4 scripts pour renforcer Google Sheets

Google Sheets ou Google Sheets est l'un des outils gratuits les plus puissants, vous permettant de suivre, d'analyser ou de prendre des notes de tout ce que vous pouvez imaginer. Sans vous y arrêter, vous pouvez améliorer ses capacités avec Googe Scripts (Google Script).

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Google Scrips semble compliqué et déroutant. Vous pensez peut-être que cela implique des connaissances avancées en programmation, mais ce n'est vraiment pas le cas. Cet article vous présentera quatre scripts simples qui vous aideront à personnaliser les fonctions, à créer automatiquement des graphiques basés sur toutes les données, à personnaliser votre menu dans Google Sheets et même à l'automatiser. envoi mensuel d'emails.

1. Créez vos propres fonctions personnalisées

La création de fonctionnalités personnalisées est l'un des moyens les plus simples de créer un script Google qui peut améliorer votre expérience Google Sheets. Google Sheets a fourni une longue liste de fonctions disponibles. Vous pouvez voir les plus populaires en cliquant sur l'icône de fonction dans le menu.

Cliquez ensuite sur Plus de fonctions ... pour ouvrir une liste d'algorithmes, de finances, de techniques et plus encore. Cependant, Google Scripts vous donne la possibilité de créer vos propres formules personnelles.
Pour créer votre première fonction personnalisée, vous devez d'abord ouvrir l'éditeur de script en cliquant sur Outils> Editeur de script.

Vous devriez voir une fenêtre apparaître similaire ou similaire à ci-dessous.

Ce que vous devez faire est de remplacer ce qui se trouve dans cette fenêtre par vos propres fonctionnalités personnalisées. Le nom de la fonction est le même que celui que vous commencerez à saisir dans une cellule de Google Sheets après le symbole "=" pour appeler votre formule. Une fonction pour convertir Celsius en Fahrenheit ressemblerait à ceci:

fonction CSTOFH (entrée) {
entrée de retour * 1,8 + 32;
}

Collez les fonctions ci-dessus dans la fenêtre de code, puis sélectionnez Fichier> Enregistrer , nommez le projet "CelsiusConverter" et cliquez sur OK.

C'est tout ce que vous avez à faire. Vous commencez à utiliser votre nouvelle fonction en tapant "=" suivi de votre fonction, avec le nombre entré pour convertir:

Appuyez sur Entrée et vous obtiendrez des résultats.

2. Créez automatiquement des graphiques

Vous pouvez avoir une nouvelle feuille de calcul chaque mois avec de nouvelles données et vous souhaitez créer automatiquement un nouveau graphique sans avoir à le recréer chaque mois. Vous pouvez le faire en créant une fonction qui créera pour vous un nouveau graphique basé sur les données du classeur en cours que vous avez ouvert.

Supposons que vous soyez enseignant et que vous ayez à la fin de l'année une feuille de calcul pour chaque élève avec une liste de résultats aux tests mensuels:

Ce que vous voulez faire, c'est exécuter une seule fonction sur cette table qui générera automatiquement un graphique en quelques secondes. Le script ressemblera à ceci:

function GradeChart () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ();
var sheet = spreadsheet.getSheets () [0];

var gradechart = sheet.newChart ()
.setChartType (Charts.ChartType.LINE)
.addRange (sheet.getRange ('A1: B11'))
.setPosition (5, 5, 0, 0)
.build ();

sheet.insertChart (gradechart);
}

Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir la feuille de calcul de chaque élève et cliquez sur l'icône d' exécution dans le menu dans Google Scripts pour créer automatiquement le graphique.

Chaque fois que vous cliquez sur l'icône d'exécution, il exécute le script que vous avez créé sur la feuille de calcul "active" (un classeur que vous avez ouvert dans l'onglet de votre navigateur actuel).

