Comment planifier plusieurs réunions dans Zoom

L'un des meilleurs conseils de productivité consiste à planifier votre semaine, surtout si vous avez beaucoup de réunions. La bonne nouvelle est que vous pouvez planifier plusieurs réunions Zoom à l'avance. Cependant, il n'est pas possible d'avoir deux réunions ou plus en même temps.

Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur la planification de réunions Zoom.

Planification de plusieurs réunions

Lorsqu'il s'agit de programmer des réunions qui ont lieu à des moments différents, il n'y a pas de limites. Comme vous le savez, chaque réunion a son propre identifiant individuel. Par conséquent, il vous suffit de vous assurer d'envoyer une invitation aux autres participants. Voici le moyen le plus rapide de planifier une réunion :

1. Connectez-vous à Zoom.
   
2. Appuyez sur l'icône Planifier.
   
3. Tapez le nom ou le sujet de la réunion.
   
4. Sélectionnez la date et l'heure.
   
5. Saisissez la durée de la réunion.
   
6. Sélectionnez votre fuseau horaire.
   
7. Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez utiliser pour planifier la réunion. Vous pouvez utiliser Google Calendar, Outlook ou tout autre calendrier que vous utilisez habituellement.
   
8. Pour confirmer la réunion, cliquez sur Enregistrer.
   

Malheureusement, il n'y a pas de raccourci pour programmer différentes réunions à la fois. L'application suppose que toutes vos sessions Zoom n'ont pas la même durée, le même sujet, etc. Par conséquent, vous devrez répéter ce processus pour toutes les réunions que vous souhaitez planifier (si elles ont des détails différents).

Cependant, si vous souhaitez programmer des réunions récurrentes, nous avons ce qu'il vous faut. Si vous avez une réunion d'équipe tous les mercredis à 10 h, cela ne signifie pas que vous devrez passer par ce long processus chaque semaine. Dans la section suivante, nous vous montrerons comment planifier ce type de réunion jusqu'à un an à l'avance.

Comment planifier des réunions récurrentes

La planification de réunions récurrentes signifie que vous pouvez planifier plus de réunions avec le même ID de réunion. Cela signifie également que tous les détails, comme l'heure et la durée, seront les mêmes.

Vous pouvez choisir si vous souhaitez que la réunion ait lieu quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. De cette façon, vous pouvez établir votre calendrier trimestriel ou même annuel en une seule fois. Gardez à l'esprit que l'ID de réunion expire après un an. Même si vous avez eu la réunion chaque semaine pendant 52 semaines, vous devrez la reprogrammer.

Vous pouvez utiliser à la fois Google Agenda et Outlook pour planifier des réunions récurrentes. Cela peut être fait depuis votre téléphone ou votre ordinateur portable. Mais nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur de bureau car c'est plus rapide.

Google Agenda

Google Calendar est l'outil le plus populaire parmi les utilisateurs de Zoom. Voici comment l'utiliser pour planifier des réunions récurrentes :

1. Connectez-vous à Zoom.
   
2. Appuyez sur l'icône Planifier.
   
3. Cliquez sur vos paramètres de réunion.
   
4. Sélectionnez la réunion récurrente.
   
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis ouvrez Google Agenda.
   
6. Connectez-vous à votre compte Google.
   
7. Autorisez Zoom à accéder à votre compte.
   
8. Google Calendar créera alors un événement avec les détails de la réunion Zoom.
   
9. Ouvrez le menu déroulant sous l'heure de votre réunion.
   
10. Sélectionnez une option de récurrence souhaitée.
    
11. Cliquez sur Enregistrer.
    

Lorsque vous ouvrez le menu déroulant, vous aurez le choix entre différentes options de récurrence. Vous pouvez choisir si vous souhaitez que la réunion ait lieu quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Vous pouvez également planifier la réunion pour chaque jour ouvrable, chaque mercredi ou même chaque premier jeudi du mois.

Si vous ne trouvez pas l'option souhaitée, cliquez sur Personnalisé et créez une autre option.

Perspectives

En revanche, si vous utilisez le calendrier Outlook, voici ce que vous devez faire :

1. Connectez-vous à Zoom.
   
2. Appuyez sur l'icône Planifier.
   
3. Cliquez sur vos paramètres de réunion.
   
4. Sélectionnez la réunion récurrente.
   
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis ouvrez le calendrier Outlook.
   
6. Sélectionnez votre réunion et appuyez sur Récurrence.
   
7. Sélectionnez une option de récurrence souhaitée.
   
8. Cliquez sur OK.
   

Les utilisateurs d'Outlook ont ​​trois paramètres. Vous pouvez choisir la fréquence des réunions (mensuelle, hebdomadaire, etc.), l'intervalle et les jours spécifiques auxquels vous souhaitez que la réunion ait lieu.

Horaire, horaire, horaire

Nous espérons que cet article vous a aidé à planifier des réunions Zoom plus rapidement et plus facilement. La planification est essentielle pour organiser votre temps et vos ressources. L'avantage de Zoom est qu'il est compatible avec divers outils d'organisation et calendriers.

Comment organisez-vous habituellement vos réunions ? Avez-vous déjà eu des problèmes pour programmer plusieurs réunions sur Zoom ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.