Google Forms : comment recevoir des notifications par e-mail

Google Forms offre une méthode pratique de collecte d'informations et d'opinions via la réalisation d'enquêtes, l'inscription à des événements et des formulaires de commentaires. Cela est même vrai lorsque vous rendez public un formulaire Google . Cependant, vous pourriez avoir du mal à vérifier manuellement les réponses au formulaire, car le processus prend du temps.

Heureusement, vous pouvez recevoir une notification par e-mail chaque fois que quelqu'un remplit le formulaire Google que vous avez créé. Ce guide explique comment configurer des notifications par e-mail dans Google Forms et comment cela facilite la réalisation de votre objectif.

Pourquoi vous devez configurer des notifications par e-mail dans Google Forms

Les notifications par e-mail sont essentielles pour garantir que vous êtes informé lorsqu'une nouvelle réponse est soumise. Cela vous aide à examiner les réponses rapidement et à prendre la décision requise en fonction des données reçues.

Les notifications peuvent être envoyées simultanément à plusieurs répondants, améliorant ainsi la collaboration entre les membres de l'équipe et garantissant que tout le monde est informé de toutes les activités sur Google Forms. Ceci est utile si vous utilisez Google Forms pour créer une enquête auprès d'un grand groupe.

Vous pouvez également mettre en évidence les détails spécifiques que vous souhaitez afficher dans la notification par e-mail. Cette technique permet de garantir que votre boîte de réception est parfaitement organisée, offrant des notifications par e-mail cohérentes et structurées.

Comment activer les notifications par e-mail dans Google Forms

Recevoir des notifications par e-mail pour vos formulaires Google est une excellente méthode pour garantir que tout est traité à temps. Les notifications par e-mail sont vitales, que vous soyez un répondant ou un utilisateur, car elles vous informent des activités en cours.

Si vous avez créé un formulaire Google pour collecter les données des répondants, vous devez vous assurer que les notifications par e-mail sont déjà activées.

1. Ouvrez le formulaire Google à partir duquel vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail.
2. Cliquez sur l' onglet Réponses situé dans le menu supérieur.
   
3. Dans le coin supérieur droit de votre écran, cliquez sur les trois points et appuyez sur Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses .
   
4. Un nouveau message de confirmation apparaîtra sur votre écran indiquant que les notifications par e-mail sont activées sur votre formulaire Google.

À partir de ce moment, vous recevrez toujours une notification sur l'adresse e-mail liée au compte Google chaque fois qu'un répondant soumettra le formulaire.

Comment envoyer des notifications aux collaborateurs dans Google Forms

Par défaut, seul le créateur du formulaire Google recevra les notifications une fois que les répondants auront soumis leur formulaire. Lorsque vous travaillez en équipe sur Google Forms et que tout le monde souhaite recevoir les notifications, vous devez les ajouter en tant que collaborateurs. Pour ajouter des collaborateurs ;

1. Ouvrez le formulaire Google auquel vous souhaitez ajouter des collaborateurs et cliquez sur Plus dans le coin supérieur droit de votre écran.
   
2. Dans les options proposées, cliquez sur Ajouter des collaborateurs .
   
3. Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec de la place pour ajouter des éditeurs . Ajoutez les adresses e-mail des membres de votre équipe.
   
4. Cliquez sur le bouton Envoyer pour partager le formulaire Google.

Une fois que les collaborateurs reçoivent la notification, ils peuvent accéder au formulaire Google et activer les notifications par e-mail. Notez que les instructions pour activer les notifications pour les collaborateurs restent les mêmes que celles indiquées ci-dessus.

Comment envoyer des rappels via Google Form

De plus, Google Forms dispose d'une fonctionnalité qui vous permet d'envoyer des rappels aux personnes qui n'ont pas rempli et soumis le formulaire. Cela se produit principalement lorsque vous avez l’intention de collecter des données auprès de personnes spécifiques. 

1. Ouvrez votre formulaire Google et cliquez sur Réponses dans le menu supérieur.
2. En face du bouton de réponses, appuyez sur le bouton Envoyer un rappel par e-mail .
   
3. Une nouvelle fenêtre Envoyer le formulaire apparaîtra. Saisissez l'adresse e-mail du répondant dans le champ prévu, puis cliquez sur Envoyer .
   

Lorsque vous envoyez un rappel à vos répondants, n'oubliez pas que la notification par courrier électronique ne contient pas de résumé des réponses indiquées sur le formulaire. Une fois que le répondant reçoit le message, il doit retourner au formulaire Google pour accéder à tous les détails.

Comment envoyer des notifications par e-mail aux répondants pour leurs réponses

Une fois que les répondants ont rempli le formulaire et l'ont soumis, vous pouvez leur envoyer une copie de leurs réponses par e-mail. Cette astuce permet de garantir que les répondants conservent une copie des réponses. Vous pouvez le faire à des fins d'examens ou de devoirs ou dans les cas où le répondant doit revérifier ses réponses après avoir terminé une évaluation.

1. Ouvrez votre formulaire Google et cliquez sur Paramètres pour configurer le formulaire en fonction de vos besoins spécifiques.
   
2. Cliquez sur la section Réponses pour activer des fonctionnalités telles que la collecte d'adresses e-mail et l'envoi aux répondants d'une copie des réponses.
3. Cliquez sur la liste déroulante Envoyer aux répondants une copie des réponses .
4. Vous aurez le choix entre différentes options, telles que Toujours , Sur demande ou Désactivé .
   
5. Vous pouvez également partager un résumé des résultats avec les répondants en cliquant sur le bouton Présentation et en activant Afficher le résumé des résultats .
   

Activer la notification par e-mail du formulaire Google dès aujourd'hui

L'activation des notifications par e-mail de Google Form vous aide à suivre toutes les activités sur vos formulaires Google. De plus, il s’agit d’une approche incroyable lorsque l’on travaille sur des projets de travail de groupe ou que l’on collabore pour atteindre un objectif spécifique.

Cependant, lorsque vous êtes ajouté à un formulaire Google en tant que collaborateur, vous devez activer les notifications de votre côté pour rester à jour.

Si vous utilisez beaucoup Google Forms, vous souhaiterez peut-être connaître quelques raccourcis clavier Google Forms utiles pour améliorer votre flux de travail.

FAQ

Qui reçoit la notification par e-mail lorsqu'un formulaire Google est soumis ?

Une fois que le répondant a rempli le formulaire et l'a soumis, le créateur du formulaire reçoit une notification par e-mail. Si le formulaire Google compte des collaborateurs qui ont activé les notifications par e-mail, ils seront également informés de l'activité en temps réel.

Les éditeurs peuvent-ils voir les réponses du formulaire Google ?

Lorsque des éditeurs ou des collaborateurs sont ajoutés à un formulaire Google, ils peuvent voir les réponses soumises par les répondants.