Six applications phares pour les entreprises : de Sunrise à Slack, tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner correctement

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Entrez dans n'importe quel bureau, usine ou salle de réunion et vous trouverez probablement plus de tablettes et de smartphones utilisés que d'ordinateurs. Les affaires sont désormais souvent menées sur l'appareil le plus proche, ce qui signifie que vous avez besoin d'applications de classe entreprise.

De tels outils peuvent aider à toutes sortes de tâches, de la communication d'équipe et de la prise de notes à la gestion de projet. De nombreux outils puissants sont multiplateformes, et ceux que nous examinons ici ont tous été testés dans des environnements professionnels réels. Voici une sélection de six excellentes applications pour les entreprises, ainsi que les conseils clés dont vous avez besoin pour en tirer le meilleur parti.

1. Mou

Disponible sur :  Android , Chrome OS ,  iOS , OS X , Windows , Application Web

Lorsqu'il s'agit de travailler en équipe, le courrier électronique est un mauvais moyen de communication. Cela prend du temps, mais il est facile de l'oublier. les informations importantes sont réparties sur des fils disparates ; et lorsque plusieurs révisions de documents sont envoyées en pièces jointes, le risque de confusion est horrible.

Slack adopte une approche différente : il s'agit d'une application de messagerie instantanée intelligemment conçue pour les adultes. Les projets ou groupes individuels peuvent être divisés en canaux distincts (chacun désigné par un hashtag de type Twitter) - vous pouvez donc avoir un canal pour l'équipe #Marketing, par exemple, et un autre pour la #WinterMarketingCampaign. Vous pouvez diviser et subdiviser les membres de l'équipe selon vos besoins afin que chacun soit tenu au courant, tandis que ceux qui n'ont pas besoin d'être impliqués dans une conversation ne soient pas dérangés.

"Slack adopte une approche différente : c'est une application de messagerie instantanée intelligemment conçue pour les adultes"

Toutes les conversations de chaque canal se déroulent comme un fil unique ; il n'y a pas de fils séparés pour différents sujets. Pour les personnes habituées à créer différentes conversations avec des lignes d'objet uniques dans un e-mail, cela peut être déconcertant au début, mais vous vous habituez rapidement à tout avoir au même endroit. Il existe une fonction de recherche astucieuse, qui est très rapide, met en évidence les termes de recherche dans les résultats et permet généralement de revenir en arrière et de reprendre un fil de conversation plus ancien quand vous le souhaitez.

Vous pouvez également partager des documents avec d'autres membres de la chaîne, et les commentaires faits sur ces documents sont conservés avec les documents eux-mêmes, il n'est donc pas nécessaire de parcourir votre boîte de réception pour rassembler toutes les réponses à un brouillon particulier.

Slack fonctionne sur toutes les principales plates-formes et vous pouvez reprendre et rejoindre des conversations sur n'importe quel appareil que vous avez sous la main. Son utilisation est gratuite, mais si vous voulez une archive consultable au-delà de 10 000 messages, vous devrez passer à l'un des plans payants, qui commencent à partir de 7 $ par mois pour les petites et moyennes entreprises par mois. C'est un modèle commercial intelligent car, après quelques semaines d'utilisation de Slack, nous ne pensons pas que beaucoup de gens voudront revenir aux 562 messages non lus dans leur boîte de réception.

2. Evernote

Disponible sur : Android , iOS , OS X , Windows , Windows Phone , application Web

Evernote était l'application de prise de notes de choix pour les professionnels avant que l'iPad ne soit une lueur dans les yeux de Steve Jobs. Aujourd'hui, il est devenu une famille d'outils qui s'intègrent de manière transparente dans l'application principale Evernote.

Commençons par Penultimate, une application d'écriture numérique pour iPad. Associée à un stylet Jot Script Evernote Edition, c'est la première application à nous convaincre que l'écriture cursive sur un écran de tablette pourrait bien fonctionner. C'est en grande partie grâce à la boîte de zoom, qui se concentre sur une petite partie de l'écran et déplace la page sous vous pendant que vous écrivez, vous permettant d'écrire comme vous le feriez avec un vrai stylo et du papier. Même avec l'écriture manuscrite bâclée de nos journalistes, la fonction de recherche fait un travail de transcription remarquablement bon, et vos griffonnages avant-derniers sont enregistrés dans Evernote sans problème.

