Comment utiliser des instructions IF simples dans Excel

Excel est l’un des outils les plus puissants et les plus simples à utiliser pour travailler avec des données. Un tableur est en réalité un simple outil d’organisation, de calcul et de révision de vos données avec.

Que se passe-t-il lorsque nous devons créer des options dans notre feuille de calcul? C’est là que les déclarations entrent vraiment en jeu. 

Imaginez que nous ayons un tableur avec une liste des résultats de nos cours à l’école. Je veux me rappeler si je réussis ou échoue une classe avec un simple texte de "réussite" ou "d'échec". Je peux écrire un Formule de déclaration IF regarder la note finale, puis imprimer «réussi» ou «échoué» en fonction du score.

Cet exemple simple d'IF examine le score de la colonne B et me rappelle si je réussis ou non à un cours en fonction du score.

Une formule Excel IF rend vos feuilles de calcul beaucoup plus intelligentes. Nous pouvons donner à une cellule différents choix quant aux éléments à afficher en fonction d'une condition. Une formule SI nous permet d’intégrer une logique à notre feuille de calcul. Dans ce tutoriel, je vais vous apprendre à les utiliser.

Comment utiliser les instructions IF Excel (didacticiel vidéo)

Dans ce screencast, vous verrez comment j'utilise les instructions IF dans Excel pour rendre un tableur plus intelligent. Regardez cette vidéo pour parcourir les instructions IF de construction, puis consultez le didacticiel ci-dessous pour obtenir des instructions écrites..

Avant de poursuivre avec le didacticiel, je vous recommande de télécharger le classeur d'exemple gratuit que j'ai créé pour ce didacticiel..

Comment fonctionne une instruction Excel IF?

Une déclaration IF réussie comporte trois éléments clés:

  1. Quelque chose à vérifier - Fondamentalement, que devrait vérifier la déclaration IF? Nous pourrions vérifier si une cellule est égale à un certain nombre ou si elle contient une certaine chaîne de texte, par exemple. 
  2. Que montrer si vrai - Si l'instruction contient ce que nous vérifions, que devrait afficher la cellule??
  3. Que montrer si faux - Si la déclaration ne pas contenir ce que nous recherchons, quelle devrait être la solution de rechange?

Une instruction IF Excel commence par = IF (.La documentation officielle Excel décrit la structure d’une instruction Excel:

= IF (test_logique, [valeur_si_frai], [valeur_si_faux])

En clair, voici comment je pense utiliser une déclaration IF:

= IF (que vérifier, que montrer si vrai, que montrer si faux)

Assez simple? Si cela semble encore un peu vague, passons au tout premier exemple d'utilisation d'une instruction IF pour voir comment cela fonctionne..

Écrire votre première déclaration IF

Pour cet exemple, utilisez l'onglet "Vérifier les blancs" dans l'exemple de classeur..

Nous allons commencer avec l'exemple d'instruction IF le plus simple possible. Dans ce cas, nous allons simplement vérifier si une cellule est vide et imprimer un message.

Disons que nous créons une liste d'inscription pour notre fête de bureau. Nous devons écrire une formule pour déterminer à qui rappeler de s’inscrire pour un plat. Au début, nos données sont une simple liste de noms et de ce qu’ils se sont engagés à apporter:

Même si je peux voir que certaines cellules sont vides, écrivons une formule SI pour indiquer les personnes à rappeler dans la colonne D. Ma formule SI doit vérifier si les cellules de la colonne C sont vides et imprimer un rappel à la personne si ils ne sont pas encore inscrits.

Voici ce que j'ai écrit:

= IF (C2 = "", "leur rappeler!", "Ils se sont déjà inscrits")

Disséquons cette formule en quatre parties:

  1. Chaque instruction IF s'ouvre avec = IF (
  2. Ensuite, je vais vérifier si les valeurs de la colonne C sont vides, alors j'ai écrit C2 = "",L'écriture de deux guillemets sans texte entre eux permettra de vérifier si une cellule est vide. La virgule à la fin nous aide à passer à la partie suivante de la formule. 
  3. La partie suivante de la formule est ce qui montrera à tout moment que la formule est vraie. Puisque nous vérifions si la cellule est vide, nous allons imprimer "leur rappeler!" quand c'est vide.
  4. Si C2 contient du texte, nous indiquerons que la personne est déjà inscrite.

