les paragraphes et d’autres éléments ; Vous pouvez alors avoir un aspect cohérent sans formater manuellement chaque section.

Pour appliquer un style, sélectionnez le texte et choisissez le style souhaité dans la galerie Styles de l' onglet Accueil . Si vous devez modifier un style, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier pour personnaliser la police, la taille, la couleur et d’autres propriétés. Toute modification mettra automatiquement à jour toutes les instances de ce style dans votre document.

4. Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide

La barre d'outils d'accès rapide est une fonctionnalité pratique qui vous permet de garder vos commandes les plus utilisées à portée de clic. Par défaut, cette barre inclut des commandes de base telles que Enregistrer, Annuler et Rétablir , mais vous pouvez facilement la personnaliser pour inclure vos outils de formatage fréquemment utilisés.

Pour ajouter une commande à la barre d’outils, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris dans le ruban et sélectionnez Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide . De cette façon, vous pouvez créer une collection d’éléments de formatage personnalisés, tels que des styles favoris, Format Painter ou des options d’alignement de texte.

Cela vous fait gagner du temps en éliminant le besoin de rechercher dans le ruban chaque fois que vous souhaitez appliquer un format spécifique.

5. Naviguez à l'aide du volet de navigation

Faire défiler les pages pour trouver une section spécifique peut être très difficile lorsque vous travaillez avec de longs documents. Le volet de navigation est un autre outil puissant qui vous aide à basculer rapidement entre les sections.

Pour accéder au volet de navigation, accédez à l’ onglet Affichage et cochez la case en regard de Volet de navigation . Cela ouvrira une barre latérale qui affiche une liste des titres de votre document. Cliquez sur n’importe quel titre pour accéder directement à cette section.

Le volet de navigation est particulièrement utile lorsque vous devez apporter des modifications de mise en forme à des parties spécifiques de votre document. Vous pouvez appliquer les mises à jour de formatage de manière efficace sans trop de défilement ni de recherche manuelle.

6. Appliquer la mise en forme à plusieurs sections à l'aide de Format Painter

Format Painter est un outil pratique qui vous permet de copier rapidement la mise en forme d'une partie d'un document et de l'appliquer à une autre. Cette fonctionnalité permet de gagner beaucoup de temps lorsque vous devez maintenir une mise en forme cohérente dans l’ensemble de votre contenu.

Pour utiliser Format Painter, sélectionnez le texte dont vous souhaitez copier la mise en forme, cliquez sur l'icône Format Painter dans l' onglet Accueil (elle ressemble à un pinceau), puis cliquez et faites glisser sur le texte auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme.

Astuce : si vous devez appliquer la même mise en forme à plusieurs sections, double-cliquez sur l'icône Reproduire la mise en forme. Cela gardera l'outil actif jusqu'à ce que vous appuyiez sur Echap ou que vous cliquiez à nouveau sur l'icône.

7. Personnaliser la fonction de correction automatique

Par défaut, la correction automatique corrige automatiquement les fautes de frappe et les erreurs d'orthographe courantes, mais vous pouvez également l'utiliser pour créer des raccourcis personnalisés pour les phrases ou le formatage fréquemment utilisés.

Pour personnaliser la correction automatique, accédez à Fichier > Options > Vérification > Options de correction automatique . Ici, vous pouvez ajouter vos propres entrées à la liste. Par exemple, vous pouvez définir « br » pour qu'il s'étende automatiquement à « Cordialement » ou « mh » pour qu'il devienne « Nom de mon entreprise » dans la police et la taille que vous préférez.

Vous pouvez également trouver Math AutoCorrect dans le même menu. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les personnes qui incluent fréquemment des équations ou des symboles mathématiques dans leurs documents.

Par défaut, Word reconnaît de nombreux raccourcis mathématiques, comme taper « \pi » pour insérer le symbole pi (π) ou « \sqrt » suivi d'un nombre pour créer le symbole de racine carrée (√).

8. Réutilisez le contenu avec Quick Parts

Quick Parts est un excellent moyen de stocker et de réutiliser du contenu formaté. Ce contenu comprend les en-têtes, les pieds de page, les pages de couverture ou même des sections entières du document. En enregistrant ces composants en tant que composants rapides, vous pouvez les insérer dans n’importe quel document en quelques clics.

Pour créer une partie rapide, sélectionnez le contenu que vous souhaitez enregistrer et accédez à Insertion > Parties rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de parties rapides . Nommez votre bloc de construction, choisissez une catégorie et cliquez sur OK . Désormais, chaque fois que vous avez besoin d’utiliser ce contenu, accédez simplement à Insertion > Parties rapides et sélectionnez-le dans la bibliothèque.

La page de couverture est également un excellent exemple de la manière dont Quick Parts peut vous faire gagner du temps. Au lieu de créer une nouvelle page de couverture à partir de zéro pour chaque document, vous pouvez créer une page de couverture personnalisée une fois, l'enregistrer en tant que partie rapide et l'insérer rapidement dans n'importe quel document lorsque cela est nécessaire.

9. Modifier la mise en forme à l'aide de Révéler la mise en forme

Le volet Révéler la mise en forme affiche tous les détails de mise en forme du texte sélectionné, y compris la police, la taille, le style et les paramètres de paragraphe.

Pour accéder au volet Révéler la mise en forme, appuyez sur Maj + F1 . Ce volet apparaîtra sur le côté droit de votre écran, fournissant des détails sur la mise en forme appliquée au texte que vous avez sélectionné.

De plus, le volet Révéler la mise en forme vous permet de modifier la mise en forme directement à partir du volet lui-même. Vous pouvez cliquer sur l’élément de mise en forme que vous souhaitez modifier, comme la police ou l’espacement des paragraphes, et effectuer les ajustements souhaités.

Cela peut vous faire gagner du temps en éliminant le besoin de naviguer dans plusieurs menus et boîtes de dialogue pour modifier la mise en forme.

Maintenant que vous connaissez ces conseils pour gagner du temps, vous pouvez créer des documents professionnels et bien formatés en peu de temps.