Comment automatiser les tâches quotidiennes dans Windows 11

Avez-vous déjà souhaité que votre ordinateur puisse gérer les tâches quotidiennes fastidieuses à votre place ? Grâce à Power Automate dans Windows 11, vous pouvez utiliser votre ordinateur pour travailler à votre place. Voici comment l’utiliser pour automatiser les activités répétitives quotidiennes et augmenter la productivité.

1. Nettoyez votre bureau avec la fonction Nettoyage quotidien

Il existe de meilleures façons de stocker des fichiers en dehors du bureau, mais le bureau devient souvent un lieu de stockage pour les captures d'écran, les documents et les fichiers aléatoires tout au long de la journée, ce qui fait de votre bureau un désordre encombré.

Pour résoudre ce problème, créez un flux Power Automate qui trie automatiquement les fichiers de votre bureau dans des dossiers spécifiés en un seul clic.

Ce flux s'exécute quotidiennement à une heure définie (avec le planificateur de tâches Windows), déplaçant les fichiers vers leurs dossiers respectifs en fonction du type de fichier. Par exemple, tous les fichiers .docx, .xlsx et .pdf sont déplacés vers le dossier Documents, les fichiers image tels que .jpg et .png sont déplacés vers le dossier Images et les fichiers de raccourci .lnk sont déplacés vers le dossier Raccourcis.

Cette configuration est simple, utilisant l'interface simple de Power Automate. Tout d’abord, ouvrez Power Automate pour ordinateur de bureau et cliquez sur Nouveau flux . Nommez votre flux avec un nom descriptif comme « Nettoyage du bureau » et cliquez sur Créer . Vous serez redirigé vers le volet principal du flux. Ici, copiez et collez le script suivant dans la zone de flux principale et cliquez sur Enregistrer .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Vous pouvez planifier l’exécution automatique des flux à l’aide du Planificateur de tâches Windows .

2. Les documents sont organisés avec l'automatisation du contrôle de version

Le contrôle de version n'est pas réservé aux développeurs : c'est une bouée de sauvetage pour quiconque travaille avec des fichiers fréquemment mis à jour. Vous avez sûrement eu des difficultés à suivre les révisions de documents, vous retrouvant souvent avec plusieurs versions dispersées dans différents dossiers. Power Automate et OneDrive viennent à votre secours.

Configurez un flux qui sauvegarde automatiquement vos documents importants, y compris les fichiers PDF et les feuilles de calcul, sur OneDrive chaque fois qu'ils sont modifiés. Flow surveille les dossiers spécifiques pour détecter les modifications et synchronise les fichiers mis à jour avec les dossiers correspondants.

Cela vous garantit de toujours disposer d'une sauvegarde à jour de vos documents importants dans le cloud, ce qui facilite l'accès aux versions précédentes si nécessaire. C'est comme avoir un assistant personnel qui garde constamment vos fichiers en sécurité et organisés sans que vous ayez à lever le petit doigt.

Remarque : pour configurer ce flux, vous devez être connecté à votre compte OneDrive dans votre navigateur.

De plus, vous devez également configurer les versions d’horodatage dans OneDrive, ce qui vous permet de suivre les modifications au fil du temps. Si vous écrasez accidentellement un fichier ou devez vous référer à une version plus ancienne, vous pouvez le restaurer rapidement à partir de l'historique des versions de OneDrive.

3. Automatisez les conversions de fichiers pour gagner du temps

Travailler avec des fichiers dans différents formats peut être un casse-tête, surtout lors de leur conversion manuelle. Vous avez dû passer beaucoup de temps sur ces conversions fastidieuses jusqu'à ce que vous commenciez à utiliser Power Automate à la place.

L'application de bureau Power Automate dispose de plusieurs flux de conversion de fichiers intégrés. Il surveille un répertoire spécifié pour les nouveaux fichiers. Chaque fois qu'un fichier est ajouté, qu'il s'agisse d'un document Word ou d'une présentation PowerPoint, Flow le convertit automatiquement au format souhaité, comme PDF.

Après la conversion, Flow déplace les fichiers traités vers des dossiers spécifiques en fonction de leur type et de leur objectif. Cela permet de garder tout organisé et facile à trouver.

Le véritable gain de temps réside toutefois dans l’étape finale : Flow partagera automatiquement les fichiers convertis par courrier électronique à l’aide d’Outlook. Plus besoin de pièces jointes manuelles ni de manipulation des chemins de fichiers. Il suffit de le régler et de l'oublier.

4. Power Automate pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut s’avérer difficile lorsque votre travail et votre vie personnelle sont à portée de clic. Il est facile d’effectuer des tâches professionnelles en dehors des heures prévues. C'est là que Power Automate et le planificateur de tâches Windows s'avèrent utiles.

Par exemple, créez un flux qui ferme les applications liées au travail comme Outlook, Teams et le VPN de votre entreprise à une heure fixe chaque soir. Cela vous aide à vous déconnecter du travail et à profiter de votre temps sans être tenté de vérifier constamment les notifications.

Le thread est déclenché par une tâche planifiée dans le Planificateur de tâches Windows, il s'exécute donc systématiquement à l'heure planifiée.

Créez ce flux à l’aide de l’enregistrement dans Power Automate Desktop. Tout d’abord, ouvrez les applications que vous souhaitez fermer et démarrez un nouvel enregistrement. Ensuite, fermez manuellement chaque application pendant que Power Automate enregistre vos actions. Une fois l'enregistrement arrêté, vous disposez d'un flux de base qui peut reproduire votre routine de fermeture d'application.

Ensuite, modifiez le flux enregistré pour ajouter une gestion des erreurs afin de garantir que le flux peut gérer des situations telles que l'application qui ne s'ouvre pas.

La création d'un flux similaire le week-end déclenche un mode « pas de travail » plus strict. Ce mode vous permet de répondre lorsque vous êtes absent du bureau dans Outlook, de sorte que la frontière entre le travail et les loisirs n'est plus floue.