"Même avec l'écriture bâclée de nos journalistes, la fonction de recherche fait un remarquable travail de transcription"

Ensuite, il y a l'application Scannable pour iOS , qui vous permet de capturer des documents imprimés ou manuscrits, tels que des reçus de dépenses ou des post-it, et de les enregistrer dans vos dossiers Evernote (ou en tant que rendez-vous du calendrier si le document détaille une date). Numérisez une carte de visite - en utilisant Scannable ou les applications mobiles Evernote - et non seulement les informations sont instantanément numérisées pour être stockées dans vos contacts, mais vous êtes également invité à établir une connexion instantanée sur LinkedIn, ce qui est un moyen facile de développer des affaires des relations.

Enfin, l'application multiplateforme Skitch possède une fonctionnalité qui tue : elle vous permet d'annoter rapidement Google Maps. Donc, si vous avez besoin de donner à un client ou à un collègue des instructions claires sur la façon de se rendre à un lieu de réunion, ou si vous souhaitez marquer une carte "Trouvez-nous ici" à intégrer sur le site Web de l'entreprise, c'est parfait pour le travail.

3. Lever du soleil

Disponible sur : Chrome OS , iOS , OS X , application Web

Sunrise est un puissant gestionnaire de calendrier qui fonctionne sur toutes les principales plates-formes autres que Windows Phone - ce qui explique probablement pourquoi Microsoft a récemment payé 100 millions de dollars pour acquérir son éditeur. Espérons que cela ne signifie pas que le développement sur d'autres plates-formes sera réduit, car, dans le domaine surpeuplé des applications de calendrier, Sunrise est le meilleur.

C'est en partie parce qu'il rassemble un large éventail de systèmes de calendrier professionnels et personnels : les événements Exchange, Google et iCloud sont couverts, tout comme les rappels d'autres applications, notamment Evernote, GitHub et LinkedIn. Sunrise regroupe tout dans une seule vue de calendrier qui vous montre ce qui est à l'ordre du jour pour les prochains jours, ainsi qu'une prévision météorologique.

"Les événements Exchange, Google et iCloud sont couverts, tout comme les rappels d'autres applications, notamment Evernote, GitHub et LinkedIn"

L'exécution est pleine de touches délicieuses, telles que la façon dont les événements du calendrier sont automatiquement attribués à des icônes en fonction de leurs descriptions. Les rendez-vous contenant le mot "entretien", par exemple, reçoivent de petites bulles, tandis que "anniversaire" reçoit un ballon. Créez un nouveau rendez-vous et (sur Android et iOS), vous pouvez composer l'heure sur un cadran d'horloge virtuel - une interface plus rapide et plus intuitive que les menus déroulants conventionnels.

Les utilisateurs d'Android peuvent également installer un widget Sunrise sur leur écran d'accueil, pour un aperçu en un coup d'œil des rendez-vous à venir et la possibilité de les ajouter rapidement sans avoir à ouvrir l'application au préalable. Les utilisateurs de bureau, quant à eux, peuvent utiliser Sunrise via une application Google Chrome, qui vous permet d'exécuter le calendrier dans une fenêtre autonome. Ici, vous devez double-cliquer sur un espace vide du jour concerné pour créer un nouveau rendez-vous, ce qui n'est pas immédiatement évident - mais c'est peut-être le seul faux pas d'utilisabilité que Sunrise fait sur n'importe quelle plate-forme.

4. Cogi

Disponible sur :  Androïd , iOS

Même les experts en sténographie admettront que les notes prises lors des réunions ne sont jamais une représentation fidèle de ce qui a été dit. Cogi vous permet de capturer ces moments clés de réunions, de discours ou de présentations sans avoir à parcourir un enregistrement de la session complète.

