La plupart des professionnels incluent aujourd’hui une signature dans leurs e-mails. Cela permet aux destinataires de savoir exactement avec qui ils communiquent. Certaines signatures sont personnalisées pour les particuliers et d'autres suivent un format d'entreprise.
Si vous souhaitez apprendre à ajouter votre propre signature sur Outlook, vous êtes au bon endroit. Cet article vous expliquera tout ce que vous devez savoir.
Étapes pour ajouter votre signature dans Outlook
Si vous souhaitez créer une signature à ajouter à la fin de vos e-mails, ainsi que la sélectionner comme signature par défaut, vous serez heureux de savoir que c'est un processus relativement simple. Voici comment ajouter votre signature dans Outlook :
Personnalisez votre signature Outlook
Une fois que vous avez configuré et enregistré votre signature, vous pouvez la personnaliser en bas de la zone d'édition en fonction de vos préférences personnelles. Vous disposez d'une gamme d'options pour personnaliser votre signature afin de la rendre unique pour vos destinataires. Assurez-vous d'expérimenter les options disponibles pour faire ressortir votre signature.
Toutes les options ne sont pas présentes sur cette liste, alors essayez-les toutes par vous-même pour voir si elles correspondent à vos préférences. Notez que si vous ne savez pas quelle icône représente une fonction, passez votre curseur dessus pour que son nom apparaisse à l'écran.
Insérer des images en ligne
Vous souhaiterez peut-être ajouter un logo ou une image d’entreprise à votre signature. Cette option vous permet de faire défiler les images téléchargées sur votre appareil pour les intégrer à votre signature. Une fois que vous avez choisi une image et cliqué sur « Insérer », vous pouvez la redimensionner à votre guise.
Police et taille de police
En cliquant sur l'option Police, une liste déroulante apparaîtra à l'écran et répertoriera toutes les polices disponibles. À droite de l’option « Police » se trouve l’icône « Taille de la police ». En appuyant sur ce bouton de fonction, une liste déroulante similaire apparaîtra et vous permettra de choisir la taille de la police de votre signature.
Gras, italique et souligné
Vous pouvez également mettre en gras, en italique et souligner tout ou partie de votre signature. Pour ce faire, mettez simplement en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier et cliquez simplement sur le bouton de fonction pour obtenir l'effet souhaité, et les modifications seront visibles immédiatement.
A l’inverse, si vous souhaitez faire l’inverse et annuler l’un de ces effets, mettez simplement le texte en surbrillance et appuyez à nouveau sur le bouton de fonction souhaité.
Raccourcis clavier :
Surbrillance et couleur
Si vous souhaitez mettre en valeur certaines informations importantes de votre signature, utilisez la fonction « Surligner ». Pour surligner du texte, appuyez d'abord sur la flèche vers le bas à droite du bouton de fonction « Surligner » et choisissez la couleur que vous souhaitez utiliser. Faites ensuite glisser votre curseur sur le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance et appuyez sur le bouton de fonction « Surligner ».
Une fois terminé, l'arrière-plan de votre texte sélectionné sera de la couleur souhaitée tandis que la couleur de votre police restera la même.
La couleur de votre police sera toujours automatiquement noire. Pour changer cela, appuyez sur la flèche vers le bas du bouton de fonction « Couleur de police », choisissez la couleur souhaitée, puis commencez à taper votre signature. Si vous avez déjà commencé à taper, mettez en surbrillance le texte tapé et appuyez à nouveau sur le bouton « Couleur de police » et la couleur de votre police changera.
Vous pouvez utiliser ces deux fonctions ensemble pour créer une signature colorée unique et accrocheuse.
Puces et numérotation
Pour créer une liste de puces ou ajouter une liste numérotée pour des informations abrégées, appuyez sur les boutons de fonction correspondants. Si vos informations sont déjà présentes, mettez le texte en surbrillance et appuyez sur le bouton « Entrée » du clavier si nécessaire pour diviser les informations et ajouter des puces ou des chiffres à votre liste.
Raccourcis clavier :
Indenter à gauche ou à droite
L’utilisation de ces boutons de fonction rapprochera ou éloignera votre texte de la marge gauche de votre écran. Pour utiliser cette fonction, mettez simplement en surbrillance le texte que vous souhaitez déplacer et appuyez sur « Retrait à droite » pour déplacer le texte de plusieurs espaces vers la droite. À l’inverse, si vous souhaitez que votre texte soit plus proche de la marge de gauche, appuyez sur « Retrait à gauche ».