Et enfin, voici les résultats lorsque nous finissons la formule et la retirons:

Après avoir écrit et extrait l'instruction IF, chaque cellule de la colonne D affiche la valeur correcte..

Parfait! Notez que lorsque la cellule adjacente de la colonne C est vide, Excel imprime qu’il faut rappeler à cette personne de s’inscrire. Nous pourrions filtrer la colonne D maintenant et leur envoyer un rappel par courrier électronique..

Ceci est un exemple simple de la façon dont nous pouvons utiliser les formules d’instruction if dans Excel pour donner une certaine logique à nos feuilles de calcul. Regardons quelques autres.

Tester les valeurs

Utilisez l'onglet Valeurs de test dans le classeur d'exemple pour cet exercice..

Jusqu'à présent, nous avons utilisé une instruction IF pour voir si une cellule ne contenait pas de texte. Maintenant, utilisons une instruction IF pour tester une valeur numérique.

Dans le premier exemple, nous avons vérifié si les cellules de la colonne C contenaient un texte spécifique. Notez que nous avons utilisé le signe égal pour voir si une cellule était égale à un blanc. Nous pouvons utiliser n'importe quel opérateur mathématique pour tester des valeurs, telles que:

  • - vérifier pour voir si une cellule est égal à une valeur spécifique
  • <> - vérifier pour voir si une cellule est pas égal à une valeur spécifique
  • - vérifier pour voir si une cellule est plus grand que la valeur dans la formule
  • < - vérifier pour voir si une cellule est moins que la valeur dans la formule
  • > = - vérifier pour voir si une cellule est Plus grand ou égal à la valeur dans la formule
  • <= - vérifier pour voir si une cellule est inférieur ou égal à la valeur dans la formule

Disons que nous devons dresser l'inventaire de notre entrepôt. Nous vendons notre produit par lots de 10, alors chaque lot que nous comptons devrait avoir exactement ce montant. Ecrivons une formule pour vérifier.

Dans les données ci-dessous, je suis sorti et j'ai fait l'inventaire des produits dans mon entrepôt. Je dois écrire une formule dans la colonne E pour vérifier et vérifier que nous avons exactement 10 produits par produit. Nous devrions imprimer un message d'avertissement si nous n'avons pas 10 de chaque article.

Dans la colonne E, voici la formule que je vais écrire:

= SI (D4 <> 10, "a besoin d'attention", "")

Disséquons la formule:

  • Tout d'abord, j'utilise le <> opérateur pour vérifier si la valeur dans la cellule D4 ne pas égal à 10, ce qui indique un problème.
  • Ensuite, j'ai un message entre guillemets "a besoin d'attention" qui montrera à tout moment si la cellule adjacente n'est pas 10.
  • Enfin, j'ajoute une virgule et deux guillemets sans rien entre eux, de sorte que si le nombre est égal à 10, ma formule n'imprime tout simplement rien..

Besoin d'attention, résultat de l'action de suivi.

Dans la capture d'écran ci-dessus, vous verrez comment j'ai utilisé la formule pour ajouter des messages d'avertissement pour chacun de mes comptes d'inventaire. Si la valeur de la colonne D n'est pas exactement 10, Excel imprimera "nécessite une attention" dans la colonne E.

Comment utiliser IFERROR

Excel propose une formule d’instruction IF spéciale pour corriger les erreurs dans vos formules. La formule IFERROR est similaire à une instruction IF, mais elle capture un large éventail d’erreurs et les remplace par des données plus utiles..

Selon la documentation de Microsoft, voici des erreurs dans votre feuille de calcul que IFERROR peut détecter et réviser:

  • #N / A
  • #VALEUR!
  • #REF!
  • # DIV / 0!
  • #NUM!
  • #PRÉNOM?
  • #NUL!

