3 façons de corriger les erreurs de mise en forme numérique lors de lutilisation du publipostage dans Microsoft Word

L'un des ennuis de longue date de Fusion et publipostage est l'incapacité à formater correctement les nombres dans Excel. Heureusement, nous avons toujours une issue. Voici 3 façons de corriger les erreurs de mise en forme des nombres dans le publipostage.

Publipostage de Microsoft Word est l' une des caractéristiques les utilisateurs aiment le plus. Il crée des étiquettes, des modèles de lettres, des e-mails ou des rapports de manière extrêmement efficace. Lorsque vous savez comment l'utiliser, vous pouvez économiser des heures de travail. Malheureusement, maîtriser toutes les utilisations du publipostage peut être un casse-tête.

L'un des problèmes de la fonctionnalité de fusion et publipostage est qu'elle ne peut pas formater correctement les nombres dans les feuilles de calcul Excel. Par exemple, le résultat des ventes dans Excel est désormais de 100, mais dans Word, il devient soudainement 99,99999999996!

Heureusement, la correction de cette erreur n'est pas difficile. En fait, nous avons 3 façons de gérer les erreurs de format de nombre lors de l'utilisation du publipostage . Vous pouvez modifier des feuilles de calcul, des documents de fusion et publipostage ou modifier la façon dont les deux fichiers sont connectés. Bien que cette solution soit peu connue, elle peut être la meilleure option - sauf qu'elle ne prend plus en charge Word 2016.

Remarque: Bien que les étapes suivantes soient effectuées dans Office 2016 , cela fonctionne toujours sur d'autres versions de Word et Excel.

1. Utilisez "Numeric Switch" dans Word

La première façon pour le publipostage de formater correctement les nombres à partir d'Excel consiste à modifier un document Word. Plus précisément, vous appliquerez le code de format numérique souhaité aux champs de fusion - Champ de fusion dans le fichier Word. (Fondamentalement, les champs de fusion indiquent au document Word quelle colonne de la feuille de calcul Excel contient les données à gérer.) Pour appliquer la mise en forme à un champ, vous devez inclure un commutateur numérique (anciennement appelé commutateur d'image ) dans la zone de code du champ.

La première chose que vous devez faire est de connaître le code de champ réel. Ouvrez le document Fusion et publipostage et cliquez sur l'onglet Mailings en haut de la fenêtre. Assurez-vous que le bouton Aperçu des résultats est désactivé afin que vous puissiez voir les champs de fusion et publipostage. Cliquez ensuite avec le bouton droit dans une boîte de publipostage (par exemple, " Donation" ) et sélectionnez Basculer le code de champ . Vous verrez le code de ce champ, identifié par des accolades, par exemple: {MERGEFIELD Donation} . Modifiez maintenant le code de ce champ en insérant simplement le commutateur numérique à la fin du code comme suit:

{Don MERGEFIELD \ # $ #, ## 0.00}

Le logiciel fournit de nombreux codes d'image. Voici 4 exemples qui correspondent au résultat:

{Ventes MERGEFIELD \ # 00.00} 01.00 {Ventes MERGEFIELD \ # $ ###} 15 $ {Ventes MERGEFIELD \ # $ #, ## 0.00} 1 500,00 $ {Date MERGEFIELD \ @ "MMMM d"} 26 novembre

Comme vous pouvez le voir, le code du commutateur numérique est identique au code au format Excel, sauf qu'avant le numéro est «\ #» et la date est «\ @». (Remarque, utilisez des guillemets dans le code de date mais pas dans le code numérique.) Pour voir plus de code, accédez au tableau ci-dessous ou visitez l'aide en ligne pour «commutateur numérique» dans Microsoft Word.

Voici quelques exemples de la façon dont les codes de champ numériques gèrent les données dans la colonne "Ventes" des feuilles de calcul Excel.

Commutateur numérique pour les champs de fusion de fusion et publipostage

En fait, Word et Excel utilisent le même code de format, alors pourquoi n'utilisent-ils pas la même fonctionnalité de format ? Par exemple, pourquoi ne pas utiliser la fonction MergeField comme ceci:

{MERGEFIELD (Donation, "$ #, ## 0.00")}

C'est vraiment la préoccupation de beaucoup de gens et peut-être que seul Microsoft connaît la réponse.

