De nombreuses personnes ont essayé de nombreux outils de gestion de projet, mais reviennent toujours à Microsoft Excel pour la gestion de projet. Même si cela n’est peut-être pas parfait pour tout le monde, c’est une solution simple mais efficace que vous savez déjà utiliser.
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Il est difficile de s’opposer à quelque chose qui est gratuit. De nombreux outils de gestion de projet que vous souhaiterez utiliser conservent encore certaines de leurs meilleures fonctionnalités derrière des murs payants. Avec Excel, presque tout est gratuit dès le départ. Vous ne trouverez que quelques options de formatage qui nécessitent un abonnement Office 365, bien que l’abonnement présente des avantages.
L’utilisation d’Excel en ligne est également gratuite. Vous bénéficiez même de 5 Go de stockage gratuit pour les documents Office. Si vous avez besoin d’une option de bureau gratuite, il existe de nombreuses alternatives Excel gratuites.
Utiliser Excel pour la gestion de projet devient facile lorsque vous réalisez que vous n’avez pas besoin de passer des heures ou des semaines à apprendre à l’utiliser. Si vous savez créer des formules, embellir l'interface avec la mise en forme et organiser les onglets, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour gérer presque tous les projets.
Le temps que vous gagnez en apprenant à utiliser quelque chose de nouveau peut être consacré à la conception de quelques modèles à utiliser sur de nouveaux projets.
Beaucoup de gens n'aiment pas la conception des feuilles de calcul, mais les lignes et les colonnes simples se confondent et ne sont pas très efficaces pour la gestion de projet.
Commencez simplement avec un modèle de gestion de projet gratuit ou bon marché. Vous trouverez de nombreuses options dans Excel lui-même. Ces options vous permettent de suivre les tâches, les échéanciers, les budgets, etc. Il vous suffit de saisir vos propres données et d'en profiter.
La plupart des outils de gestion de projet offrent des options de personnalisation minimales. Bien sûr, vous pouvez modifier les couleurs et même ajouter/supprimer certains champs, mais vous êtes coincé avec leur mise en page, qui n'est pas toujours efficace.
Lorsque vous utilisez Excel pour gérer des projets, vous avez un contrôle total sur l’apparence et la convivialité de tout. Cela n’a même pas besoin de ressembler à une feuille de calcul.
Certes, il faudra un certain temps pour personnaliser entièrement une feuille de calcul. Cependant, vous pouvez l'utiliser pendant que vous effectuez des ajustements. Par exemple, vous disposez d’une feuille de calcul créée il y a plus de dix ans pour suivre les dates d’échéance qui doivent encore être ajustées au fil du temps.
Vous n’avez pas toujours besoin de créer une nouvelle feuille de calcul Excel à partir de zéro pour chaque projet. Vos besoins ont-ils changé ? Ajustez simplement la feuille de calcul. Ajouter de nouveaux membres au groupe ? Développez la feuille avec des onglets pour chaque nouveau membre.
Par exemple, vous souhaitez disposer d’une feuille de calcul distincte pour chaque client. Vous préférerez peut-être une feuille de calcul différente pour chaque projet individuel ou même simplement une nouvelle feuille de calcul chaque année pour mieux suivre les résultats. Une fois que vous avez créé une feuille de calcul, copiez-la simplement et effectuez quelques ajustements pour commencer avec un nouveau client ou un nouveau projet.
Allez simplement dans Fichier -> Créer une copie .
Si vous travaillez avec d’autres personnes ou un petit groupe, vous pouvez facilement partager votre feuille de calcul avec d’autres. Même si une personne ne possède pas Excel, elle peut toujours y accéder gratuitement en ligne ou le télécharger et l'utiliser avec une alternative Excel gratuite .
Étant donné que les formats de fichiers Excel sont très courants, la plupart des alternatives gratuites peuvent les lire et les enregistrer. Si vous souhaitez partager sans que personne ne le modifie, partagez-le simplement au format PDF .
L'avantage est que vous pouvez partager vos feuilles de calcul et savoir qu'il y a de fortes chances que d'autres sachent déjà comment tout utiliser. Vous pouvez mettre à jour les détails selon vos besoins sans avoir à poser trop de questions sur l'outil de gestion de projet réel.
C'est une chose simple, mais la mise en forme conditionnelle est l'une de mes fonctionnalités préférées lorsque j'utilise Excel pour la gestion de projet. Vous ouvrez votre feuille de calcul et voyez instantanément un aperçu codé par couleur indiquant les échéances à venir et si vous êtes en retard sur le calendrier.
Vous pouvez également voir si le paiement a été reçu pour un projet, ou si vous devez envoyer un e-mail de rappel, etc. Configurez simplement la mise en forme conditionnelle pour des cellules spécifiques et vous avez terminé. Vous pouvez mettre en évidence des cellules, ajouter des échelles de couleurs et insérer des formules.
Allez dans Accueil -> Mise en forme conditionnelle . Selon la configuration de votre barre d’outils, vous devrez peut-être d’abord accéder à Accueil -> Styles .
Comme pour tout outil de gestion de projet, vous aurez besoin de plus qu’une simple liste de tâches. Vous aurez besoin d’un calendrier, d’une liste de tâches, de personnes responsables, de notes, d’informations de contact, de budgets, etc. Créer une zone de recherche pour trouver rapidement des détails dans votre feuille de calcul est une bonne idée pour les conceptions plus complexes.
Lorsque vous utilisez Excel pour la gestion de projet, créez simplement un onglet ou une feuille différente pour chaque aspect. Il y a un onglet pour votre budget, un autre pour les contacts, un autre pour les tâches et les notes, et un autre pour votre chronologie.
Chaque feuille de travail peut être complètement différente. Par exemple, suivez le calendrier de votre projet en créant un diagramme de Gantt. Bien qu'il soit possible de le faire à partir de zéro, il est recommandé d'utiliser un modèle gratuit comme celui-ci, que vous pouvez également trouver en recherchant dans Excel.
Pour les équipes plus importantes, Excel n’est peut-être pas toujours la meilleure option. Mais si vous êtes un peu créatif et que vous souhaitez économiser de l'argent, Excel est idéal pour gérer presque tous les projets en tant qu'individu ou en petite équipe.
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