Comment ajouter Gemini pour améliorer votre expérience Google Sheets

Êtes-vous fatigué de passer des heures à créer des feuilles de calcul et à saisir des données manuellement ? Vous serez heureux de savoir que vous pouvez utiliser les fonctions de création de Gemini avec Google Sheets  pour automatiser les tâches et améliorer votre expérience globale.

Table des matières

• Comment accéder à Gemini dans Sheets
• 5 façons d'utiliser Gemini pour optimiser Google Sheets
  • 1. Exporter les réponses Gemini vers Sheets
  • 2. Créez des modèles personnalisés avec « Aidez-moi à organiser »
  • 3. Créez des formules dans Sheets à l'aide de Gemini
  • 4. Utilisez Gemini pour résumer les feuilles de calcul et fournir de l'aide
  • 5. Accéder aux informations depuis Gmail et Drive
• Comment Gemini pour Google Sheets peut-il améliorer la productivité ?
  • 1. Excellent début pour organiser des activités
  • 2. Classification et analyse des données
• Limitations de Gemini pour Google Sheets

Comment accéder à Gemini dans Sheets

Vous pouvez utiliser Gemini directement dans les applications Workspace telles que Gmail, Docs, Drive et Sheets. Cette intégration vous permet d'utiliser Gemini comme assistant personnel dans Sheets pour automatiser diverses tâches, telles que la création de tableaux. Il peut également vous guider dans l'utilisation des formules Sheets, vous faisant ainsi gagner du temps pour d'autres tâches essentielles.

Gemini propose un plan gratuit qui permet l'interaction avec les chatbots ainsi qu'avec les extensions Gemini Workspace au sein de son interface. Mais vous devrez passer à un forfait premium pour accéder à cette intégration dans Sheets et d'autres outils Workspace. Heureusement, il est possible d'essayer cette intégration gratuitement pendant un mois, via le forfait Google One AI Premium.

Alors, qu'est-ce que Google One et pourquoi devriez-vous l'utiliser ? Ce service premium vous donne accès à un certain nombre de fonctionnalités, notamment Gemini Advanced, les applications Gemini dans Workspace (y compris Sheets), 2 To de stockage cloud, les fonctionnalités d'édition de Google Photos, et bien plus encore. Visitez le site Web Google One AI Premium et suivez les instructions pour vous inscrire à un essai gratuit afin d'accéder à Gemini dans Sheets.

5 façons d'utiliser Gemini pour optimiser Google Sheets

1. Exporter les réponses Gemini vers Sheets

Si vous utilisez régulièrement Gemini pour extraire des informations d’autres sources comme Gmail ou organiser des données dans un format de tableau, vous pouvez utiliser l’ option Exporter vers des feuilles dans Gemini. Cette option convertira les réponses Gemini au format tableau en feuilles, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. Le fait de disposer de ces données dans Sheets facilite la modification ou la collaboration avec d’autres.

Voici comment exporter les réponses Gemini vers Sheets :

• Lancez votre navigateur et accédez au site Web de Gemini.
• Assurez-vous de vous connecter avec le même compte Google que celui que vous utilisez pour l'application Workspace.
• Tapez prompt dans la zone de texte. Cela peut aller d’un plan marketing à une analyse des données de vente. Notez que l’ option Exporter vers des feuilles ne sera disponible que pour les réponses au format tableau. Cependant, assurez-vous d'inviter Gemini à fournir des commentaires sous forme de tableau, par exemple :

Créez un plan de repas pour un homme de 50 ans pesant 220 livres. Ce plan de repas doit inclure une gamme diversifiée d’aliments sains pour fournir les nutriments nécessaires à une bonne santé. Organisez ces informations dans un tableau. 

• Faites défiler jusqu’en bas du tableau et cliquez sur l’ option Exporter vers des feuilles . La création de la feuille de calcul dans Sheets prendra quelques secondes. Cliquez sur Ouvrir Sheets dans la fenêtre contextuelle dans le coin inférieur gauche de l’écran pour lancer Sheets.