Remarque: N'oubliez pas que lorsque vous ajoutez ou modifiez un commutateur numérique, les résultats n'apparaissent pas immédiatement. Vous devez mettre à jour le champ (faites un clic droit dessus et sélectionnez Mettre à jour le champ ), ou cliquez sur le bouton Mailings> Aperçu des résultats . Parfois, vous devez répéter 2 à 3 fois cette opération. Si vous utilisez l'Assistant Fusion et publipostage, vous devrez peut-être prendre du recul et annuler pour voir l'impact des modifications que vous avez apportées.

Les commutateurs numériques fonctionnent bien dans le domaine du mixage, mais leur utilisation est un peu difficile à retenir et facile à commettre des erreurs. Si vous ressentez la même chose, essayez l'une des deux façons suivantes.

2. Modifier des feuilles de calcul Excel

Il s'agit d'un moyen pour vous aider à éviter l'erreur d'erreurs de formatage lors de l'utilisation du publipostage. Dans une feuille de calcul Excel, insérez une colonne contenant une formule qui convertit des nombres ou des dates dans Excel au format texte que vous souhaitez afficher dans le document de fusion et publipostage.

Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction TEXTE d'Excel. Il permet aux utilisateurs de convertir des nombres ou des dates dans un format texte équivalent exactement comme l'utilisateur le souhaite. L'inconvénient de cette solution est que vous devez connaître le code de formatage. Bien que ces codes soient identiques aux codes utilisés dans la fonctionnalité de format de nombre personnalisé , peu d' utilisateurs d'Excel connaissent leur existence.

Par exemple, les formules TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") et TEXT (C5, "M / dd / yy") convertissent les données numériques et de date en données texte (dans cet exemple, ils sont "12 345,67 $" et "12/01/10").

Conseil: vous devez formater les cellules contenant ces formules dans différents styles, tels que l'italique ou une autre couleur étrange, pour vous rappeler que les chiffres ne sont que du texte. Dans les anciennes versions d' Excel , ces «nombres» ne peuvent pas être utilisés dans les calculs. Dans Excel 2016, vous pouvez les utiliser dans toutes les formules, à l'exception des fonctions de somme comme SUM et AVERAGE.

L'avantage des formats numériques et de date tels que le texte est que le texte est converti d'Excel en un document qui utilise le publipostage sans distorsion. Les options de format telles que la police, la taille, la couleur sont inchangées.

Le code de format pour la fonction TEXTE d'Excel

Ci-dessous, une collection des codes les plus couramment utilisés sur la droite. La chose à garder à l'esprit est que "0" et "#" sont des espaces réservés pour les nombres, mais "0" forcera le numéro 0 à apparaître dans la première ou la dernière position. "#" Sera remplacé par un nombre s'il ne s'agit pas d'un zéro initial ou final. Par conséquent, le code "00000" garantira que le zéro de tête n'est pas tronqué des codes postaux du New Jersey.

Ces codes pour les nombres, les dates et les heures peuvent être utilisés dans la fonction TEXTE ou le format numérique personnalisé d'Excel (personnalisé). En outre, ils peuvent également être utilisés dans «Commutateurs numériques» dans le champ de fusion et publipostage Word.

Remarque, il existe peu de différence entre le fonctionnement du code dans Excel et Word dans Microsoft 2013. Dans Excel, vous pouvez utiliser "M" ou "m" pendant des mois et des minutes. Dans la plupart des cas, Excel est suffisamment intelligent pour savoir à quelle unité vous faites référence. Mais Word n'est pas "intelligent" comme ça. Vous devez utiliser des lettres majuscules pour indiquer le mois. En outre, Excel possède également un code supplémentaire, "MMMMM", qui ne renvoie qu'une seule abréviation pour le mois (par exemple: J, F, M, A, ...).

L'ajout de quelques colonnes contenant la fonction TEXTE à la feuille de calcul est une solution simple pour corriger les erreurs de mise en forme numérique lors de l'utilisation du publipostage. Vous devez juste vous rappeler que ces cellules peuvent ressembler à des nombres mais ne peuvent pas leur appliquer les fonctions SOMME et MOYENNE. Si vous devez à nouveau les convertir en nombres, vous devez uniquement utiliser la fonction VALUE.