Pour utiliser IFERROR, encadrez une formule existante avec une formule IFERROR, puis indiquez une valeur de repli.

Voici comment je pense utiliser IFERROR:

= IFERROR ([votre formule existante], [quoi remplacer l'erreur par])

Passons en revue un cas extrêmement utile pour IFERROR. 

Un exemple IFERROR

Utilisez l'IFERROR onglet dans l'exemple de classeur pour cette section.

Vous rencontrerez des erreurs avec la formule VLOOKUP. Si vous utilisez un VLOOKUP pour faire correspondre des valeurs, il est possible que votre table de recherche ne contienne aucune correspondance. Lorsque cela se produit, vous obtenez une erreur "N / A" dans vos feuilles de calcul..

Dans la feuille de calcul ci-dessous, j'ai une liste de pigistes travaillant pour moi. J'ai répertorié leur entreprise et je veux savoir ce que fait chaque personne. Pour la plupart des pigistes, j'ai à droite un tableau de recherche indiquant leurs rôles.

Cette feuille de calcul contient des erreurs N / A car il manque des correspondances dans ma table de recherche.

J'ai déjà écrit un VLOOKUP pour insérer le rôle correspondant aux sociétés de la colonne B avec ma table de correspondance:

= VLOOKUP (B2, $ E 4 $: F $ 6,2, FAUX)

Voici le problème: plusieurs sociétés ne figurent pas dans ma table de consultation, ce qui explique pourquoi nous avons ces mauvaises erreurs N / A. Remplaçons-les par quelque chose de plus élégant. L'IFERREUR que nous voudrons écrire suivra cette structure:

= IFERROR (la formule existante, avec quoi remplacer une erreur)

Dans mon cas, je vais remplacer les erreurs par un rappel à contacter mon responsable des ressources humaines pour vérifier ce que le pigiste travaille. Voici ma formule proposée:

= IFERROR (VLOOKUP (B3, $ E $ 4: $ F 6,2, FAUX), "Contacter les ressources humaines")

Cette formule a l'air complexe, mais rappelez-vous: nous ne faisons que mettre entre crochets un VLOOKUP existant et une valeur de remplacement. Nous entourons simplement notre formule actuelle d'un IFERROR et donnons à Excel une valeur de repli.

J'ai remplacé les erreurs N / A par un texte "Contact HR" beaucoup plus utile et lisible.

En bref, IFERROR est une instruction SI spéciale conçue par Microsoft pour notre commodité. Il détecte automatiquement les erreurs de formule et génère une valeur de remplacement.

Récapitulatif et continuer à apprendre

Les instructions IF sont une méthode pour ajouter une logique conditionnelle à vos feuilles de calcul. Dans ce tutoriel, vous avez appris à utiliser la formule et ses utilisations possibles dans vos feuilles de calcul..

Peu importe combien de temps j'utilise Excel, je continue à découvrir que j'ai plus à apprendre. Si vous souhaitez continuer à apprendre comment utiliser les feuilles de calcul, voici quelques tutoriels de suivi:

  • La documentation officielle de Microsoft est toujours mon premier arrêt lors de l’apprentissage d’une nouvelle formule, et leur page sur les déclarations IF n’est pas en reste..
  • Si vous songez aux instructions IF, vous êtes probablement du côté avancé des utilisateurs d'Excel. Une compétence complémentaire consiste à utiliser VLOOKUP pour faire correspondre des éléments de listes. 
  • Si vous souhaitez aller de l'avant, essayez ce didacticiel sur les fonctions IF imbriquées d'Exceljet. Au lieu d'une simple instruction IF n'ayant que deux résultats possibles, une combinaison de ces formules imbriquées vous offre davantage d'options..

Si vous avez un problème d’instruction Excel, faites-le moi savoir dans les commentaires. Ou, si vous avez des idées sur la façon d'utiliser ces formules pour les partager avec d'autres lecteurs, les commentaires sont ouverts..

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