• Vous pouvez désormais modifier les données dans Sheets.

2. Créez des modèles personnalisés avec « Aidez-moi à organiser »

L’un des problèmes les plus frustrants lors de la création de feuilles de calcul est le temps et les efforts nécessaires pour formater correctement les données. Pour automatiser ce processus, vous pouvez utiliser la fonction Aidez-moi à organiser de Gemini pour créer des modèles personnalisés en fonction des invites. Cela constitue un bon point de départ que vous pouvez ensuite personnaliser à votre guise.

Voici comment utiliser la fonctionnalité Aidez-moi à organiser de Gemini dans Sheets :

• Accédez à Google Sheets dans votre navigateur et ouvrez une feuille de calcul vierge.
• Cliquez sur l’ icône Aidez-moi à organiser située dans le coin supérieur gauche de l’écran (à droite de l’ option Rechercher ). Cela ouvrira un panneau latéral sur le côté droit de la feuille de calcul où vous pourrez taper l'invite.
• Tapez prompt et cliquez sur le bouton Créer . Il peut s’agir d’une liste d’inventaire, d’un outil de suivi budgétaire ou même d’un programme d’entraînement, par exemple :

Create a home workout plan to help me build my chest muscles

• Gemini générera un modèle basé sur l'invite, avec des colonnes et des lignes pré-remplies. Cliquez sur le bouton Insérer sous la feuille de calcul pour utiliser le modèle.
• Vous pouvez maintenant modifier le modèle à votre guise.
• Comme vous pouvez le voir dans cet exemple, Gemini dans Sheets peut être utile lorsque vous avez une idée du type de feuille de calcul que vous souhaitez créer mais que vous avez besoin d'aide pour démarrer. Cependant, plus vous fournissez de détails dans l'invite, plus le modèle sera adapté à vos besoins spécifiques.

3. Créez des formules dans Sheets à l'aide de Gemini

Les formules dans Google Sheets vous aident à effectuer des calculs dans des feuilles de calcul. Mais au lieu de créer les vôtres, vous pouvez utiliser Gemini dans Sheets pour créer des formules personnalisées basées sur des invites ou des données de votre feuille de calcul.

Voici comment utiliser Gemini dans Sheets pour créer une formule :

• Créez une feuille de calcul ou utilisez la fonction Aidez-moi à organiser pour créer un modèle, par exemple :

Créer un inventaire pour un magasin de mode incluant les prix unitaires 

• Cliquez sur l’ icône Ask Gemini dans le coin supérieur droit de l’écran (à gauche de l’icône de profil).
• Demandez à Gemini de générer une formule en saisissant votre demande dans le panneau latéral, par exemple :

Créez une formule pour calculer le montant total de l’inventaire de tous les produits du tableau. 

• Sélectionnez une cellule et cliquez sur l’ icône Insérer sous la formule pour l’ajouter à la feuille de calcul.

4. Utilisez Gemini pour résumer les feuilles de calcul et fournir de l'aide

Si vous avez déjà eu du mal à comprendre une feuille de calcul complexe, Gemini pourrait être la solution dont vous avez besoin. Il peut vous aider à résumer des informations importantes dans une feuille de calcul ou vous montrer comment utiliser des fonctionnalités spécifiques dans Google Sheets.

• Il vous suffit de cliquer sur l' icône Ask Gemini et d'écrire l'invite, par exemple :

Expliquez cette feuille de calcul comme si j'étais un enfant de 5 ans 

• Si vous avez besoin d'aide concernant une fonctionnalité spécifique de Sheets, vous pouvez saisir votre question dans la zone de texte, par exemple :

Comment puis-je supprimer les doublons dans cette feuille de calcul ? 

5. Accéder aux informations depuis Gmail et Drive

Si vous avez besoin d'informations provenant de votre compte Gmail ou Google Drive lorsque vous travaillez sur une feuille de calcul, vous n'avez pas besoin de basculer constamment entre différentes applications. Gemini dans Sheets vous permet d'accéder aux informations de Gmail et Drive directement depuis le panneau latéral. Cela peut être utile lorsque vous devez vous référer à un e-mail ou à un document spécifique lorsque vous travaillez sur votre feuille de calcul.

