La formation à la conformité semble généralement être une tâche inutile. Les dirigeants de la plupart des organisations ont l'impression que c'est un gaspillage d'argent et une distraction des activités lucratives. Pendant ce temps, les employés y voient une tâche inutile qui n'a rien à voir avec leurs rôles formels. En fait, la simple mention de « formation à la conformité » suscite généralement des grognements chez la plupart des employés. C'est l'attitude malheureuse que la plupart des entreprises et des professionnels ont sur cet exercice.
Cela dit, vous devez comprendre que la formation à la conformité est très importante pour votre organisation. Il peut s'agir d'une dépense supplémentaire, mais son impact ne peut jamais être sous-estimé.
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Qu'est-ce que la formation à la conformité ?
La formation à la conformité consiste à éduquer vos employés sur les politiques qu'ils doivent respecter dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes. Cela implique d'enseigner à la fois les directives organisationnelles et juridiques qui s'appliquent à leurs rôles spécifiques et à l'industrie dans son ensemble.
Au niveau organisationnel, l'exercice peut couvrir les politiques anti-harcèlement (à la fois général et sexuel) et anti-violence.
Les programmes légalement mandatés peuvent inclure HIPAA , qui s'applique à différents acteurs du secteur de la santé, tels que les prestataires de soins de santé et les centres d'échange, les plans de santé et les associés commerciaux.
En général, la formation à la conformité couvre généralement la confidentialité, le code de conduite, la santé et la sécurité et les conflits d'intérêts.
En quoi la formation à la conformité est-elle importante ?
1. Réduit les risques
La formation à la conformité réduit les différents risques et surtout les implications juridiques . Il aide vos employés à connaître les limites de leurs rôles spécifiques lorsqu'ils interagissent avec des clients et d'autres travailleurs au sein de l'organisation.
2. Augmente la compréhension entre les employés
Les politiques ne signifient rien si personne ne les connaît. La vérité est qu'une grande majorité d'employés ne passent jamais par le jargon juridique qui accompagne leurs contrats.
Ce programme offre un moyen beaucoup plus simple et efficace de faire comprendre à vos employés les politiques de votre organisation. Comme le rapporte Easy Llama , la formation ne doit pas être ennuyeuse. Une session de formation interactive peut compresser tous les documents dans une vidéo et un guide faciles à comprendre.
3. Crée un environnement de travail productif et plus sûr
La création d'un espace de travail sûr et productif est une priorité absolue pour toutes les entreprises. C'est précisément ce que la formation vise à atteindre. Par exemple, il guide vos employés dans les politiques sur le harcèlement sexuel et élimine les zones grises qui peuvent rendre l'environnement de travail dangereux pour certaines personnes. Non seulement cela protège les employés, mais cela vous protège également contre les mauvaises relations publiques et les problèmes juridiques.
4. Fournit une preuve d'achèvement
Avoir la preuve que vos employés ont suivi la formation est bénéfique à bien des égards. La première et la plus évidente est que vous aurez respecté les lois fédérales et nationales telles que la loi sur la sécurité et la santé au travail ( OSHA ).
La preuve peut également vous aider à obtenir des couvertures d'assurance à faible prime pour votre organisation.
Les autres avantages de cette formation sont :
Comment rendre votre formation à la conformité efficace
1. Clarifier les objectifs
Plus les objectifs sont clairs, plus il est facile d'atteindre vos objectifs. Assurez-vous que vos employés comprennent au préalable tout l'intérêt du programme. Expliquez-leur l'importance et les avantages de la formation, afin que cela ne ressemble pas à une autre formalité.
De plus, les gens ont tendance à mieux réagir aux programmes lorsqu'ils comprennent leur importance.
2. Couvrir les problèmes pertinents
Les programmes de conformité peuvent être très larges. Cependant, selon votre secteur d'activité et les rôles de vos employés, certains sujets peuvent ne pas être pertinents. Prenez le temps de rédiger un guide couvrant uniquement les politiques qui s'appliquent à votre personnel. Vous pouvez également les répartir en plusieurs groupes si cela vous permet d'atteindre plus facilement les objectifs fixés. Alternativement, vous pouvez essayer l'apprentissage en ligne qui permet aux employés d'apprendre différents modules à des rythmes différents.
Un programme de formation pertinent permet également aux participants de ne pas s'en désintéresser.
3. Rendre le programme engageant
L'attitude envers les programmes de conformité est terrible chez la plupart des professionnels. Par conséquent, n'aggravez pas la situation en les asseyant pendant plusieurs heures d'une session ennuyeuse. Sinon, la plupart d'entre eux n'assisteront à la séance que par nécessité et ils en sortiront n'ayant presque rien appris.
Comment rendre la formation intéressante ? Commencez par découper ou expliquer le jargon juridique avec des exemples pratiques et réels. L'apprentissage en ligne peut rendre les sessions plus attrayantes. Cela donnera également à votre personnel de la flexibilité tout en apprenant dans un délai donné.
4. Demandez des commentaires
Demandez à vos employés de donner leur avis sur la formation. Laissez-les vous dire à quel point la formation était pertinente et ce qu'ils amélioreraient. Si le programme a été réalisé par e-learning , envisagez d'organiser une réunion et répondez à tous les commentaires que vous avez reçus.
La formation à la conformité est cruciale pour toutes les organisations, et elle n'a pas besoin d'être aussi ennuyeuse que la plupart des gens la perçoivent. Sortez des papiers et adoptez une démarche interactive moderne.
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