Comment utiliser le publipostage dans Word pour fusionner des documents

Dans Word, il existe une fonction de publipostage qui fusionne les lettres, les e-mails, les contrats, les fiches de paie et les avis pour composer du contenu en masse avec le même contenu sans avoir à le saisir manuellement, ce qui permet d'économiser du temps et des opérations. La fonctionnalité de fusion de courrier électronique est disponible sur toutes les versions de Word, de Word 2007 à Word 2019. L'article suivant guidera les lecteurs sur la façon d'utiliser la fonctionnalité de fusion de courrier dans Word.

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Instructions pour l'utilisation du publipostage dans Word

Tout d’abord, vous devez préparer un fichier Excel avec une liste complète des noms et un fichier Word du modèle de lettre d’invitation, ou du contenu à fusionner par courrier.

Étape 1 :

Dans l'interface Word, il y a un formulaire. Cliquez sur Publipostage puis sur Démarrer le publipostage comme indiqué ci-dessous. Continuez à cliquer sur l’ élément Assistant de publipostage étape par étape .

Étape 2 :

Dans l'interface affichant les étapes, vous choisissez d'abord le type d'email que nous composons, notamment :

• Lettres : Type de lettre d'invitation.
• Messages électroniques : E-mail.
• Enveloppes : Enveloppes.
• Étiquettes : Courrier par étiquette.
• Annuaire : Courrier par catégorie.

Ensuite, vous cliquez sur Suivant.

Étape 3 :

Dans cette étape, vous sélectionnerez le modèle de lettre pour la fusion de texte , y compris :

• Utiliser le document actuel : Utiliser le document actuellement ouvert.
• Commencez à partir d’un modèle : utilisez un modèle dans Word.
• Commencez à partir d'un document existant : utilisez des modèles de lettres existants ou créés enregistrés dans Word.

Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

Étape 4 :

Dans cette étape, nous sélectionnons des données extraites d’un fichier Excel contenant une liste de noms. Cliquez sur Parcourir… pour sélectionner le fichier Excel .

Affichez maintenant l'interface dans Word avec des feuilles de document Excel. Cliquez sur la feuille contenant les données que vous souhaitez utiliser et cliquez sur OK pour continuer.

À ce stade , le contenu complet des colonnes du fichier Excel sera affiché . Vous pouvez sélectionner ou décocher les informations dans l'interface. Cliquez sur OK pour continuer. Cliquez ensuite sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

Étape 5 :

Dans cette étape, vous aurez la possibilité d'ajouter ou de modifier des informations dans la lettre de fusion au cas où vous n'auriez pas terminé de rédiger le modèle. Si le formulaire est déjà rempli, ignorez cette étape et cliquez sur Suivant pour continuer.

Étape 6 :

Dans cette étape, vous cliquez sur la position où vous souhaitez insérer le contenu, puis cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ que vous souhaitez obtenir , tout d'abord le nom de la personne.

Le nom du champ sera désormais affiché. Pour afficher le nom de la personne , regardez la colonne de contenu sur le côté droit, cliquez sur la flèche de Destinataire pour modifier les éléments de la liste . Affiche immédiatement le nom de la personne que vous souhaitez renseigner dans la liste.

Ensuite, vous cliquez sur un autre contenu ci-dessous pour remplir les informations, nous cliquons également sur Insérer un champ de fusion puis sélectionnons le champ pour remplir le contenu , voici la position. Ensuite, le nom du titre correspondant au nom ci-dessus sera affiché sous forme de fichier Excel. Vous cliquez sur la flèche au niveau du Destinataire, le contenu des champs change immédiatement.

Vous pouvez maintenant imprimer l'invitation et vous avez terminé.

Enfin, cliquez sur Suivant pour terminer le processus de publipostage dans Word.

Étape 7 :

Une fois terminé, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner et sélectionnez Envoyer des messages électroniques ci-dessous.

Ensuite, vous remplissez le contenu de l'e-mail que vous souhaitez envoyer et cliquez sur OK pour ouvrir Outlook sur votre ordinateur et envoyer l'e-mail via Outlook. En cas d'utilisation de Gmail, vous devez l'enregistrer dans un fichier doc séparé, puis l'envoyer par e-mail.