L'IA peut vous aider à rédiger des e-mails en quelques secondes, mais cela ne signifie pas que vous devez toujours l'utiliser. Certains e-mails bénéficient de l’automatisation, tandis que d’autres nécessitent une intervention humaine. Savoir quand laisser l’IA prendre le contrôle et quand vous responsabiliser peut faire toute la différence.
1. L’IA peut être utile pour les e-mails simples
Pour les e-mails plus simples, comme les messages logistiques rapides, l’IA est presque certainement adaptée à la rédaction de votre réponse. Si la créativité et la pensée critique ne sont pas nécessaires dans votre écriture, l’utilisation de l’IA n’affectera probablement pas vos résultats.
Par exemple, vous pouvez essayer une invite simple comme « Rédigez une réponse brève et professionnelle à l'e-mail collé ci-dessous et proposez une réunion à 11 heures » lorsque vous animez une réunion rapide.
2. L'IA peut vous aider si vous recevez trop d'e-mails
Les boîtes de réception de courrier électronique peuvent être remplies de questions de collègues et vous devrez peut-être répondre à toutes. Bien que vous deviez éviter d’utiliser l’IA pour tout contenu nécessitant de l’originalité, l’utilisation de l’IA comme outil supplémentaire lors de la rédaction des réponses peut aider à alléger le fardeau de la rédaction.
Par exemple, vous pouvez rédiger vos commentaires sous forme de puces, puis demander à ChatGPT de transformer ces points en un e-mail cohérent.
D’ailleurs, l’IA peut également vous aider à lire les e-mails redondants. Dans Outlook, Copilot dispose de certains outils permettant de parcourir rapidement les e-mails, et de nombreux autres outils d'IA comme Grammarly et Sanebox peuvent également vous aider à gérer votre boîte de réception.
3. L'IA peut également peaufiner votre écriture
De plus, si vous avez du mal à rédiger des e-mails, des outils d’IA comme ChatGPT peuvent vous aider à compléter vos réflexions et vos brouillons. Vous pouvez coller votre brouillon d'e-mail et demander des révisions, réfléchir à des idées supplémentaires ou réécrire l'e-mail dans un style plus professionnel.
Utiliser des outils d’IA de cette manière ne remplace pas vos propres idées originales, mais cela peut vous aider à les affiner.
4. N'utilisez pas l'IA lorsque vous avez besoin de créativité et de pensée critique
L’IA n’est souvent pas utilisée de manière optimale lorsque votre propre créativité et votre esprit critique sont nécessaires. Coller un e-mail que vous avez reçu et demander à ChatGPT d'écrire une réponse peut être utile pour des communications simples, mais lorsque vous devez fournir une contribution significative sur quelque chose, le laisser à l'IA n'est souvent pas un choix judicieux.
Votre responsable, vos collègues ou vos amis voudront peut-être savoir ce que vous pensez, et non ce que pense ChatGPT. L’IA peut toujours être utile comme outil complémentaire, mais elle ne peut pas remplacer votre créativité.
5. Évitez d'utiliser l'IA si vous n'avez pas le temps de modifier le résultat
Les modèles de langage de l’IA ont tendance à produire des résultats longs et répétitifs. À moins que vous ne soyez un expert en rédaction d'invites ou que vous fournissiez beaucoup de détails dans vos invites pour obtenir un meilleur résultat, vous devez modifier la sortie de ChatGPT dans la plupart des cas. Blaise Pascal a dit un jour : « Si j’avais plus de temps, j’écrirais une lettre plus courte », et il en va de même pour l’écriture avec l’IA.
La version courte écrite par l'IA est assez générique, même s'il s'agit d'un e-mail de base à compléter. Il a besoin d'une édition importante pour être plus original et concis.
De même, si votre organisation utilise des outils de test d’IA ou interdit l’utilisation de l’IA, vous souhaiterez peut-être éviter complètement l’IA. Cependant, il se peut que vous soyez considéré à tort comme utilisant l’IA pour un certain nombre de raisons , même si ce n’est pas le cas.
6. L'IA peut être irrespectueuse
Lorsque vous utilisez l’IA pour rédiger des e-mails, ce qui vous prend quelques secondes à créer peut prendre quelques minutes à lire pour le destinataire. Les outils d'IA peuvent vous aider à optimiser votre temps pour créer davantage de produits, mais n'oubliez pas de respecter le temps des autres lorsque vous utilisez ChatGPT pour écrire.
Voici une règle générale à suivre lorsque vous envisagez d’utiliser l’IA pour le courrier électronique et d’autres formes de communication : manquez-vous de respect au temps des autres lorsque vous utilisez l’IA ? L'IA ne respecte probablement pas le temps du destinataire lorsqu'elle rédige un simple e-mail, qu'elle établit un plan ou qu'elle utilise l'IA comme outil d'écriture supplémentaire.
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