Comment trier dans Excel

Bien que la plupart des organisations collectent des données pour aider à prendre des décisions, celles-ci finissent souvent dans Excel dans un format désorganisé. En tant que tel, il peut être difficile de comprendre les relations, les modèles et les tendances au sein des données.

Heureusement, vous pouvez faire diverses choses comme ajouter des tableaux et arrondir les cellules dans Excel , mais comment trier les données ? Vous êtes au bon endroit si vous n'avez jamais utilisé Excel à cette fin. Cet article explique comment trier les données dans Excel, que ce soit dans un groupe ou dans une feuille de calcul entière. 

Ce qu'il faut savoir sur le tri des données dans Excel

Pour trier correctement les données dans Excel, vous devez préparer la feuille de calcul de différentes manières. Tout d’abord, vous devez supprimer les cellules vides car Excel les triera, affectant les totaux et autres éléments formulés.

Ensuite, les données des colonnes doivent être du même type. Par exemple, si une colonne comprend des dates, aucune autre forme de données comme du texte ou des nombres ne doit se trouver dans la plage de cellules, sinon le tri échouera.

En outre, vous souhaiterez peut-être rechercher et supprimer les doublons dans Excel avant de trier des cellules ou des colonnes pour confirmer que tout se passe bien après le tri.

Enfin, il est crucial de disposer d'une sauvegarde des données en cas de problème pendant le processus. 

Trier les données par ordre alphabétique dans Excel

Si vous avez une colonne simple que vous devez trier par ordre alphabétique, vous pouvez sélectionner les cellules et choisir vos options de tri. Cependant, Excel ne trie que les cellules choisies, ce qui peut gâcher toute une feuille de calcul.

Si l’option ci-dessus fonctionne pour vous, c’est parfait. Si ce n'est pas le cas, vous avez deux options :

• Pour les feuilles de calcul comportant des sauts entre les lignes ou plusieurs en-têtes dans une colonne , sélectionnez les cellules de colonne que vous souhaitez trier (au sein de la colonne choisie), y compris toutes les lignes associées, puis choisissez vos options de tri.
  
• Pour les grandes feuilles de calcul sans espaces entre les lignes , vous pouvez sélectionner la feuille de calcul entière (utile lorsque les en-têtes sont inclus), spécifier la colonne à trier, puis choisir vos options de tri.
  

Les deux options de tri Excel ci-dessus déplacent toutes les données de ligne ainsi que les données de colonne triées pour conserver toutes les associations en place. Voici comment faire les deux.

Comment trier une section de données par ordre alphabétique dans Excel

1. Pour trier une colonne dans une section, mettez en surbrillance toutes les lignes et colonnes contenant les données de colonne que vous souhaitez trier. Ne sélectionnez aucun en-tête.
2. Sélectionnez l' onglet Données  dans la barre de menus pour ouvrir le ruban associé en dessous.
3. Choisissez Trier  pour ouvrir le menu de dialogue de tri. N'utilisez pas « AZ » ou « ZA » car ils utilisent les options actuellement définies dans le menu Trier  , ce qui pourrait tout gâcher.
4. Décochez la case Mes données ont des en-têtes si ce n’est pas déjà fait.
5. Choisissez votre colonne de tri dans la liste déroulante Colonne  .
6. Choisissez Valeurs de cellule dans la  liste déroulante Trier sur .
7. Cliquez sur A à Z ou Z à A  comme méthode de tri dans la liste déroulante « Commander ». Les cellules contenant des lettres et des chiffres seront triées dans l’ordre de gauche à droite.
8. Cliquez sur OK  pour enregistrer vos paramètres de tri.
9. Excel affichera désormais les résultats triés par ordre alphabétique. La ligne de données de chaque colonne se déplace également avec les cellules triées.

Comment trier une colonne de données par ordre alphabétique dans Excel

Contrairement au tri d’une section de données, le tri d’une colonne nécessite que la feuille de calcul entière soit sélectionnée. Si vous sélectionnez la colonne, seules ces données sont déplacées, ce qui brouille toute la feuille de calcul. Si vous avez plusieurs en-têtes dans une colonne, vous devez utiliser le processus ci-dessus pour trier les sections. Une fois la feuille entière sélectionnée, vous pouvez choisir votre colonne à trier et toutes les autres options de tri en suivant les étapes ci-dessous.

1. Ouvrez votre feuille de calcul et cliquez sur le bouton Sélectionner tout  dans le coin supérieur gauche de la feuille, juste en dessous de la « Zone de nom ».
   
