La suppression de fichiers dans Google Docs ne devrait pas être une corvée. Nous nous retrouvons souvent surchargés de fichiers, de photos, de musique et d'années de données dont nous n'avons plus besoin. Si votre Google Docs devient un peu plein, ce qui rend difficile la recherche de documents, il existe des moyens d'organiser et de supprimer le contenu indésirable.
Parfois, vous pouvez vous retrouver à regarder une liste complète de fichiers dont vous ne voulez pas, dont vous n'avez pas besoin ou pour lesquels vous n'avez tout simplement pas assez de place.
Personnellement, il n'est pas rare que ma liste de Google Docs affiche des hordes de fichiers sans nom, de doublons et de documents partagés sur lesquels on ne travaille plus. Google rend l'enregistrement et le partage de fichiers si incroyablement faciles qu'après un certain temps, tous ces documents encombrent votre Google Drive, ce qui vous désorganise, ralentit votre productivité et augmente votre niveau de stress.
Alors, comment procédez-vous pour supprimer tous ces fichiers indésirables ? Y a-t-il des fichiers qui valent la peine d'être conservés et parmi ceux que vous avez choisi de supprimer, sont-ils vraiment, vraiment partis ?
Vous constaterez que Google Drive vous sera utile dans ce processus, il vous serait donc avantageux d'apprendre à bien utiliser Google Drive.
Comment supprimer des fichiers de Google Docs
Le titre peut indiquer "multiple", mais je vais également couvrir l'approche utilisée pour supprimer des fichiers individuels. Pour supprimer un seul fichier de votre liste Google Docs pléthorique :
Comment supprimer plusieurs documents
Google Docs n'a pas été conçu pour organiser vos documents, vous ne pouvez pas supprimer plusieurs fichiers à la fois. Au lieu de cela, vous devrez vous diriger vers Google Drive. Heureusement, vous pouvez supprimer plusieurs documents Google de Google Drive.
Affichez la liste des dossiers fermés.
Faites un clic gauche sur un fichier que vous souhaitez supprimer. S'il s'agit du seul fichier que vous souhaitez supprimer, vous pouvez cliquer sur l' icône de la corbeille en haut à gauche ou cliquer avec le bouton droit sur le fichier et choisir Supprimer dans le menu.
Pour supprimer plusieurs fichiers, après avoir cliqué avec le bouton gauche sur le premier fichier, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez avec le bouton gauche sur chacun des fichiers restants que vous souhaitez supprimer.
Continuez ainsi jusqu'à ce que tous les fichiers aient été sélectionnés. Si les fichiers que vous souhaitez supprimer sont situés consécutivement, vous pouvez maintenir la touche Maj enfoncée après avoir sélectionné le premier fichier, puis cliquer sur le dernier fichier de la chaîne que vous souhaitez supprimer.
Une fois tous les fichiers sélectionnés, faites un clic droit sur l'un d'entre eux et sélectionnez Supprimer dans le menu ou cliquez sur l' icône de la corbeille en haut à droite de la fenêtre.
Tous les fichiers qui ont été sélectionnés seront maintenant déplacés vers la corbeille .
Archivage/masquage des documents Google partagés plus anciens et de la galerie de modèles
Si vous recherchez un nettoyage rapide de vos documents Google, il existe un moyen simple de masquer les documents qui ont été partagés avec vous. Souvent, nous constatons que notre Google Drive est devenu tellement encombré de fichiers partagés qu'il peut être intimidant de les supprimer tous.
Il existe une option en un clic pour nettoyer l'apparence de vos documents Google tout en les conservant pour référence future.
Pour masquer les documents qui ne vous appartiennent pas, procédez comme suit :
Cliquez pour l'ouvrir et choisissez « Ne m'appartient pas ». Vos documents Google n'afficheront désormais que les documents qui ont été partagés avec vous.
Vous pouvez également utiliser cette fonction pour filtrer tous les fichiers qui ne vous appartiennent pas, ce qui simplifie la suppression des documents dont vous n'avez plus besoin.
De plus, si cela vous rend visuellement plus attrayant de perdre la liste des modèles, vous pouvez le faire en ouvrant le menu (indiqué par trois points verticaux) situé à droite des mots « TEMPLATE GALLERY » et en sélectionnant Masquer les modèles .
Supprimer votre historique de révision
L'une des fonctionnalités de Google Drive est que les révisions de vos documents sont enregistrées automatiquement sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Pour voir la liste des révisions, vous pouvez appuyer simultanément sur CTRL+ALT+MAJ+H . Bien que cette fonctionnalité soit extrêmement utile si vous envisagez de revenir à une version précédente d'un document ou si vous souhaitez simplement revoir les modifications apportées, vous ne voudrez peut-être pas que d'autres regards indiscrets la voient.
Par défaut, après 30 jours, tout l'historique des révisions se supprimera automatiquement. Cependant, cela peut être trop long pour certains. La seule option qui reste est de forcer Google Drive à supprimer complètement l'historique des révisions immédiatement et pour ce faire, vous devez faire une copie de ce document.
Ce que vous devrez faire, c'est :
Vider la corbeille (suppression permanente)
Jusqu'à présent, vous n'avez supprimé que des fichiers et des documents de la vue. Afin de supprimer définitivement un ou plusieurs fichiers, vous devrez faire une petite plongée dans la corbeille. Une fois qu'un fichier a été supprimé définitivement, toute personne avec qui vous l'avez partagé n'y aura plus accès.
Revenez à Google Drive et appuyez sur "Corbeille" dans l'icône du menu. Faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez supprimer et appuyez sur "Supprimer définitivement". Prenez note de l'option "Restaurer" ici également. Si jamais vous supprimez accidentellement un élément, vous pouvez le récupérer à partir du dossier Corbeille de Google Drive.
Transférer la propriété du fichier
Si vous avez un fichier partagé (dont vous êtes le propriétaire) qui est important pour ceux avec qui il a été partagé, vous pouvez leur transférer la propriété en quelques étapes simples.
Toute autre personne avec qui vous avez partagé un dossier ou un fichier peut en revendiquer la propriété si vous êtes prêt à y renoncer. Pour donner la propriété exclusive d'un fichier à une partie partagée :
Vous pouvez toujours modifier le dossier même après le transfert de propriété. Le nouveau propriétaire peut décider de révoquer ou non l'accès. Vous pouvez maintenant supprimer le dossier de votre liste Google Drive tout en le laissant sain et sauf avec le nouveau propriétaire.
Destructeur de fichiers (tous les fichiers supprimés)
Pour supprimer définitivement tous les fichiers :
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