Vous vous dites que vous l'écrirez plus tard, mais ensuite vous oubliez. C’est parce que la mémoire n’est pas fiable, surtout lorsque la vie est chargée. Une bonne habitude de mémorisation commence par des rappels : ils arrivent au bon moment pour capturer ces pensées fugaces.
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Nous sommes constamment bombardés d’informations et d’autres distractions : notifications, e-mails, publicités et l’attrait constant des médias sociaux. Cette inondation constante distrait notre attention et nous fait facilement oublier des tâches, des idées ou des engagements importants. Pire encore, les grandes idées surviennent souvent quand on s’y attend le moins.
L'habitude de tenir un journal a été inspirée par la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen, qui souligne l'importance de placer les tâches et les idées dans un système fiable dès qu'elles viennent à l'esprit pour libérer de l'espace mental.
Bien qu'il soit issu de GTD, la journalisation est flexible et peut être intégrée à n'importe quel système de productivité.
Cependant, une bonne habitude de prise de notes ne consiste pas à noter des idées et des tâches à faire dans des cahiers, des post-it ou des applications aléatoires. Cette approche conduit souvent au chaos et à des détails manqués. Il s’agit plutôt d’un acte délibéré et cohérent consistant à déplacer tout dans un système externe fiable qui correspond à votre style de vie et à votre flux de travail.
Cela garantit que tout est stocké dans un emplacement central, ce qui facilite l'accès, l'organisation et l'action au moment opportun. L'application Rappels d'Apple est un excellent outil que vous pouvez utiliser comme système externe fiable pour noter rapidement des éléments et améliorer votre système de gestion des connaissances personnelles.
Pourquoi? Tout d’abord, il est gratuit et intuitif, ce qui le rend accessible à toute personne possédant un appareil Apple. Deuxièmement, il se synchronise sur tous vos appareils Apple, ce qui vous permet de noter des idées sur votre iPhone lors de vos déplacements et de les organiser plus tard sur votre Mac. Troisièmement, sa simplicité vous permet d’ajouter rapidement des tâches ou des notes sans vous enliser dans des fonctionnalités inutiles.
Pour exploiter pleinement le potentiel des rappels pour noter rapidement des éléments, il est important de les configurer pour une utilisation optimale. Voici comment procéder.
Les listes dans l’application Rappels sont un excellent moyen d’organiser et de catégoriser les tâches associées. La première étape pour démarrer le processus consiste à créer une liste de capture ou de boîte de réception dédiée, ou mieux encore, à renommer la liste de rappels par défaut.
Cette étape est essentielle car la liste des rappels par défaut est l’endroit où les tâches sont automatiquement ajoutées lors de l’utilisation de Siri ou d’autres méthodes. Ainsi, même si vous pouvez créer d’autres listes personnalisées pour enregistrer des éléments, vos tâches ne seront pas automatiquement enregistrées là-bas.
Renommer la liste des rappels par défaut en quelque chose comme Boîte de réception ou Capture permet de clarifier son objectif et facilite son intégration dans votre flux de travail.
Voici comment renommer la liste des rappels par défaut :
Une fois votre liste de capture configurée, elle devient un lieu de stockage temporaire pour toutes les tâches et idées entrantes et en attente. Considérez cette liste comme une benne à ordures numérique dans laquelle vous pouvez rapidement déplacer tout ce qui vous vient à l’esprit sans vous soucier de l’organisation immédiate.
À l'avenir, chaque fois que vous utiliserez Siri, le widget Rappels, une feuille partagée ou toute autre méthode pour ajouter des tâches, elles seront automatiquement ajoutées à votre boîte de réception ou à votre liste de capture . À partir de là, vous pouvez les réviser et les organiser dans des listes appropriées lors de vos séances de révision quotidiennes ou hebdomadaires.