Voici comment utiliser Gemini dans Sheets pour accéder à Gmail ou Drive :

• Ouvrez la feuille de calcul et cliquez sur l’ icône Demander à Gemini pour ouvrir le panneau latéral.
• Tapez prompt dans la zone de texte. Voici quelques exemples :

• • Donnez-moi un résumé de tous les e-mails que j'ai reçus cette semaine.
  • Répertoriez toutes les tâches dans [Insérer le nom du fichier] dans Drive.
  • Résumez les points clés des notes de la réunion [Insérer le nom du fichier] dans Drive.
• Cliquez sur Sources sous la réponse pour voir l’e-mail ou le document associé dans Drive.

Il est important de noter que Gemini, comme d’autres outils d’IA, ne donne pas toujours des réponses précises. Vous devez toujours vérifier les informations fournies par cet outil, en particulier lorsque vous traitez des données sensibles ou importantes.

Comment Gemini pour Google Sheets peut-il améliorer la productivité ?

Voici deux façons dont vous pouvez bénéficier de l’accès à Gemini dans Google Sheets.

1. Excellent début pour organiser des activités

Avec Gemini pour Google Sheets, vous pouvez créer des feuilles de calcul en fonction de vos invites. Vous n'avez pas besoin de formater de cellules ni de saisir de données pour que le chatbot IA crée un plan personnalisé pour vos activités.

Que vous souhaitiez créer un formulaire de saisie de données, un plan de gestion budgétaire ou un système de suivi des objectifs, il vous suffit de décrire ce que vous souhaitez accomplir et Gemini créera un plan pour vous aider à démarrer. Bien sûr, vous pouvez modifier les colonnes pour qu'elles s'adaptent mieux après avoir inséré le tableau créé.

2. Classification et analyse des données

Gemini for Sheets peut vous aider à catégoriser et à analyser les données. Les chatbots peuvent comprendre le contexte des données et étiqueter les cellules pertinentes. Il peut également suggérer des options de remplissage automatique, détecter les entrées en double et valider les types de données dans Google Sheets, vous déchargeant ainsi du fardeau de la saisie de données.

Grâce à ses outils d’analyse, Gemini peut suggérer des formules, des filtres, des fonctions et des tableaux croisés dynamiques pertinents. Cela vous aidera à analyser les commentaires des utilisateurs, les données d’enquête et les résultats des tests. En fait, les suggestions de formules de Gemini sont si utiles que vous pouvez arrêter d'écrire des formules dans Google Sheets et laisser Gemini faire le travail.

Limitations de Gemini pour Google Sheets

Dans l'onglet Gemini de Sheets, il existe une clause de non-responsabilité indiquant que Gemini pour Workspace « peut afficher des informations inexactes ». Cela peut être dû à la façon dont vous avez formulé l'invite ou au fait que l'assistant IA n'a pas de modèle similaire à celui que vous avez demandé.

Une bonne façon de tirer le meilleur parti de Gemini pour Google Sheets est de vous assurer que vos invites sont toujours bien formulées, avec juste les bonnes descriptions et les bons mots-clés. Cependant, comme Gemini est un outil d’IA, il produira parfois des résultats inattendus ou non pertinents, souvent appelés hallucinations d’IA. Il existe toujours un risque que le contenu généré soit inapproprié, inexact ou non pertinent.

Gemini pour Google Sheets n'est qu'un outil pour vous aider, alors ne vous fiez pas uniquement aux informations qu'il fournit. Vérifiez toujours attentivement tout le contenu créé avant de l’insérer dans votre feuille de calcul. De plus, vous devriez envisager de fournir des commentaires afin que Google puisse améliorer son assistant IA.

Gemini in Sheets est un outil utile qui peut rendre votre expérience Sheets plus efficace. Essayez-le et voyez comment il peut vous aider dans votre prochain projet !