Lorsque vous travaillez sur une feuille de calcul Google avec différents collaborateurs, il est crucial de suivre toutes les modifications. De cette façon, tout le monde peut se référer à de nouvelles informations et rester à jour.
Le suivi et la gestion des modifications dans Google Sheets sont assez simples. Il existe différentes façons de le faire en activant différentes fonctions ou en utilisant un module complémentaire. Explorons-les.
Suivre les modifications en activant les règles de notification
La fonctionnalité intéressante qui existe dans Google Sheets "Règles de notification" vous permet d'être toujours informé des modifications apportées au document. Une fois que vous l'activez, vous recevrez des e-mails chaque fois qu'il y a un changement dans la feuille. Vous pouvez décider si vous souhaitez recevoir des notifications chaque fois que quelqu'un apporte une modification ou obtenir un résumé de toutes les modifications.
Voyons comment procéder :
Suivre les modifications en activant l'historique des versions
Une autre méthode utile pour suivre les modifications dans Google Sheets consiste à activer "l'historique des versions". Cette fonction donne un aperçu de toutes les modifications, ainsi que des détails tels que qui a effectué les modifications et quand. Voici comment procéder :
Il y aura une barre sur le côté droit de la feuille montrant les noms des éditeurs dans différentes couleurs. Désormais, toutes les nouvelles modifications seront mises en surbrillance dans une couleur représentant la personne qui a effectué les modifications.
Suivre les modifications avec Sheetgo
Il existe un module complémentaire appelé Sheetgo qui vous permet de suivre facilement les modifications dans vos feuilles de calcul Google et d'importer automatiquement des données chaque jour. Tout d'abord, vous devrez installer le module complémentaire . Ensuite, vous devez ouvrir la feuille où vous souhaitez suivre les changements quotidiens et celle avec les données nécessaires. Voici comment commencer à utiliser le module complémentaire :
Maintenant que vous avez fait cela, voyons comment importer des données de la feuille actuelle vers celle où vous souhaitez suivre les modifications.
Une fois ces étapes effectuées, vous devrez également activer "Ajouter des données" pour terminer le processus. Ce faisant, le module complémentaire ajoute automatiquement les données sous les données précédemment importées. Vous devez également cocher "Activer le formatage de transfert" afin que vos deux feuilles se ressemblent.
Vous pouvez choisir de nommer la connexion pour de futures références. Dans la section "Mise à jour automatique", vous pouvez décider à quelle fréquence et à quelle heure vous souhaitez que l'importation des données se produise. L'activation de cette option et la sélection de la fréquence des importations de données vous permettent d'obtenir des mises à jour quotidiennes des modifications.
Enfin, cliquez sur "Terminer" pour terminer le processus. Les nouvelles données seront désormais ajoutées quotidiennement sous les données existantes. Chaque jour, vous ouvrez la feuille, vous obtiendrez de nouvelles informations, vous permettant de suivre les changements.
Cet add-on est utile car il ne nécessite qu'une connexion unique. Une fois que vous l'aurez fait, vous pourrez suivre automatiquement et quotidiennement les modifications apportées à vos feuilles de calcul Google.
Remarque : Vous pouvez décider de désactiver la "Mise à jour automatique" ou de modifier la fréquence d'importation des données. Reportez-vous à la section ci-dessus si vous souhaitez le faire.
Suivre les modifications en activant le "formatage conditionnel"
Une représentation visuelle des modifications peut être un moyen très simple de suivre toutes les modifications. Il existe une option dans Google Sheets pour le faire - il vous suffit de l'activer. Voici comment procéder :
Disons que vous choisissez le bleu comme couleur d'arrière-plan. Si une personne saisit des données ou apporte des modifications aux cellules formatées, la cellule où elle le fait devient bleue. Aussi simple que cela!
Suivre les modifications en activant "l'historique des cellules"
Si vous souhaitez suivre les modifications apportées à une seule cellule, vous pouvez le faire en activant la nouvelle option "Historique des cellules". Cela vous permet de voir le nom du collaborateur qui a effectué le changement et l'horodatage du changement. Voici comment procéder :
Toutes nos félicitations!
Désormais, vous n'aurez aucun problème à activer le suivi des modifications dans Google Sheets. Il existe différentes méthodes pour le faire. Vous pouvez activer "Règles de notification", "Historique des versions", "Mise en forme conditionnelle", "Historique des cellules" ou obtenir un module complémentaire tel que Sheetgo.
Avez-vous déjà essayé l'une des méthodes ? Lequel fonctionne le mieux pour vous ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
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