2. Cliquez sur l' onglet Données  dans la barre de menus pour ouvrir le ruban d'options associé en dessous.
3. Choisissez Trier  pour ouvrir le menu de dialogue de tri. Ne cliquez pas sur « AZ » ou « ZA » dans le ruban car ils réagissent en fonction des paramètres actuels trouvés dans le menu Trier  . Cela pourrait tout gâcher.
   
4. Cochez la case Mes données ont des en-têtes  dans la boîte de dialogue Trier puisque tous les en-têtes ont été sélectionnés. Notez que vous ne pouvez avoir qu’un seul en-tête par colonne. Sinon, vous devrez trier en fonction des sections en utilisant le processus ci-dessus.
5. Choisissez la colonne de tri dans la liste déroulante Colonne  . Il doit afficher les noms d'en-tête au lieu des lettres de colonne.
6. Sélectionnez Valeurs de cellule dans la  liste déroulante Trier sur .
   
7. Choisissez A à Z ou Z à A comme option de tri dans la liste déroulante Commande  . Les cellules contenant des chiffres et des lettres seront triées de gauche à droite, donc « IN0119 » et « IN0118 » seront triés comme « IN0018 » suivi de « IN0019 » lors de l'utilisation de l'option « A à Z ».
8. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. La feuille de calcul apparaîtra triée par ordre alphabétique en fonction de la colonne sélectionnée. Si vous avez raté ou n'avez pas aimé les résultats, utilisez l' option Annuler  .

Ce qu'il faut savoir sur le tri des données numériquement ou chronologiquement dans Excel

Le tri des données numériquement ou chronologiquement n'est pas très différent du tri alphabétique, mais vous disposez de différentes options de tri. Excel identifie les données dans les cellules et présente vos options de tri en fonction de ces critères. Comme pour toutes les options de tri, supprimez les cellules et les lignes vides de votre document Excel , sinon cela affectera les résultats triés.

Les dates vous donneraient « du plus ancien au plus récent » et « du plus récent au plus ancien » vers « A à Z » et « Z à A ». Les nombres vous donneraient « du plus petit au plus grand » et du « plus grand » au plus petit.

Selon que vous devez trier une section numériquement/chronologiquement ou une colonne entière, consultez les processus ci-dessous.

Comment trier une section de données numériquement/chronologiquement dans Excel

Le tri d'une section de données par ordre chronologique (c'est-à-dire les dates) ou numériquement (c'est-à-dire les nombres) est similaire au tri alphabétique, sauf que les options de tri sont différentes.

1. Pour trier une section de colonne numériquement/chronologiquement dans une section de données, sélectionnez les lignes qui incluent les données de colonne que vous souhaitez trier, mais ne sélectionnez aucun en-tête.
   
2. Cliquez sur l' onglet Données  trouvé dans la barre de menu. Cette action ouvre le ruban d'options correspondant en dessous.
3. Choisissez Trier  pour ouvrir le menu de dialogue de tri. Ne cliquez pas sur « AZ » ou « ZA » dans le ruban car ils réagissent en fonction des paramètres actuels trouvés dans le menu Trier  . Cela pourrait tout gâcher.
   
4. Décochez la case Mes données ont des en-têtes  si ce n'est pas déjà fait puisque vous n'avez sélectionné aucun en-tête lors des étapes précédentes. C'est une façon plus propre de trier.
5. Choisissez votre colonne de tri dans la  liste déroulante Colonne .
   
6. Sélectionnez Valeurs de cellule dans la  liste déroulante Trier sur .
7. Choisissez Du plus ancien au plus récent ou Du plus récent au plus ancien comme option de tri dans la  liste déroulante Ordre .
   
8. Cliquez sur OK  pour enregistrer les paramètres de tri. Vous verrez la colonne de la section triée par ordre chronologique ou numérique. Toutes les lignes doivent apparaître avec les cellules de colonne correspondantes.

Comment trier plusieurs colonnes dans Excel

Parfois, vous aurez peut-être besoin de plusieurs critères de tri pour rendre les données plus interprétables. Cependant, le tri de plusieurs colonnes pourrait réorganiser les données de manière incorrecte, en fonction de la disposition de votre feuille de calcul.

Le tri multiple doit être basé sur un tri principal suivi d'un ordre de tri précis, tel que « Date d'achat » suivi de « Catégorie de produit », suivi de « Section de service ».

L'exemple ci-dessus signifie qu'Excel triera d'abord en fonction des dates d'achat, puis en fonction des catégories de produits au sein de chaque date d'achat associée. À ce stade, vous verrez toutes les catégories de produits des articles achetés répertoriées chronologiquement sous chaque date.

