Comment créer des salles de sous-groupes dans Microsoft Teams avant une réunion ?

Imaginez démarrer votre prochaine réunion Microsoft Teams avec des salles de sous-groupes déjà configurées, des participants pré-assignés et chacun se plongeant immédiatement dans des discussions ciblées. Fini les hésitations pendant l'appel : productivité maximale ! Que vous soyez enseignant encadrant des projets de groupe ou chef d'équipe animant des ateliers, apprendre à créer des salles de sous-groupes dans Microsoft Teams avant une réunion vous fera gagner du temps et dynamisera les échanges. Découvrons ensemble, étape par étape, comment utiliser les dernières fonctionnalités de Teams.

Pourquoi pré-créer des salles de réunion dans Microsoft Teams ? Les avantages qui changent la donne

Créer des salles de réunion informelles avant une réunion n'est pas seulement pratique, c'est transformateur :

• ✅ Pré-assigner les participants : Triez les participants par équipes, rôles ou sujets à l'avance.
• ⭐ Transitions fluides : les salles s'ouvrent automatiquement lorsque vous démarrez la réunion.
• ➤ Meilleure implication : les groupes plus restreints favorisent des conversations plus approfondies et la créativité.
• 👥 Idéal pour les grandes réunions : Gérez plus de 50 personnes sans chaos.

Prêt à le configurer ? Suivez ces étapes précises sur l’ application de bureau Microsoft Teams ou sur la version Web (la planification mobile a des limites ; utilisez la version de bureau pour un contrôle total).

Procédure pas à pas : Comment créer des salles de réunion virtuelles dans Microsoft Teams avant une réunion

Prérequis : Vous devez être l’organisateur de la réunion ou disposer des autorisations de présentateur dans la réunion du canal. Assurez-vous que votre version de Teams est à jour pour bénéficier de toutes les fonctionnalités.

Étape 1 : Planifiez ou modifiez votre réunion

1. Ouvrez Microsoft Teams et accédez à l' onglet Calendrier (icône 📅).
2. Cliquez sur Nouvelle réunion ou sélectionnez un brouillon/événement existant et cliquez sur Modifier .
3. Renseignez les informations de base : titre, heure, participants et lieu.

Étape 2 : Accéder aux paramètres de la salle de réunion

4. Défilez jusqu'à Options de réunion > Développer les salles de sous-groupes .
5. Activez l'option « Salles de sous-groupes » . Et voilà ! Votre espace de travail est prêt !
6. Choisissez le type de chambre :
   • Automatiquement : Teams divise automatiquement les groupes (par exemple, 4 à 6 salles).
   • Manuellement : Vous attribuez plus tard – idéal pour la personnalisation.

Étape 3 : Créer et attribuer des salles de sous-groupes

7. Cliquez sur Ajouter une salle pour créer des salles (nommez-les par exemple « Groupe A - Remue-méninges » pour plus de clarté).
8. Dans la section « Attribuer des participants » , glissez-déposez ou recherchez les participants dans les salles. Astuce : utilisez l’option « Déplacer tout » pour une répartition équitable.
9. Définissez des limites de salle (2 à 50 personnes par salle) et des minuteurs de durée si nécessaire.
10. Cliquez sur Enregistrer . Vos salles de réunion dans Microsoft Teams sont maintenant préconfigurées !

Envoyez l'invitation : les participants ne verront rien d'inhabituel jusqu'au début de la réunion. Pendant l'appel, cliquez sur Salles de sous-groupes > Ouvrir les salles pour lancer la réunion ! 👏

Conseils de pro pour maîtriser les salles de réunion virtuelles de Microsoft Teams

Passez à l'étape supérieure avec votre configuration :

1. Réutiliser les salles : Modifiez les réunions futures à partir du même événement du calendrier.
2. Minuteurs et annonces : Configurez des minuteurs de fermeture automatique et diffusez des messages à toutes les salles.
3. Vérification des autorisations : Seuls les présentateurs/co-organisateurs gèrent les salles ; déléguez via les rôles Teams .
4. ➤ Test : Planifiez une réunion de test rapide avec vos collègues.
5. ⭐ Intégrez des sondages : utilisez des formulaires ou des sondages dans la salle principale avant de créer des sous-groupes.

Dépannage des problèmes courants liés aux salles de réunion en petits groupes

Vous rencontrez un problème ? Solutions rapides :

• ❌ Les salles ne s'affichent pas ? Assurez-vous d'utiliser Teams sur ordinateur/web (et non sur mobile) et vérifiez les licences (plans Éducation/Entreprise requis).
• ❌ Impossible d'attribuer ? Vérifiez que les adresses e-mail des participants sont correctement envoyées.
• ❌ Limites dépassées ? Max 50 chambres, 200 affectations au total.
• Besoin de plus d'informations ? Consultez le guide officiel : Prise en charge des salles de réunion Microsoft Teams .

Améliorez vos réunions dès aujourd'hui !

Grâce à ces étapes, créer des salles de réunion virtuelles dans Microsoft Teams avant une réunion deviendra un jeu d'enfant. Vos sessions seront plus dynamiques, inclusives et efficaces : les retours seront décuplés ! Testez des noms de salles motivants, comme « Pôle Innovation » ou « Équipe Stratégie ». Quel sera le sujet de votre prochaine réunion ? Partagez-le dans les commentaires et poursuivons la collaboration ! 🎉

Restez à l'écoute pour des guides avancés sur les sondages et les réactions dans Teams : votre boîte à outils virtuelle vient de s'améliorer !