Soyez prudent lorsque vous utilisez la fonction ROUND

Au lieu de la fonction TEXT (), certaines personnes préfèrent utiliser la fonction ROUND () pour réduire le nombre de décimales. Comme son nom l'indique, la fonction ROUND () d'Excel arrondit par défaut le nombre décimal à la position sélectionnée par l'utilisateur. L'avantage de cette approche est que les nombres arrondis ne sont pas textuels et peuvent toujours être utilisés pour les calculs. Dans de nombreux cas, bien que la fonction ROUND () fonctionne bien avec le publipostage, vous souhaiterez peut-être l'éviter pour les raisons suivantes:

1. La fonction ROUND ne contient pas de signe dollar ni de virgule séparant des milliers ou plus.
2. ROUND tronquera les zéros à la fin.
3. La fonction ROUND provoque parfois le publipostage pour afficher des erreurs décimales. Par exemple, le document de fusion et publipostage affiche 4 décimales alors que ROUND en a sélectionné 2 ou 3.

Dans certains cas rares, la fonction ROUND provoque la fusion et le publipostage pour dévier un peu. Par exemple, au lieu de 1,0014, le publipostage affiche désormais 1,0013.

3. Utilisez DDE Link

Les deux ci-dessus sont relativement simples, mais s'il existe de nombreux champs qui nécessitent une mise en forme, ils peuvent être frustrants tôt car vous devez vous souvenir du code de format et bien que le code soit le même, ils peuvent être utilisés de différentes manières.

Une solution simple et légère consiste à lier Word au classeur Excel via DDE (Dynamic Data Exchange), ce qui est meilleur que le processus de liaison fixe normal. Cela semble compliqué, mais si vous maîtrisez le publipostage, DDE est juste une "petite chose". Il s'agit d'un processus simple en deux étapes. Dans un premier temps, il vous suffit d'activer Word pour ouvrir le fichier via DDE. Ce processus ne doit être effectué qu'une seule fois.

Office 2016 prend-il en charge DDE? Dynamic Data Exchange est une ancienne technologie. Parfois, cela fonctionne bien, mais parfois cela ne fonctionne pas dans Office 2016. Vous devez ouvrir la source de données Excel avant d'y accéder à partir de Word. Normalement, avec les sources de données Excel, vous devez commencer à importer des données à partir de la première ligne de la feuille de calcul. Si vous êtes assez patient, vous pouvez utiliser DDE dans Office 2016).

Pour configurer Word 2013 pour les liens DDE, procédez comme suit:

• Cliquez sur Fichier> Options .
• Cliquez sur l'onglet Avancé à gauche et faites défiler jusqu'à la section Général .
• Cochez la case Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture .

À partir de maintenant, vous n'aurez plus jamais à faire ce qui précède. Vous pouvez maintenant ouvrir une copie de Word dans une variété de formats et de chemins, y compris l'IDE. Le seul effet est que chaque fois que vous ouvrez un fichier non Word, le programme vous donne le choix.

La deuxième et dernière étape consiste à sélectionner la source de données pour le processus de fusion et publipostage (à l'étape 3 de l' Assistant Fusion et publipostage dans Word ou après avoir cliqué sur le bouton Sélectionner les destinataires dans le ruban Mailings ). Il ne vous reste plus qu'à effectuer 3 clics supplémentaires.

• Après avoir sélectionné les données que vous souhaitez utiliser, une nouvelle boîte de dialogue " Confirmer la source de données " apparaît.
• Le type de lien par défaut est OLE, mais pas celui que vous souhaitez.
• Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données , cliquez sur la zone Afficher tout .
• Dans la liste étendue des types de fichiers, sélectionnez MS Excel Worksheets via DDE (* .xls). (Utilisez cette option même lorsque vous utilisez le nouveau format de fichier Excel: * .xlsx.)
• Si demandé, confirmez que vous sélectionnez la feuille de calcul entière .

Si vous avez sélectionné la feuille de calcul pour le document Word, vous devrez peut-être la sélectionner à nouveau, mais cette fois via le lien DDE. Voilà! À partir de maintenant, votre format Excel sera appliqué correctement sur les documents Word Mail Merge et il vous suffit de vous rappeler de placer les données que vous souhaitez fusionner dans le premier classeur du classeur Excel.

Ci-dessus, comment corriger l'erreur de format de nombre dans le publipostage . J'espère qu'ils vous seront utiles. S'il y a un autre moyen, n'hésitez pas à partager avec nous.