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Comment ajouter une liste déroulante dans Excel
Excel est utile pour organiser et analyser les données collectées en un seul endroit. Cependant, à mesure que vos informations collectées deviennent de plus en plus complexes, l’exactitude de vos données peut en souffrir. L'introduction de listes déroulantes dans votre feuille de calcul Excel peut vous aider à simplifier et à rationaliser votre saisie de données, à réduire les erreurs et à maintenir la cohérence dans l'ensemble de votre feuille de calcul.
Cet article vous montrera comment créer une liste déroulante dans Excel selon un processus étape par étape pour faciliter la saisie de vos données.
Création d'une liste déroulante
Il existe deux manières principales de créer une liste déroulante dans Excel : la validation des données et l'utilisation de tableaux Excel. Cet article vous présentera les deux méthodes pour vous expliquer comment créer une liste déroulante.
Utiliser la validation des données
La validation des données est une fonctionnalité d'Excel qui vous permettra de définir une restriction sur les données pouvant être saisies dans une cellule. Les validations de données peuvent être utilisées pour créer une liste déroulante en suivant ces étapes :
- Cliquez sur la cellule où vous souhaitez ajouter la liste déroulante.
- Recherchez et sélectionnez l'onglet « Données » sur le ruban Excel.
- Dans le groupe « Outils de données », cliquez sur « Validation des données », où une boîte de dialogue apparaîtra.
- Dans cette boîte de dialogue, accédez à l'onglet « Paramètres ».
- Cliquez sur le menu déroulant « Autoriser » et choisissez « Liste ». Cela indique à Excel que vous souhaitez créer une liste d'options.
- Depuis le champ « Source », vous pouvez saisir directement la liste des options ou mettre en surbrillance les cellules qui contiennent vos options.
- Une fois vos options saisies, appuyez sur « OK » pour appliquer la validation.
Lorsque vous avez appliqué la validation des données et cliqué sur la cellule sélectionnée, une petite flèche déroulante apparaîtra. En cliquant sur la flèche, vous pouvez choisir l'une des options de votre liste.
En utilisant la méthode de validation des données, vous pouvez créer une simple liste déroulante dans Excel. D'un autre côté, si vous utilisez un ensemble de données plus complexe ou plus volumineux, l'utilisation de tableaux Excel est une meilleure option.
Personnalisation des listes déroulantes
Lorsque la liste déroulante est créée, vous pouvez la modifier selon vos besoins. Par exemple, si votre liste contient des produits pour une entreprise, vous pouvez introduire de nouveaux produits via la liste source, ou bien vous pouvez les supprimer en les supprimant de la liste source. En plus de cela, vous pouvez modifier les éléments déjà présents dans la liste ou spécifier des restrictions de saisie de données pour limiter les informations supplémentaires pouvant être ajoutées.
Ajouter/supprimer des éléments dans une liste déroulante
Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des options de votre liste déroulante, procédez comme suit :
- Ouvrez la feuille de calcul avec votre liste déroulante.
- Cliquez sur la cellule avec la liste déroulante.
- Allez dans l'onglet « Données ».
- Cliquez sur « Validation des données ».
- Dans la liste « Source » de la zone Validation des données, ajoutez les nouveaux éléments séparés par des virgules ou supprimez les éléments que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur « OK » pour enregistrer les modifications.
La liste déroulante inclura désormais les nouveaux éléments, ou si vous avez supprimé des éléments, ils n'apparaîtront plus dans la liste déroulante de votre feuille de calcul.
Modification d'éléments dans une liste déroulante
Pour modifier des éléments dans une liste déroulante, procédez comme suit :
- Ouvrez la feuille de calcul contenant la liste déroulante.
- Sélectionnez la cellule avec la liste déroulante.
- Allez dans l'onglet « Données ».
- Accédez à « Validation des données ».
- Dans la liste « Source » de la zone Validation des données, modifiez les éléments selon vos besoins.
