Envoyer en masse des messages personnalisés dans Outlook avec le publipostage

Le publipostage est comme l'un de ces vieux amis que vous n'avez pas contactés depuis des années. Toujours sous-estimé et ignoré, jusqu'au jour où vous en avez désespérément besoin.

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Vous ne réalisez tout simplement pas son potentiel tant que vous n'êtes pas chargé de gérer quelques centaines d'invitations. Peut-être, ce sont des invitations de mariage ou peut-être un tas d'étiquettes d'adresse et de badges nominatifs. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez envoyer une grande quantité de courrier personnalisé avec Microsoft Outlook 2016 en quelques minutes et en quelques clics. L'article suivant vous guidera pour ce faire.

Quand devez-vous utiliser le publipostage?

Le publipostage est utilisé lorsque vous souhaitez créer plusieurs documents qui sont essentiellement les mêmes mais chaque document contient ses propres détails. Les e-mails ont le même format et le même contenu, ainsi que des graphiques, le cas échéant. Par exemple, les invitations ont le même contenu sauf les noms, adresses ...

Contrairement à l'envoi de courrier à un groupe de personnes, le publipostage fait de chaque destinataire le destinataire unique.

La fonction de publipostage utilise deux parties:

• Le document principal (ici: Microsoft Word) où vous écrivez le contenu de l'e-mail.
• La source de données change (ici: Contacts Microsoft Outlook) est généralement l'adresse et le nom du destinataire.

Ces deux parties sont "fusionnées". Avec Outlook dans le cadre de la suite Microsoft Office, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer du courrier à plusieurs personnes, chaque courrier étant personnalisé pour un contact distinct.

Microsoft Office vous permet d'utiliser différentes sources de données pour les détails de l'adresse, par exemple, vous pouvez utiliser des feuilles de calcul Excel ou même une base de données Access. Ici, vous utiliserez les contacts Outlook pour envoyer des e-mails.

Préparer des contacts pour le publipostage

Vous effectuez les étapes suivantes après le lancement d'Outlook:

1. Ouvrez Contacts pour afficher votre liste de contacts.

Sélectionnez les contacts ( Ctrl + Clic ) que vous souhaitez inclure dans votre liste de diffusion personnalisée. Pour gérer facilement une grande liste, utilisez l'option Trier disponible (cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Tout ). Vous pouvez trier par catégorie ( trier par catégories ) dans le même menu déroulant.

Remarque: le publipostage ne fonctionne pas avec les listes de distribution.

2. Dans le ruban , choisissez Fusion et publipostage> Affiner> Groupe d'actions .

3. Dans l'écran Contacts de fusion et publipostage , sélectionnez Uniquement les contacts sélectionnés si un e-mail personnalisé est envoyé pour le contact sélectionné. Sous l'option Fusionner , choisissez les paramètres suivants:

• Type de document : lettres types .
• Fusionner vers : Courriel
• Ligne d'objet du message : la ligne d'objet est inchangée pour tous les e-mails. Par conséquent, vous sélectionnez Cela attirera votre attention .

4. Cliquez sur OK , puis Microsoft Word se lancera pour vous permettre de composer votre message personnel.

Composez des messages personnalisés dans Microsoft Word

Sous l'onglet Mailings sur le ruban , sélectionnez la ligne de salutation pour commencer le message avec les lignes de salutation.

Comme vous pouvez le voir ici, la boîte de dialogue a déjà été remplie en premier. Ceci est juste un espace réservé pour le nom de votre liste de contacts. Juste en dessous, vous pouvez vérifier un aperçu des noms de votre liste. Vous pouvez personnaliser les articles avec les options données ici.

Notez que le champ Fusionner provient des en-têtes de colonne de votre liste de diffusion. Par conséquent, en cas de non-concordance, utilisez les champs de correspondance pour vous assurer que la fusion reste exacte. Si le champ que vous souhaitez indiquer Not Matched , cliquez sur la liste déroulante de ce champ et sélectionnez le nom de colonne qui correspond à cette colonne dans votre liste.

Lorsque vous cliquez sur OK , un champ d'espace réservé pour la ligne de salutation s'affiche dans le document Word. Vous pouvez saisir des informations supplémentaires pour le document avec des champs supplémentaires.

Cliquez sur Insérer un champ de fusion . Ces données doivent être affichées dans votre source de données d'origine, qui dans ce cas sont des informations de contact dans Outlook.

Pour formater la ligne de salutation comme vous le souhaitez, mettez en surbrillance tout le champ, y compris les signes de fin. Accédez à l'onglet Accueil et utilisez les paramètres de police . Définissez également l' espacement des lignes pour vous assurer que l'espacement des lignes correspond à la distance dans le reste du document.

Saisissez le texte du message

L'ouverture du message est l'espace réservé GreetingLine et / ou tous les champs que vous avez insérés à l'aide d'ajouts de cas supplémentaires. Vous commencez maintenant à composer votre message.

Une fois le corps du message terminé, cliquez sur Terminer et fusionner> Envoyer des e-mails. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Fusionner avec le courrier électronique.

Word envoie ensuite des lettres individuelles à chaque adresse e-mail correspondante. Vous ne pouvez pas CC ou BCC d'autres destinataires et vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes aux e-mails.

Vous pouvez enregistrer le document que vous avez utilisé pour le publipostage, car il enregistre également le lien vers la source de données, c'est-à-dire les contacts. Lorsque vous ouvrez le document de fusion et publipostage, sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à rester connecté.

Une fois que vous vous y êtes habitué, l'ensemble du processus ne prend que quelques minutes du début à la fin. De plus, au lieu de passer du temps à rédiger des e-mails pour chaque personne, vous pouvez désormais faire de même pour un groupe, quel que soit le nombre de personnes dans le groupe.