Le but de l'enregistrement des tâches et des idées est de les déplacer de votre esprit vers un système fiable afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important. Cependant, étant donné que vous pouvez toujours oublier ces éléments enregistrés et finir par manquer la date limite, le système ne fonctionne que si vous revenez constamment pour revoir et organiser ce que vous avez enregistré.
C'est pourquoi il est important de planifier un processus de révision quotidien ou hebdomadaire pour maintenir votre liste de tâches sur la bonne voie.
Cette revue vous permet de revoir les éléments enregistrés, de clarifier leur objectif et de les organiser dans leurs catégories ou projets respectifs. Il vous permet également de définir des délais, d'attribuer des tâches ou de supprimer des éléments qui ne sont plus pertinents.
La fréquence des révisions dépendra de votre flux de travail et de la quantité de travail que vous gérez. Vous pouvez préférer un examen quotidien rapide ou choisir un examen hebdomadaire plus complet pour la planification. Quelle que soit votre préférence, l’important est de choisir un jour et une heure cohérents pour l’évaluer et de s’y tenir.
Voici comment planifier des révisions quotidiennes ou hebdomadaires dans l'application Rappels :
En configurant des rappels de révision réguliers, vous créez une routine structurée qui vous aide à traiter et à organiser les éléments enregistrés de manière cohérente. Cela vous permet également de maintenir un système d’enregistrement soigné et organisé, réduisant ainsi l’encombrement mental et abordant chaque jour ou chaque semaine avec confiance.
La rapidité est importante lorsqu’il s’agit d’enregistrer des tâches et des idées : vous souhaitez ajouter des éléments aux rappels le plus rapidement possible pour éviter de les oublier. Rappels propose plusieurs façons d'enregistrer facilement des éléments, notamment :
Bien que Rappels n'offre pas actuellement de raccourci à l'échelle du système (comme le raccourci de saisie rapide d'OmniFocus) pour ajouter rapidement des tâches, Spotlight offre une alternative décente. Bien que cette méthode implique quelques étapes supplémentaires par rapport au raccourci dédié, elle reste un moyen fiable d'ouvrir rapidement les rappels et de commencer à enregistrer des tâches.
Pour ouvrir Rappels à l’aide de Spotlight, appuyez sur Commande + Espace sur votre Mac, puis saisissez Rappels et appuyez sur Entrée pour ouvrir l’application et ajouter votre tâche.
Siri est l’un de mes moyens préférés pour noter des éléments dans les rappels, surtout lorsque j’ai les mains pleines. Activez simplement Siri en disant « Dis Siri », suivi de votre tâche. Par exemple:
Si vous avez renommé la liste des rappels par défaut en Capture ou Boîte de réception (comme décrit ci-dessus), toutes les tâches ajoutées via Siri seront automatiquement ajoutées directement à cette liste.
L’ajout de widgets interactifs sur le bureau de votre Mac crée des raccourcis visuels qui vous donnent un accès facile à vos outils préférés. L'ajout du widget Rappels à votre bureau vous permet d'afficher, de vérifier et d'ouvrir rapidement des applications.
Pour ajouter le widget Rappels à votre bureau Mac, maintenez la touche Contrôle enfoncée et cliquez sur le fond d'écran du bureau, puis sélectionnez Modifier les widgets pour ouvrir le navigateur de widgets. Recherchez des rappels , puis choisissez la taille du widget que vous souhaitez et faites-le glisser sur votre bureau.
Bien que le widget Rappels vous permette principalement d'afficher et de vérifier directement les tâches terminées, vous pouvez également cliquer sur le widget pour ouvrir rapidement l'application Rappels et ajouter de nouveaux éléments comme d'habitude.
De bonnes habitudes de prise de notes sont une astuce de productivité qui peut vous aider à retrouver une clarté mentale et à vous concentrer sur ce qui compte le plus. Grâce à ces conseils, vous pouvez facilement utiliser l’application Rappels pour prendre des notes et organiser des tâches sur votre Mac.
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