Pour les rapports que vous devez créer régulièrement, comme chaque semaine ou chaque mois, ce type de fonction de cartographie automatique peut vraiment vous faire gagner beaucoup de temps, car vous n'avez pas à recréer à partir de zéro. Lorsque vous souhaitez importer des données de graphique dans une nouvelle feuille de calcul.

3. Créer un menu personnalisé

Si vous ne voulez pas qu'un script génère automatiquement des graphiques et que cette fonctionnalité soit à portée de main sur le système de menus de Google Sheets, vous pouvez y arriver.

Pour créer un menu personnalisé, vous devez attribuer à la feuille de calcul un nouvel élément de menu à chaque ouverture. Vous pouvez le faire en créant une fonction onOpen () dans la fenêtre de l' éditeur de script au-dessus de la fonction Gradechart que vous venez de créer.

function onOpen () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive ();
var menuItems = [
{name: 'Create Grade Chart ...', functionName: 'GradeChart'}
];
spreadsheet.addMenu ('Graphiques', menuItems);
}

Enregistrez le code, puis rechargez votre feuille de calcul. Vous découvrirez qu'un nouvel élément de menu apparaît avec le nom que vous le spécifiez dans votre script. Cliquez sur le menu et vous verrez l'élément de menu pour cette fonction.

Cliquez sur l'élément de menu et il exécutera les mêmes fonctions que lorsque vous cliquez sur l'icône d' exécution à partir de l'éditeur de scripts Google.

4. Envoyez le rapport automatiquement

Le dernier script est un script qui sera envoyé par e-mail depuis Google Sheets. Cela peut être utile si vous gérez un grand groupe de personnes et que vous devez envoyer plusieurs e-mails sur le même sujet. Vous avez peut-être effectué une évaluation des performances avec des membres individuels de l'équipe et enregistré vos commentaires d'évaluation pour chaque personne dans les feuilles de calcul Google. Il est très pratique et rapide de simplement exécuter un seul script et les avis seront automatiquement envoyés à 50 ou 60 personnes en même temps sans avoir à créer chaque e-mail et à l'envoyer individuellement. Telle est la puissance de Google Scripting.

Semblable à la façon dont vous avez créé les scripts ci-dessus dans cet article, vous allez créer un script pour la soumission automatique de rapports en allant dans l'éditeur de script et en créant une fonction appelée sendEmails () , comme suit: :

function sendEmails () {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();
var startRow = 2; // Première ligne de données à traiter
var numRows = 7; // Nombre de lignes à traiter
var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3)
var data = dataRange.getValues ​​();
pour (i dans les données) {
var row = data [i];
var emailAddress = ligne [1]; // Deuxième colonne
var message = row [2]; // Troisième colonne
var subject = "My review notes";
MailApp.sendEmail (adresse e-mail, objet, message);
}
}

Supposons donc que la feuille de travail soit organisée comme indiqué ici.

Le script ci-dessus fera tout sur chaque ligne de la feuille de calcul et enverra un e-mail à l'adresse de la deuxième colonne avec le message que vous avez entré dans la troisième colonne.

La fonction sendEmail de Google Scripts est l'une des fonctions les plus puissantes de Google Scripts car elle ouvre un monde d'automatisation des e-mails que vous n'avez jamais envisagé auparavant.

Si, en fait, une autre personne est chargée d'importer des données dans votre feuille de calcul Google et si vous envoyez automatiquement des e-mails en fonction des données saisies, vous pouvez faire quelque chose comme envoyer un rapport mensuel à Boss, qui n'a jamais vraiment besoin d'ouvrir son e-mail client. Le script peut automatiquement faire tout le travail pour vous.

Toutes ces fonctionnalités de Google Scripts vous montreront qu'avec quelques lignes de code simples, Google Scripts a le droit d'automatiser une partie ou la totalité de Google Sheets. Ces automatisations peuvent être configurées pour s'exécuter dans les délais ou pour s'exécuter chaque fois que vous souhaitez les activer. Quoi qu'il en soit, ils vous offrent un moyen d'automatiser beaucoup de travail sans dépenser beaucoup d'efforts et de temps.