Citation
Cette fonction ajoute une ligne de style de citation au texte en surbrillance pour faire ressortir des informations spécifiques, que ce soit pour réitérer des informations importantes provenant de vous-même ou de quelqu'un d'autre. Pour exécuter cette fonction, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez citer et appuyez sur le bouton de fonction « Citer ».
Aligner à gauche, à droite et au centre
Ces trois options déplaceront tout le texte d'un côté ou du milieu de votre écran en fonction de vos préférences. Cela peut être utile pour plusieurs raisons, mais l’alignement au centre ou à droite peut être plus esthétique que l’alignement à gauche par défaut.
En appuyant sur l’un ou l’autre bouton de fonction, vous alignerez automatiquement votre texte sans avoir besoin de mettre quoi que ce soit en surbrillance.
Ajouter ou supprimer un lien hypertexte
Ajoutez un lien dans votre signature en mettant le texte en surbrillance et en appuyant sur le bouton « Lien hypertexte ». À partir de là, il vous suffit de taper ou de coller l'URL dans la case qui apparaît et de cliquer sur « OK » pour intégrer votre lien. Vous saurez que cela a réussi car le texte sera désormais souligné en bleu.
Raccourci :
Si vous souhaitez supprimer votre lien hypertexte, mettez en surbrillance le texte souligné en bleu, appuyez sur les 3 points (...) en bas à droite de la zone d'édition, puis cliquez sur « Supprimer le lien hypertexte ».
Annuler et refaire
Annulez votre dernière action en appuyant sur les 3 points (…) et en cliquant sur le bouton « Annuler ».
À l'inverse, si cela a été fait par accident, vous devez appuyer sur le bouton « Rétablir », qui se trouve à droite de la touche « Annuler ».
Changer de cas
En appuyant sur ce bouton, une liste déroulante d'options s'affichera pour modifier le texte en surbrillance ou le texte écrit futur dans un cas particulier. Cela inclut les « minuscules », les « MAJUSCULES », « Majuscules pour chaque mot » et la « Cas de la phrase » par défaut.
Assurez-vous d'appuyer sur le bouton Enregistrer une fois que vous avez fini de personnaliser votre signature pour enregistrer vos modifications.
Conseils et bonnes pratiques pour créer des signatures efficaces sur Outlook
Une fois que votre signature est prête à être ajoutée à votre future correspondance, assurez-vous que votre produit fini est adapté à la situation ou au destinataire que vous contactez. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour créer une signature efficace sur Outlook.
Gardez votre signature simple
Gardez votre signature concise et précise. Utilisez une seule image pertinente et évitez d’ajouter trop de texte, sinon vos destinataires pourraient négliger votre travail acharné.
Inclure uniquement les informations essentielles
Pour une signature professionnelle, limitez vos informations à votre nom, votre titre, le titre de votre entreprise, le logo de votre entreprise et vos coordonnées afin de conserver un aspect professionnel à vos e-mails.
Utilisez une image de marque cohérente
Lorsque vous représentez une entreprise, respectez les mêmes polices et couleurs pour rester uniforme avec son identité.
Si vous possédez votre propre entreprise ou utilisez une adresse e-mail personnelle, vous pouvez inclure vos pronoms, la façon de prononcer votre nom, des liens vers vos réseaux sociaux ou toute autre information clé pour permettre à vos destinataires de mieux vous connaître.
Créer des signatures supplémentaires
Outlook vous permet de créer autant de signatures que vous le souhaitez, mais en appuyant sur « Nouvelle signature » dans l'écran « Composer et répondre ». Créez une signature spécifiquement pour la première fois que vous envoyez un e-mail à quelqu'un afin qu'il sache exactement qui vous êtes. Alternativement, vous pouvez également avoir une signature abrégée pour les réponses et les messages transférés pour les personnes que vous connaissez déjà.
Vous pouvez attribuer des signatures spécifiques dans les menus déroulants « Nouveaux messages » et « Réponses/Transferts » de l'écran « Rédiger et répondre » sur Outlook.
Testez vos signatures
Envoyez des e-mails de test à vous-même ou à vos collègues pour vous assurer que votre signature apparaît comme prévu et que tous les hyperliens fonctionnent correctement.
Signature des signatures Outlook
Créer une signature sur Outlook est un processus simple qui donne une touche professionnelle à vos e-mails. Mieux encore, il existe des options de personnalisation pour créer une signature bien conçue sur Outlook et ajouter une autre couche de sophistication à votre correspondance électronique. Expérimentez avec les options personnalisées disponibles pour créer une signature professionnelle et mémorable afin de laisser une impression durable à vos destinataires.
Avez-vous déjà ajouté une signature dans Outlook ? Si oui, avez-vous utilisé l'une des options de personnalisation présentées dans cet article ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
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