- Cliquez sur « OK » pour enregistrer les modifications. Les éléments modifiés apparaîtront maintenant dans la liste déroulante.
Spécification des restrictions de saisie de données
Afin que les données soient saisies correctement dans le format que vous souhaitez utiliser, vous pouvez définir des restrictions spécifiques sur le type d'informations que les utilisateurs peuvent saisir.
Cela peut inclure le format ou la longueur d'une cellule, par exemple, si votre liste contient une gamme de produits disponibles, ils doivent saisir un produit valide. S'ils ne saisissent pas de produit valide, ils recevront un message d'erreur.
En spécifiant vos restrictions de saisie de données, vous pouvez modifier le texte de votre message d'erreur pour indiquer à vos utilisateurs de saisir les informations correctes dans le bon format. Cela améliorera à la fois l’expérience utilisateur et vous donnera des résultats plus précis.
Vous trouverez ci-dessous une liste expliquant comment spécifier les restrictions de saisie de données :
- Sélectionnez la cellule à laquelle vous souhaitez appliquer la validation des données.
- Accédez à l'onglet « Données ».
- Cliquez sur « Validation des données ».
- Dans l'onglet « Paramètres » de la zone Validation des données, saisissez les critères de validation souhaités.
- Configurez vos critères selon vos besoins. Par exemple, si vous devez limiter la saisie aux dates comprises dans une plage spécifique, sélectionnez « Date » comme critère de validation et choisissez les dates de début et de fin souhaitées.
- Incluez un message d’entrée et une alerte d’erreur si nécessaire.
- Cliquez sur « OK » pour enregistrer et appliquer vos nouveaux paramètres.
Grâce à ces options, vous pouvez ajuster votre liste déroulante en fonction des besoins spécifiques de votre projet.
Conseils utiles lors de l'utilisation de vos listes déroulantes
Maintenant que vous savez comment créer votre liste déroulante dans Excel, vous devez apprendre à l'utiliser efficacement pour tirer le meilleur parti de vos données. Voici quelques conseils pour utiliser vos listes déroulantes :
Gardez les listes à jour
Mettez régulièrement à jour votre feuille de calcul avec les dernières informations disponibles pour maintenir des résultats précis et l'intégrité des données.
Protégez votre feuille de calcul
Ajoutez un mot de passe à la feuille de calcul globale pour empêcher les modifications non autorisées de vos données déroulantes. Vous pouvez également verrouiller des cellules individuelles afin que personne ne puisse falsifier les informations incluses dans votre liste.
De plus, en cliquant avec le bouton droit sur l'onglet dans lequel se trouve votre liste de validation de données, puis en appuyant sur « Masquer », l'onglet sera masqué, ce qui le rendra plus difficile à trouver et à falsifier pour les autres utilisateurs.
Formez les utilisateurs de votre feuille de calcul
Donnez à vos utilisateurs un aperçu de la manière dont votre feuille de calcul est utilisée correctement afin qu'ils puissent profiter de toutes les informations dont ils disposent.
Maîtriser vos listes déroulantes
L'inclusion d'une liste déroulante dans vos feuilles de calcul améliore non seulement l'expérience de saisie des données de l'utilisateur, mais garantit également que la saisie des données est correcte et dans un format valide pour que vous puissiez les analyser de manière appropriée. En raison de la facilité de modification des listes déroulantes, vous pouvez mettre à jour ou supprimer des options, le cas échéant, tout en conservant un niveau élevé de contrôle via la protection des feuilles et le verrouillage des cellules pour garantir que les utilisateurs non autorisés ne peuvent pas falsifier la liste source.
En utilisant les étapes fournies dans cet article pour créer vos propres listes déroulantes sur Excel, vous pouvez rendre vos projets privés ou professionnels plus capables de résoudre vos défis en matière de données.
Avez-vous utilisé l'un des conseils inclus dans cet article pour vous aider à créer vos listes déroulantes ? Si oui, comment vous ont-ils aidé ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
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