Comment vérifier qui a accepté une réunion dans Outlook

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Si vous organisez régulièrement des réunions, vous comprenez l'importance d'obtenir des réponses à vos invitations. Deviner qui assistera à une réunion est un énorme problème qui peut causer un accident de train à un événement par ailleurs bien organisé pour de nombreuses raisons. De plus, vous devez avoir l'assurance que les personnes que vous invitez à prendre la parole lors d'une réunion se présenteront effectivement.

Heureusement, vous n'avez pas à risquer d'être embarrassé ou de perdre de l'argent en raison d'une réunion catastrophique. Microsoft Office est le leader des applications de calendrier numérique. L'une des meilleures fonctions est le suivi des événements calendaires que vous créez dans l'application. Une fois que vous avez envoyé les invitations, vous pouvez simplement attendre les réponses à votre RSVP numérique.

Avez-vous besoin d'aide pour vérifier qui a accepté votre demande de réunion sur Microsoft Outlook ? Cet article répertorie les instructions permettant aux organisateurs de réunions Outlook de voir quels participants répondent à l'invitation. Les étapes sont compilées étape par étape pour rationaliser le processus.

Comment vérifier qui a accepté la réunion Outlook sur un PC Windows

Une fois que vous avez créé une réunion, vous en devenez l'organisateur. En tant qu'organisateur, vous avez accès à plus de détails sur la réunion que sur les participants, et vous pouvez afficher le statut des participants aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez également voir leurs adresses e-mail en plus des réponses pour une correspondance supplémentaire si nécessaire.

Utilisez la liste de suivi dans Microsoft Outlook pour voir les réponses aux réunions avec ces étapes :

1. Cliquez sur le bouton "Calendrier" dans Outlook.
   
2. Double-cliquez sur la réunion dont vous souhaitez vérifier le statut des participants.
   
3. Cliquez sur l'option "Afficher l'état du suivi".
   

La dernière étape ouvrira une liste de présence à la réunion. Dans la colonne Réponse, vous verrez si les personnes que vous avez invitées ont accepté, refusé ou n'ont pas répondu à l'invitation. N'oubliez pas qu'un participant n'est pas tenu de vous envoyer une réponse. Cependant, s'ils ne le font pas, vous ne pouvez pas suivre leur présence via l'application.

Si vous souhaitez contacter les invités qui n'ont pas répondu d'une manière ou d'une autre, vous pouvez les contacter par e-mail.

Seul l'organisateur de la réunion peut afficher le menu de suivi. Si vous avez généré la réunion à l'aide de Microsoft 365 , tous les participants utilisant la même application peuvent également afficher les réponses à l'invitation.

Comment vérifier qui a accepté de rencontrer Outlook sur un Mac

Lorsque vous planifiez une réunion à l'aide de Microsoft Outlook sur Mac , le participant peut accepter immédiatement. Ils peuvent également modifier leur réponse et demander un autre moment pour vous rencontrer. Si tel est le cas, vous disposez des mêmes options pour répondre à leur proposition.

Les invités peuvent également accepter provisoirement, refuser ou choisir de ne pas répondre. Vous pouvez afficher les réponses des participants à votre invitation en suivant les étapes ci-dessous.

1. Ouvrir Outlook
   
2. Accédez au calendrier.
   
3. Recherchez la réunion pour afficher les réponses.
   
4. Appuyez sur le bouton "Planification" dans le ruban.
   

Ensuite, vous verrez une réponse à côté de chaque participant, notamment ceux qui ont peut-être utilisé l'option "Répondre maintenant" et accepté tout de suite. Les invités peuvent également choisir de refuser ou de reporter leur réponse.

Vous n'avez pas la possibilité d'afficher la date ou l'heure à laquelle les réponses vous sont envoyées par le participant. Si vous avez besoin d'un horodatage pour les réponses, vous pouvez enregistrer les notifications par e-mail reçues pour avoir un enregistrement du moment où les réponses ont été reçues.

Vous verrez les réponses à votre invitation répertoriées sous forme de tableau. Cela peut poser problème car vous ne pouvez pas trier et filtrer la liste. Voici une méthode qui vous permet de trier vos réponses :

1. Choisissez l'option "Copier le statut dans le presse-papiers". La liste complète sera sur votre ordinateur.
2. Ouvrez l'application Excel sur votre appareil ou téléchargez-la et installez -la si nécessaire.
   
