5 erreurs courantes lors de la sauvegarde des e-mails

Vous commencez à sauvegarder vos e-mails après une suppression accidentelle. Malheureusement, les gens font souvent beaucoup d’erreurs dans ce processus. Si vous sauvegardez vos e-mails de manière superficielle ou pas du tout, ces erreurs peuvent vous coûter la vie.

Table des matières

• 5. Attendre trop longtemps entre les sauvegardes
• 4. Sauvegarder uniquement les dossiers sélectionnés
• 3. Ne pas vérifier si la sauvegarde est restaurable
• 2. Comptez sur un seul emplacement de sauvegarde
• 1. Ne cryptez pas les sauvegardes

5. Attendre trop longtemps entre les sauvegardes

Il est facile de supposer que vos e-mails sont en sécurité dans votre boîte de réception et de reporter la sauvegarde plus longtemps que nécessaire. Mais les choses peuvent empirer entre-temps. Par exemple, vous pourriez être exclu de votre compte Google ou supprimer accidentellement un ou plusieurs e-mails et pièces jointes. En fait, de nombreuses personnes pensent qu’elles peuvent effectuer des sauvegardes tous les mois jusqu’à perdre un fil de discussion électronique important dans son intégralité.

Heureusement, vous pouvez facilement prendre l’habitude de sauvegarder votre courrier électronique quotidiennement, voire hebdomadairement. Les étapes à suivre pour effectuer une sauvegarde varient en fonction de votre fournisseur de messagerie. Cependant, pour Gmail , l'un des fournisseurs de messagerie les plus populaires, vous pouvez utiliser Google Takeout pour exporter vos données. Vous pouvez ensuite stocker les données sur un disque dur externe, un service cloud ou un autre emplacement similaire auquel vous pouvez facilement accéder.

4. Sauvegarder uniquement les dossiers sélectionnés

Il peut sembler judicieux de sauvegarder uniquement des e-mails sélectionnés ou ceux d'un dossier spécifique, mais cela peut parfois se retourner contre vous. Des détails importants peuvent se perdre dans les e-mails à des endroits que vous ne penseriez pas à sauvegarder, comme les promotions ou le dossier Envoyés.

Bien sûr, vous seul pouvez décider ce qui mérite d'être sauvegardé. Mais une règle à suivre est de sauvegarder les données importantes deux fois (une fois dans le cloud et une fois localement), tandis que les éléments moins importants ne doivent être sauvegardés qu'une seule fois. Vous pouvez également choisir de sauvegarder tous vos fichiers volumineux deux fois, car ce sont souvent les plus difficiles à récupérer en cas de perte. Les pièces jointes telles que les contrats et les documents de plusieurs pages, en particulier, doivent être prioritaires afin que vous puissiez toujours y accéder.

3. Ne pas vérifier si la sauvegarde est restaurable

Lorsque vous commencez à sauvegarder vos données, vous ne vous rendrez pas compte que vos fichiers sont exportés de manière incorrecte. Vous supposez que vous avez téléchargé les fichiers et qu’ils sont prêts à être sauvegardés sur votre emplacement de stockage. Vous ne réalisez que quelque chose ne va pas que lorsque vous essayez de récupérer certains des e-mails qu'il contient.

Si vous avez de la chance, vous pourrez détecter cette erreur assez tôt et ne perdre aucune donnée importante. Donc, si vous débutez dans la sauvegarde de vos e-mails, assurez-vous de tester si vous pouvez restaurer vos données au fil du temps. Ouvrez le contenu des fichiers de sauvegarde et vérifiez que tout se charge correctement et que vous pouvez accéder à toutes vos données.

2. Comptez sur un seul emplacement de sauvegarde

​​​​​​​​Se fier à une seule méthode de sauvegarde peut être désastreux. Pensez à ceci : que feriez-vous si toutes vos sauvegardes étaient stockées sur votre ordinateur portable et que celui-ci tombait soudainement en panne ou était perdu ? C'est le genre de situation dans laquelle vous ne voulez pas vous retrouver, surtout lorsque vous devez récupérer un ancien e-mail.

Même les emplacements de stockage les plus sécurisés peuvent tomber en panne. Par exemple, les disques durs peuvent tomber en panne, tandis que les services cloud peuvent être piratés. C'est pourquoi il est préférable d'avoir des sauvegardes dans au moins quelques endroits différents. Idéalement, vous souhaitez que l’un soit un emplacement physique et l’autre un service cloud. Vous pouvez également appliquer la règle 3-2-1, ce qui signifie essentiellement :

• Vous faites régulièrement 3 copies de tous les e-mails et pièces jointes importants.
• Vous choisissez 2 types d'emplacements de stockage pour minimiser la possibilité de perte de données due à une panne matérielle ou à des problèmes de compte/connexion.
• Enfin, une copie de vos données doit être envoyée à un emplacement physique hors site.

1. Ne cryptez pas les sauvegardes

Tout type de données que vous sauvegardez doit être crypté pour les protéger contre tout accès non autorisé. De nombreuses personnes aiment garder les choses simples, c'est pourquoi elles ont laissé leurs sauvegardes de courrier électronique non chiffrées pendant très longtemps. Mais si vous traitez des informations sensibles, ce n’est pas quelque chose que vous devriez remettre à plus tard. Cela peut sembler une étape inutile, mais cela peut contribuer grandement à protéger vos données si quelqu’un tente d’accéder à vos fichiers.

Si vous décidez de crypter vos données, assurez-vous de stocker votre clé de cryptage dans un endroit sûr et séparé de vos sauvegardes afin de ne pas la perdre. N'oubliez pas que sans la clé, vos données sont pratiquement perdues.

Beaucoup de gens pensaient qu'ils n'avaient jamais besoin de sauvegarder leurs e-mails car ils étaient en sécurité dans leur boîte de réception et ils ne voulaient pas se compliquer la vie. Ce n'est que lorsque vous commencez à sauvegarder votre courrier électronique que vous réalisez que ce n'est en fait pas si difficile. La tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir que vous pouvez accéder à n’importe quel e-mail ou pièce jointe à tout moment vaut l’effort. Si vous avez repoussé la sauvegarde de votre courrier électronique ou de toute autre donnée, familiarisez-vous avec ces conseils de sauvegarde rapides à mettre en place pour vous aider à rester sur la bonne voie.