Comment exporter des données Microsoft Access vers Word

Microsoft Access est une solution de base de données qui simplifie la compilation des données. Mais que dois-je faire si je souhaite exporter des données Microsoft Access vers Word ?

La suite Office de Microsoft propose de nombreuses applications spécialisées pour différentes tâches. Par exemple, si vous souhaitez créer une base de données, Microsoft Access vous aidera. Access fournit la plupart des fonctionnalités souhaitées dans un système de gestion de base de données relationnelle. Vous pouvez créer des tables, des formulaires, des requêtes, des relations, des rapports, des macros, des modules et des noms.

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être exporter des données de Microsoft Access vers Word. Si vous recherchez un moyen simple d’exporter des données vers Word, voici la réponse pour vous.

Note:

• Vous ne pouvez pas exporter tous les types d’objets d’Access vers Word.
• Vous ne pouvez pas exporter des relations, des macros, des modules et des objets graphiques tels que des images et Microsoft Graph depuis Access vers Word.
• Il n'existe aucun moyen d'importer directement des données de Microsoft Access vers Word.

Comment exporter des données Access vers des documents Word

Pour exporter des données Access vers Word, l'article utilise l'outil d'exportation : Assistant de fichier RTF. Malgré ses limites, vous pouvez toujours l'utiliser pour le faire facilement. Si vous ne l'aimez pas, vous pouvez vous référer au TOP des meilleurs logiciels de gestion de bases de données du moment pour trouver des alternatives à Microsoft Access.

Instructions pas à pas pour exporter des données d'Access vers Word

1. Ouvrez la base de données sur Access.

2. Sélectionnez l'objet que vous souhaitez exporter dans le panneau Navigation .

3. Vérifiez la table, la requête, le formulaire ou l'état pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs. Fondamentalement, Access inclut des indicateurs d'erreur chaque fois qu'il détecte un problème. Vous pouvez alors voir des triangles verts et une série de numéros d’erreur. Cette étape est importante car Access remplace automatiquement l’emplacement de l’erreur par une valeur nulle après l’exportation de vos données.

4. Sélectionnez une vue ou une partie des données d'exportation. La meilleure façon de sélectionner des données d'exportation à partir de plusieurs tables consiste à exécuter des requêtes MS Access. Si vous souhaitez exporter toutes les données de l'objet, ignorez cette étape.

5. Cliquez sur l' onglet Données externes et sélectionnez Plus > Word . L'assistant Exporter—Fichier RTF s'ouvrira.

6. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom du fichier et sélectionnez l'emplacement où enregistrer les données que vous souhaitez exporter.

7. Cochez la case Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée si nécessaire.

8. Si vous avez sélectionné exporter les données, cochez la case Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés . Sinon, laissez la case vide pour exporter toutes les données de l'objet.

9. Cliquez sur OK pour démarrer le processus d'exportation.

S'il existe déjà un fichier portant un nom similaire, vous pouvez choisir qu'Access écrase ou non les données. Sélectionnez Oui pour écraser le fichier, Non pour choisir un nouveau nom pour le fichier.

Par défaut, Access créera un fichier Microsoft Word Rich Text Format au format RTF. Pour ajouter des données Access à un document Word, procédez comme suit :

1. Ouvrez le document RTF.
2. Copiez l'intégralité du contenu du document.
3. Collez les données dans un document Word.

En plus de l'outil Exporter — Fichier RTF, vous disposez également d'un moyen plus simple d'exporter des données Access vers Word. Il s'agit de copier les données d'un tableau, d'une requête, d'un formulaire ou d'un rapport et de les coller directement dans un document Word.

Ci-dessus, comment exporter des données de Microsoft Access vers Word . J'espère que l'article vous sera utile.