Pourquoi la case à cocher est une fonctionnalité Excel sous-utilisée ?

À première vue, les cases à cocher Excel semblent être une fonctionnalité très simple, ce qui explique probablement pourquoi elles sont souvent négligées. Mais lorsqu’elle est utilisée correctement, cette fonctionnalité négligée peut transformer vos feuilles de calcul en documents interactifs et conviviaux. Regardons quelques exemples simples !

1. Créez des enquêtes et des formulaires interactifs

Les cases à cocher d'Excel offrent un moyen de créer des enquêtes et des formulaires interactifs qui imitent leurs homologues en ligne. Cela simplifie la collecte de données, ce qui les rend idéales pour les enquêtes internes, les questionnaires simples ou la collecte de commentaires.

Les cases à cocher permettent également la validation des données. Par exemple, vous pouvez demander aux utilisateurs d’accepter de partager leurs adresses e-mail avant de les saisir.

Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

• Cliquez sur la zone de texte dans laquelle l'utilisateur doit saisir une adresse e-mail.
• Sélectionnez l’ onglet Données et cliquez sur Validation des données dans la section Outils de données du ruban.
• Dans l’ onglet Paramètres , cliquez sur le menu déroulant sous Autoriser et sélectionnez Personnalisé dans le menu.
• Dans la zone de texte sous Formule , saisissez un signe égal suivi de la cellule contenant la case à cocher. Dans l'exemple, la formule est =C21 .
• Sélectionnez l’ onglet Alerte d’erreur .
• Dans la zone de texte sous Message d'erreur , saisissez le message que vous souhaitez afficher si un utilisateur tente de saisir son adresse e-mail sans cocher la case.
• Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et appliquer les modifications.

Si l'utilisateur saisit son adresse e-mail sans cocher la case, il recevra un message d'erreur.

2. Suivez les tâches et les éléments importants

Vous n’avez pas besoin de télécharger une application distincte pour créer une liste de tâches. Vous pouvez utiliser les cases à cocher Excel pour suivre les tâches, les projets, les éléments d’inventaire ou les participants. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches dans une feuille de calcul de planification d’événements avec des cases à cocher pour marquer les tâches terminées.

Pour aller plus loin, vous pouvez utiliser la fonction FILTRE dans Excel pour filtrer certaines tâches selon qu'elles sont cochées ou non. Créez une nouvelle feuille appelée Tâches en attente pour filtrer les tâches non terminées.

Dans une nouvelle feuille de calcul, sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez placer la formule FILTRE. La syntaxe ressemblera à ci-dessous :

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

Dans l'exemple ci-dessus, le tableau et la plage de filtres se trouvent tous deux sur la feuille de tâches . La plage du tableau est B4:B9 , où se trouve la description de la tâche, et la plage du filtre est F4:F9 , où se trouvent les cases à cocher. La formule réelle ressemble donc à ceci :

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Fondamentalement, cette formule signifie que nous voulons afficher les tâches qui n'ont pas été vérifiées comme terminées (équivalent à FAUX ). Les guillemets doubles à la fin indiquent à la formule de ne rien afficher s'il n'y a pas de résultat. De cette façon, vous n'obtiendrez pas de message d'erreur lorsque la cellule est vide.

En supposant que tout soit correctement configuré, toutes les tâches en attente apparaîtront sur la feuille Tâches en attente . Chaque fois que vous marquez une tâche comme terminée sur la feuille des tâches à faire, elle disparaît de la feuille des tâches en attente.

Vous pouvez même créer une autre feuille pour suivre les tâches terminées. Remplacez simplement FAUX dans la formule par VRAI et vous avez terminé.

3. Appliquer une mise en forme conditionnelle en fonction de la sélection de la case à cocher

Les cases à cocher vous permettent également d’appliquer une mise en forme conditionnelle dans Excel, rendant vos feuilles de calcul plus dynamiques. Par exemple, vous pouvez changer la couleur d’arrière-plan en vert pour faciliter l’identification des tâches terminées.

• Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez formater.
• Dans la section Styles de l’ onglet Accueil , cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle .
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater .
• Cliquez à l'intérieur du texte ci-dessous Formater les valeurs où cette formule est vraie , puis cliquez sur la première case à cocher. Cela vous donnera une formule qui pointe vers cette case à cocher.
• Supprimez le deuxième signe dollar de la formule. Cela ressemblerait à =$F4 .
• Cliquez sur le bouton Format .
• Sélectionnez l’ onglet Remplissage , choisissez la couleur que vous souhaitez appliquer à la cellule formatée, puis cliquez sur OK .

Astuce : dans Excel, le signe dollar ($) indique une référence absolue. Lorsqu'une formule comporte à la fois des lignes et des colonnes absolues, toutes les règles de mise en forme sont appliquées à la première cellule. C'est pourquoi le deuxième signe dollar a dû être supprimé.

Désormais, lorsque vous cliquez sur la case à cocher, Excel applique automatiquement la mise en forme conditionnelle.

Les cases à cocher dans Excel peuvent faire plus que vous ne le pensez. Bien que l’article ait couvert certaines applications de base, vous pouvez explorer des utilisations plus complexes en combinant des cases à cocher avec d’autres fonctions et fonctionnalités d’Excel. Expérimentez dans vos feuilles de calcul pour libérer tout leur potentiel !