3 façons préférées dutiliser Copilot dans Outlook

Microsoft Copilot est un outil puissant qui améliore la productivité des produits Microsoft 365, y compris Outlook. Copilot dans Outlook fournit un certain nombre de fonctionnalités pour gérer le courrier et promouvoir une communication efficace. Voici trois moyens utiles pour rester au courant de votre boîte de réception.

Remarque : Copilot dans Outlook (et d’autres applications Microsoft 365) nécessite une licence Copilot, qu’il s’agisse d’une licence Microsoft 365 Copilot émise par votre organisation ou d’un abonnement Copilot Pro via votre compte Microsoft personnel (qui coûte 20 $/mois).

1. Résumez les longs fils de discussion par e-mail

Les longs échanges de courrier électronique peuvent rapidement devenir chaotiques, ce qui rend difficile le suivi des détails clés. Copilot dans Outlook vous aide à extraire rapidement et en toute transparence des détails importants et des points d'action à partir de longs fils de discussion par courrier électronique (également appelés conversations). L'outil peut facilement extraire les points clés de plusieurs messages et résumer une longue conversation pour voir, par exemple, quelles décisions ont été prises pour l'élément de projet en cours de discussion.

Pour ce faire, sélectionnez une conversation par courrier électronique dans Outlook et sélectionnez Résumé par Copilot en haut du fil de discussion. Copilot analysera le fil de discussion et générera un résumé pour vous en haut de l'e-mail.

Dans la capture d'écran ci-dessous, Copilot a créé un résumé à partir d'un fil de discussion par courrier électronique avec un responsable du support, mettant en évidence les points clés de la discussion après la demande de service et les étapes suivantes.

2. Rédigez des e-mails comme un pro

Copilot peut vous aider à rédiger un nouvel e-mail ou à répondre à une conversation existante : fournissez simplement une brève invite pour clarifier vos besoins et l'IA vous aidera à trouver les bons mots. Une fois que vous avez un brouillon, vous pouvez ajuster la longueur et le ton de votre brouillon en fonction de votre style.

Voici comment rédiger un e-mail Outlook à l'aide de Copilot :

• Lors de la rédaction d’un nouvel e-mail, sélectionnez l’ icône Copilot dans la barre d’outils.
• Sélectionnez Brouillon avec copilote dans le menu déroulant.
• Dans la boîte Copilot, entrez votre invite et utilisez l' icône Options de génération pour spécifier la longueur et la tonalité souhaitées.
• Une fois terminé, sélectionnez Générer et Copilot rédigera le contenu pour vous.
• Si ce n'est pas tout à fait comme souhaité, sélectionnez Régénérer le brouillon .
• Une fois que vous êtes satisfait du résultat, sélectionnez Conserver .

Notez que Copilot peut créer plusieurs brouillons du même e-mail, chacun avec un ton et une longueur différents. Par exemple, vous pouvez demander à Copilot dans Outlook de rendre les e-mails plus formels ou informels, plus longs ou plus courts. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer dans chaque brouillon.

Une fois terminé, vous pouvez modifier le brouillon selon vos besoins pour compléter ou corriger les informations pertinentes et envoyer l'e-mail.

3. Maintenez la clarté et un ton cohérent dans tous vos e-mails

Si vous avez déjà eu du mal à savoir si vos e-mails sont pertinents ou non, la fonction de coaching par e-mail de Copilot sera une bouée de sauvetage. En plus de la prise en charge de l'édition des e-mails, Copilot dans Outlook vous aide à rédiger des e-mails plus efficacement grâce au coaching par e-mail. Il analyse vos brouillons d'e-mails et fait des suggestions pour améliorer le ton, le sentiment et la clarté afin que vous puissiez transmettre votre message de la meilleure façon possible.

Depuis l’ icône Copilot dans la barre d’outils, sélectionnez Coaching par Copilot dans le menu déroulant. Copilot générera un petit rapport avec ses conclusions et fera des recommandations pour une communication plus efficace. Il indiquera si le brouillon de l'e-mail a un ton chaleureux, sincère, enthousiaste, apologétique, etc. et suggérera si le brouillon pourrait être plus positif ou plus direct ou quelque chose comme ça. Copilot vérifie également la clarté des e-mails et fait des suggestions d'amélioration. Si l’une des suggestions vous plaît, vous pouvez ajouter vos commentaires au brouillon avant de l’envoyer.

Remarque : Copilot est uniquement disponible dans le « nouveau » Outlook pour le Web, Outlook Online et Outlook pour Windows. De plus, outre les comptes professionnels ou scolaires, Copilot dans Outlook ne prend en charge que les comptes Microsoft qui utilisent les adresses e-mail outlook.com, hotmail.com, live.com et msn.com, et non les adresses e-mail tierces, comme Gmail.

Copilot dans Outlook permet non seulement de surmonter plus facilement l’obstacle mental que représente le démarrage ou la poursuite d’une conversation par courrier électronique, mais il contribue également à améliorer votre communication par courrier électronique. Copilot dans Outlook offre également quelques autres fonctionnalités, comme la possibilité de créer rapidement une invitation à une réunion à partir d'une discussion par courrier électronique. Cependant, ces fonctionnalités ne sont disponibles que si vous disposez d’une licence Microsoft 365 Copilot (Work).