3. Collez la liste dans Excel et triez et filtrez à votre guise.
   

Le nombre maximum de destinataires que vous pouvez suivre sur l'application Mac Outlook est de 500 par e-mail. Cependant, une liste de diffusion ne compte que pour un seul destinataire. En outre, vous devez disposer d'une version mise à jour d'Outlook pour suivre les réponses des participants aux grandes réunions.

Comment vérifier qui a accepté de rencontrer Outlook sur un iPhone

Il est plus pratique de surveiller qui participe à votre réunion en utilisant Outlook sur un iPhone. Vous avez la liberté d'aller n'importe où et de toujours vérifier qui sera présent pendant que vous finalisez les plans. Pour profiter de cet avantage, vous devez télécharger l' application Microsoft Outlook pour commencer.

Les instructions pour télécharger l'application Microsoft Outlook sont les suivantes (si vous ne l'avez pas déjà) :

1. Accédez à l'App Store sur votre appareil.
   
2. Recherchez "Microsoft Outlook".
   
3. Appuyez sur "Installer", puis entrez votre identifiant Apple.
   

Vous êtes maintenant prêt à utiliser Outlook pour vérifier les réponses des participants à votre invitation. Commencez par faire ce qui suit :

1. Synchronisez le compte Microsoft Outlook avec votre iPhone.
   
2. Sélectionnez "Calendrier" dans le volet de navigation.
   
3. Double-cliquez sur la réunion que vous souhaitez vérifier.
   
4. Cliquez sur l'onglet "Occurrence de réunion".
5. Sélectionnez l'option "Suivi".
6. Choisissez "Afficher l'état du suivi" pour voir les réponses des invités.
   

Les événements ajoutés sur votre ordinateur remplissent votre appareil dès que le calendrier Outlook se synchronise avec votre iPhone. N'oubliez pas que la réunion doit être créée dans votre calendrier principal pour que vous puissiez afficher les informations sur les participants. Vous ne pouvez pas suivre les réponses des personnes que vous invitez à partir d'un calendrier secondaire.

Comment vérifier qui a accepté de rencontrer Outlook sur un téléphone Android ?

Si vous utilisez un appareil Android, vous pouvez avoir plus de mobilité lorsque vous organisez votre réunion. Découvrez qui a accepté votre invitation à une réunion sur votre téléphone Android lors de vos déplacements. Avant de pouvoir vérifier, cependant, vous devez d'abord télécharger l'application Microsoft Outlook pour Android sur votre appareil.

Instructions pour télécharger l'application Microsoft Outlook pour Android (si vous ne l'avez pas déjà fait) :

1. Recherchez l' application Play Store sur votre téléphone.
   
2. Recherchez puis sélectionnez l'application Outlook.
3. Appuyez sur le bouton "Installer".
   
4. Ouvrez l'application et lancez-vous.
   

Une fois que vous avez l'application, il est temps de synchroniser l'application avec votre téléphone. Les informations sur la réunion rempliront automatiquement l'application sur votre téléphone si elle a été configurée sur votre ordinateur ou votre tablette. Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez afficher les réponses à votre invitation à une réunion à l'aide de votre appareil Android. Suivez ces étapes pour commencer :

1. Sélectionnez "Calendrier" dans l'application Outlook.
   
2. Ouvrez la réunion pour laquelle vous souhaitez vérifier qui participe.
   
3. Appuyez sur l'option "Afficher l'état du suivi".
   

Vous verrez les réponses des participants en haut à gauche de la fenêtre de la réunion. De là, vous pouvez voir les noms des invités qui ont accepté et refusé. Les participants qui n'ont pas répondu à ce point auront "aucun" à côté de leur nom comme statut. Vous pouvez choisir de les contacter par e-mail ou de revenir plus tard pour voir s'ils répondent.

Vous êtes cordialement invité

Outlook est un outil utile pour planifier une réunion de toute taille. Vous pouvez coordonner une réunion de cinq à cinq cents invités et toujours suivre le nombre de participants. Les instructions pour télécharger et utiliser l'application Outlook sont assez simples. Mais les avantages de l'utilisation d'Outlook pour suivre efficacement une invitation à une réunion sont inestimables.

Utilisez-vous Outlook pour des réunions autres que celles liées à l'entreprise ? Dites-nous pour quels autres événements vous avez utilisé l'application dans la section des commentaires ci-dessous.