Comment planifier une réunion dans Microsoft Teams

Vous pouvez faire beaucoup de choses pour améliorer l'efficacité de votre équipe, et l'utilisation d'un hub de collaboration comme Microsoft Teams en fait partie. C'est un excellent outil de communication que vous pouvez utiliser pour discuter, partager des fichiers et organiser des réunions audio et vidéo avec votre équipe.

Si vous débutez avec Teams, vous ne savez peut-être pas comment planifier une réunion. Il existe plusieurs façons de procéder, et vos options dépendront de la version de Microsoft Teams que vous utilisez. Dans cet article, nous vous donnerons tous les détails que vous devez savoir.

Planifier une réunion dans Microsoft Teams

Votre compte Microsoft Teams est connecté à tous les produits du groupe Microsoft 365 tels que SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Et le calendrier que vous utilisez dans Teams est directement connecté au calendrier Microsoft Exchange.

Outlook utilise également le calendrier Exchange. Cela signifie qu'une fois que vous planifiez une réunion via Outlook, elle apparaîtra automatiquement dans Teams et inversement. Voici comment planifier une réunion dans Microsoft Teams :

1. Dans le chat Teams, cliquez sur l' icône Planifier une réunion (sous la case du nouveau message.)
2. Ensuite, sélectionnez Calendrier , qui se trouve sur le panneau de gauche, puis cliquez sur Nouvelle réunion .
3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Vous pouvez sélectionner l'heure et la date de la réunion.
4. Une fois la planification terminée, cliquez sur Enregistrer . Après cela, la fenêtre contextuelle se fermera et vous pourrez envoyer les invitations à la réunion à l'aide d'Outlook.

Assistante de planification

Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez également utiliser la fonction d' assistant de planification . Cette fonctionnalité vous aidera à trouver le bon moment pour tous les membres de votre équipe, y compris vous.

Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pourrez voir quand les participants à la réunion sont libres et quand ils sont occupés. Le bleu foncé représente les créneaux horaires lorsqu'ils ne sont pas disponibles. Les créneaux bleu clair sont les horaires disponibles, et les créneaux gris sont les heures non travaillées du participant.

Inviter des personnes extérieures à votre équipe

L'un des avantages de Microsoft Teams est que vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre organisation à rejoindre la réunion.

Ils n'ont même pas besoin d'avoir une licence Microsoft Teams. Tout ce dont vous avez besoin est son nom et son adresse e-mail, et vous pouvez envoyer l'invitation. Voici ce que vous devez faire :

1. Ouvrez l' option Ajouter les participants requis dans le formulaire contextuel Nouvelle réunion.
2. Cliquez sur Facultatif .
3. Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
4. Cliquez sur Inviter , une invitation par e-mail arrivera bientôt dans leur boîte de réception.

Vous pouvez également programmer une réunion qui aura lieu dans un canal Teams spécifique. Dans le formulaire Nouvelle réunion , sélectionnez Ajouter un canal . Une fois que vous l'avez configuré et envoyé les invitations, vous ne pouvez pas changer de chaîne.

Si vous devez apporter une modification, vous devrez créer de nouvelles invitations. De plus, si une réunion doit avoir lieu sur un canal, tous ceux qui font partie de cette équipe pourront rejoindre la réunion, même s'ils n'ont pas reçu l'invitation.

Microsoft Teams Édition gratuite

Si vous utilisez une édition gratuite de Teams, vous vous demandez peut-être où se trouve l'option de planification dans votre application. Eh bien, malheureusement, dans la version gratuite de Microsoft Teams, vous ne pouvez pas planifier de réunion.

Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir de réunion du tout. L'application dispose de l' option Meet Now lorsque vous devez rassembler rapidement l'équipe.

Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'icône de la caméra à côté de Meet now , puis de sélectionner tous les noms des personnes qui participeront à la réunion. Cette fonctionnalité est également disponible pour les comptes Teams basés sur un abonnement.

En savoir plus sur les réunions d'équipe Microsoft

Vous pouvez avoir jusqu'à 250 personnes dans une seule réunion Teams. Cependant, vous ne pouvez pas voir tous les participants en même temps. Avant les mises à jour récentes, vous ne pouviez voir que jusqu'à quatre participants actifs lors d'un appel. Vous pouvez maintenant avoir neuf participants à la fois sur l'écran. Mais la nouvelle mise à jour a apporté d'autres innovations passionnantes.

Les participants aux réunions Microsoft Teams bénéficient désormais d'une meilleure qualité audio et d'arrière-plans personnalisés pour les réunions. Vous pouvez également épingler une vidéo s'il est nécessaire d'attirer davantage l'attention sur un participant particulier à la réunion. Les autres fonctionnalités liées aux réunions incluent un hall virtuel, le partage d'écran et un dépannage interactif.

Rapprochez votre ou vos équipes

Il existe de nombreuses façons de rendre votre lieu de travail plus efficace à l'aide de Microsoft Teams. Il s'agit principalement d'une application basée sur le chat et le partage de fichiers. Mais c'est aussi un outil fantastique lorsque vous avez besoin d'avoir une vidéoconférence avec votre équipe.

Planifier une réunion avec un assistant de planification rend la logistique de trouver le bon moment beaucoup plus confortable. Et si quelqu'un ne fait pas partie de votre organisation ou de votre équipe, il peut toujours s'y joindre. Envoyez-leur simplement une invitation par e-mail.

Avez-vous déjà assisté à une réunion Microsoft Teams ? Ou prévu ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.