L'essentiel est qu'Excel trie en fonction de l'ordre que vous établissez, il trie donc d'abord la colonne « Date d'achat », puis la colonne « Catégories de produits » au sein de chaque date.

Dans tous les cas, il est préférable de copier la feuille de calcul, de travailler sur la copie à des fins de comparaison et de protéger les données originales contre la corruption.

1. Ouvrez la feuille de calcul appropriée et sélectionnez n'importe quelle cellule, puis accédez à la barre de menu en haut et cliquez sur l' onglet Données  .
   
2. Sélectionnez Trier  dans la barre de menu en haut pour ouvrir la boîte de dialogue de tri.
3. Accédez à la section Colonne  dans la boîte de dialogue et cliquez sur le  menu déroulant Trier par . Choisissez la colonne de tri principale.
4. Sélectionnez la liste déroulante Trier sur  et choisissez Valeurs de cellule.
   
5. Cliquez sur la liste déroulante Commande  et sélectionnez les critères de tri que vous souhaitez utiliser.
6. Déplacez-vous vers le coin supérieur gauche et sélectionnez Ajouter un niveau.  Cela ajoute une nouvelle section de tri.
   
7. Dans la section Colonne, cliquez sur la liste déroulante Puis par  et choisissez la colonne suivante que vous souhaitez trier. Ce sera la fonction de tri secondaire qui trie au sein de la première.
8. Cliquez sur les listes déroulantes Trier par et Ordre  et choisissez vos critères préférés.

N'oubliez pas que la colonne que vous choisissez en premier devient la clé de tri principale. Le deuxième tri filtre dans le premier et le troisième filtre dans le second. Si le tri de la deuxième ou de la troisième colonne interfère avec les critères que vous avez définis sur la première colonne, celle-ci ne sera pas triée.

Comment trier les données dans un ordre personnalisé dans Excel

Vous souhaiterez peut-être trier vos données à l'aide d'une option non répertoriée par défaut dans Excel, telle que le tri par Small , Medium , Large et X-Large . Le tri alphabétique les place dans un ordre incorrect et le tri numérique/chronologique n'est pas applicable. Dans ce cas, vous pouvez créer un ordre de tri personnalisé.

1. Ouvrez la feuille de calcul contenant les données que vous souhaitez trier.
2. Accédez à la barre d'outils en haut et sélectionnez Données.
   
3. Choisissez l' option Trier  dans la barre de menu.
4. Accédez à la section « Colonne », cliquez sur le  menu déroulant Trier par et choisissez votre colonne de tri principale.
   
5. Dans la liste déroulante Trier sur  , choisissez Valeurs de cellule  pour trier en fonction du contenu.
   
6. Cliquez sur la liste déroulante Commande  , puis choisissez A à Z ou Z à A  comme critère de tri.
7. Pour ajouter un tri secondaire, cliquez sur le bouton Ajouter un niveau  .
8. Suivez les étapes de tri précédentes : définissez vos  options Trier par , Trier par et Ordre , puis appuyez sur OK.
   

Comment trier une ligne dans Excel

La structure principale d'Excel organise les données en colonnes. Cependant, vos données peuvent parfois avoir une disposition horizontale dans laquelle chaque ligne contient un attribut différent de l'ensemble de données. Dans ce cas, la manière logique d’organiser les données consiste à trier les lignes.

Voici comment procéder :

1. Avec les données que vous souhaitez trier ouvertes sur votre feuille de calcul Excel, appuyez le curseur sur la première cellule de la ligne que vous souhaitez trier et faites-la glisser pour sélectionner toutes les cellules contenant des données. 
   
2. Accédez à la barre de navigation en haut et appuyez sur l' option Données  . 
   
3. Appuyez sur l' option Trier  pour ouvrir une boîte de dialogue avec les options de tri. 
4. Sélectionnez Options en haut à droite de la boîte de dialogue. 
5. Dans la boîte contextuelle Options de tri, sélectionnez Trier de gauche à droite  et appuyez sur OK .
   
6. Accédez à la section Trier par  et cliquez sur le menu déroulant. 
7. Sélectionnez la ligne 1 ou la ligne 2 ou la ligne que vous souhaitez trier et appuyez sur le bouton OK  . Cela triera automatiquement les données.
   

Triez votre feuille de calcul

Les données non triées n’ont jamais de sens. Pire encore, l’organiser manuellement peut prendre du temps et conduire à des erreurs humaines. Avec Excel, vous pouvez trier les données dans le format de votre choix et définir des critères personnalisés. 

Ensuite, vous souhaiterez peut-être également savoir comment utiliser RECHERCHEV dans Excel pour trouver les données dont vous avez besoin.