Conseils pour gérer et organiser efficacement les fichiers informatiques

La façon dont les fichiers sont organisés sur votre ordinateur est extrêmement importante car cette action contribue à garantir le bon fonctionnement et la stabilité du système. Cet article vous proposera quelques moyens simples mais efficaces de gérer les fichiers sur votre ordinateur !

Conseils pour gérer et organiser efficacement les fichiers informatiques

• Supprimer la corbeille
• Regrouper les fichiers dans des dossiers
• Créer une convention de dénomination cohérente
• Accédez rapidement aux dossiers et fichiers
• Utiliser des fournisseurs de stockage cloud
• Supprimez les fichiers en double et utilisez les raccourcis clavier
• Utiliser une application de prise de notes
• Enregistrez les anciens fichiers uniquement si vous en avez vraiment besoin

Supprimer la corbeille

S'il y a des données inutiles sur votre ordinateur, recherchez-les et supprimez-les dès que possible. C'est une bonne solution pour nettoyer le disque et « accueillir » de nouvelles données utiles. Vous pouvez vous référer au Guide étape par étape pour nettoyer Windows 10 de la meilleure façon . Si vous supprimez accidentellement certaines données, vous pouvez toujours les restaurer depuis la corbeille.

Regrouper les fichiers dans des dossiers

Les répertoires sont le « noyau » d’une bonne organisation du système. Ils vous permettent de regrouper des fichiers en collections logiques. Par défaut, Windows dispose de bibliothèques telles que Documents et Images . Dans l'Explorateur de fichiers, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Nouveau > Dossier pour commencer la création.

Vous pouvez structurer vos dossiers sur papier avant de commencer à les organiser. Par exemple, vous pouvez séparer le dossier Images par événements, personnes, lieux... ou séparer les documents en documents pour le travail et la vie personnelle. Vous pouvez également créer des dossiers dans des dossiers. Cependant, n'essayez pas d'aller trop loin car vous devrez constamment cliquer sur les dossiers pour trouver les informations souhaitées.

Créer une convention de dénomination cohérente

Il est préférable d'avoir une convention de dénomination cohérente pour les dossiers et les fichiers. Cette convention doit être concise et indiquer clairement ce qu'il y a à l'intérieur sans avoir à l'ouvrir. N'oubliez pas que l'Explorateur de fichiers peut vous montrer de nombreuses métadonnées intéressantes. Dans le ruban, accédez à Affichage > Ajouter des colonnes . Ici, vous pouvez ajouter des colonnes comme Date de modification , Type et  Auteurs . Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'inclure ces informations dans le nom du fichier.

Quelques conseils sur les conventions de noms qui valent la peine d’être essayés :

• Lorsque vous utilisez des nombres séquentiels au début d'un nom, utilisez 0 pour faciliter la classification (par exemple, 001, 002).
• Assurez-vous que la prononciation et la grammaire sont correctes afin qu'elles apparaissent correctement dans chaque recherche.
• N'utilisez pas d'abréviations, car il est facile d'oublier leur signification après un certain temps sans les utiliser régulièrement.

Accédez rapidement aux dossiers et fichiers

C'est formidable d'organiser les fichiers dans un système de dossiers, mais vous n'avez pas besoin de parcourir cette structure à chaque fois que vous souhaitez trouver quelque chose. Windows dispose d'une puissante fonctionnalité de recherche. Vous ouvrez simplement le menu Démarrer , commencez à taper et il analysera tout sur votre PC.

Vous pouvez épingler les dossiers fréquemment utilisés dans le menu Démarrer . Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Épingler au début pour ce faire. Vous pouvez également faire glisser le dossier vers la barre des tâches pour l'épingler ici. Ensuite, faites un clic droit sur l' icône de l'Explorateur de fichiers , elle apparaîtra dans la section Épinglé .

Enfin, vous pouvez ajuster l'Explorateur de fichiers pour un meilleur aperçu des données. Basculez vers l' onglet Affichage dans le ruban . Ici, vous pouvez choisir différentes méthodes de tri, activer le panneau Détails , modifier la mise en page et bien plus encore. Vous pouvez également modifier les options par dossier. Par exemple, disposition de grandes icônes pour les dossiers photos, format de liste pour les documents...

Utiliser des fournisseurs de stockage cloud

Si vous collaborez régulièrement avec d'autres via des fichiers ou si vous vous déplacez entre des appareils tels que des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau, l'envoi de fichiers dans les deux sens peut être un véritable casse-tête. En conséquence, vous aurez de nombreux fichiers à différents endroits. Pour résoudre ce problème, utilisez un fournisseur de stockage cloud gratuit comme OneDrive, Google Drive. Ces services s'intègrent souvent directement dans l'Explorateur de fichiers afin que vous puissiez gérer tous vos fichiers en un seul endroit et les synchroniser sur tous les appareils.

Supprimez les fichiers en double et utilisez les raccourcis clavier

Avoir plusieurs copies du même fichier gaspille non seulement de l'espace, mais empêche également les modifications entre elles. Vous disposez ainsi de plusieurs versions différentes du même document. C'est pourquoi vous devez utiliser un programme d'analyse des fichiers en double comme dupeGuru pour les supprimer rapidement.

Les doublons de fichiers apparaissent souvent lorsqu'ils sont enregistrés à des emplacements différents. Ne faites pas cela. Utilisez plutôt des raccourcis clavier. Dans ce dossier, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Nouveau > Raccourci , puis suivez les instructions.

Utiliser une application de prise de notes

Utiliser des applications gratuites de prise de notes comme OneNote, Evernote... vous aidera à conserver des informations importantes au travail ou dans la vie quotidienne au lieu de gaspiller de l'argent en achetant des post-its qui ne peuvent être utilisés qu'une seule fois puis jetés. La plupart des applications de prise de notes vous permettent d'enregistrer des fichiers localement ou en ligne, ce qui les rend faciles à utiliser dans les organisations ou les particuliers.

Enregistrez les anciens fichiers uniquement si vous en avez vraiment besoin

Certaines personnes aiment créer un dossier « Archive » sur leur ordinateur pour y placer les anciens fichiers. Cependant, cette action « cache parfois de la poussière sous le tapis ». En règle générale, un dossier d'archive est utilisé pour stocker des fichiers qui ne sont plus fréquemment consultés mais qui doivent néanmoins être conservés. En général, il est séparé du disque principal et vous pouvez également utiliser des solutions de stockage moins chères.

Pour trouver l'historique d'un fichier, faites un clic droit dessus et sélectionnez Propriétés . Ici, vous pouvez voir quand le fichier a été créé - Créé , édité - Modifié et consulté - Consulté .

Rassembler les fichiers en groupes par date de modification est simple. Dans l'Explorateur de fichiers, cliquez sur le champ de recherche en haut à droite, puis utilisez le menu déroulant Date de modification sur le ruban. Vous pouvez lier ce paramètre à une autre chaîne de recherche. Par exemple, recherchez les fichiers Doc modifiés pour la dernière fois en 2019.

En général, la sauvegarde d'anciens fichiers n'a aucun effet sur le système. Vous ne devez pas le faire si le lecteur principal manque d’espace de stockage.

Vous trouverez ci-dessus quelques conseils pour vous aider à organiser et gérer efficacement les fichiers sur votre PC. Si vous connaissez un autre moyen, n'hésitez pas à partager avec WebTech360 !