"Cogi vous permet d'immortaliser les moments clés des réunions"

Utiliser Cogi est aussi simple que de l'activer au début de la réunion ; cela permet à Cogi d'écouter ce qui se dit, mais l'enregistrement ne démarre que lorsque vous appuyez sur le bouton Highlight. La partie intelligente est que - puisque vous ne savez souvent pas à l'avance quand quelqu'un est sur le point de dire quelque chose qui mérite d'être noté - Cogi maintient un tampon audio. Ainsi, lorsque vous appuyez sur Mettre en surbrillance, la capture audio commence par les 15 secondes d'audio précédentes. (Si vous préférez, vous pouvez définir le tampon de pré-capture sur 5, 15, 30 ou 45 secondes.)

Lorsque la partie intéressante est terminée, appuyez simplement à nouveau pour arrêter l'enregistrement. Il n'y a pas de limite à la durée des temps forts - il peut s'agir d'un extrait sonore de cinq secondes ou d'un monologue de 30 minutes. L'idée est de n'enregistrer que les éléments cruciaux afin de pouvoir revoir rapidement les faits saillants à une date ultérieure.

Tous les moments forts d'une réunion sont regroupés dans une seule session, et chaque clip peut être nommé pour référence ultérieure. Il est également possible d'ajouter des notes de texte et des photos à une session. Les sessions peuvent également être étiquetées - l'application vous permet de rechercher dans vos contacts les noms des orateurs à étiqueter, ainsi que de fournir des étiquettes par défaut telles que #FollowUp, #Important ou #Reminder. Les balises et les notes peuvent être recherchées pour faciliter la localisation d'anciens enregistrements à une date ultérieure.

L'application est gratuite, bien qu'il existe un service d'abonnement vous permettant de payer pour une transcription de vos notes. Puisque tout l'intérêt de l'application est de n'enregistrer que les temps forts d'une réunion ou d'une présentation, il ne devrait cependant pas être trop pénible de retranscrire la vôtre

5 minutes

Disponible sur :  iPad

Semblable à Cogi, Minutes est conçu pour garantir que ces moments clés de la réunion ne soient pas oubliés une fois que vous quittez la salle de réunion. Cela rend le processus de prise de minutes aussi indolore que possible - tant que vous pouvez supporter de les taper sur un iPad - en gérant tout, de l'enregistrement des points d'action à l'envoi des minutes terminées aux participants.

"Minutes est conçu pour garantir que ces moments clés de la réunion ne soient pas oubliés"

Vous commencez par entrer la description de votre réunion – ou si la réunion est déjà stockée dans votre calendrier, Minutes peut en extraire le titre. Vous ajoutez ensuite des participants à partir des contacts de votre iPad. Si vous n'avez pas d'adresse e-mail stockée pour un participant particulier, son nom sera surligné en orange et vous pourrez appuyer dessus pour ajouter une adresse.

Le formulaire Procès-verbal comprend également un "espace de préparation", où vous pouvez saisir toutes les notes qui vous resteront privées (peut-être des arrangements pour les réunions à venir). Ensuite, il y a un formulaire où vous notez les procès-verbaux comme vous le feriez normalement. La mise en page est claire, bien que nous aimerions voir plus d'options de formatage, telles que la possibilité de souligner ou d'enhardir les titres, ou d'utiliser des puces et des listes numérotées.

Plus utilement, à côté des notes générales, il est également possible de créer des points d'action. Le formulaire vous permet de saisir un point d'action, d'affecter une personne responsable à partir de la liste des participants et de définir une date limite.

Lorsque la réunion est terminée et que toutes les notes et tous les points d'action ont été pris, vous pouvez appuyer sur un seul bouton pour envoyer le procès-verbal à tous les participants, avec les points d'action et les délais inclus. Ensuite, lors de la réunion suivante, vous pouvez consulter le compte rendu de la réunion précédente (faire pivoter l'iPad en mode paysage pour accéder aux notes des réunions précédentes) et cocher chaque point d'action, ce qui permet de s'assurer facilement que tout a été fait. Les procès-verbaux gardent les choses claires, concises et responsables.

6. Gestionnaire d'éclipse

Disponible sur :  Windows , Windows Phone

Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois et que vous utilisez Windows , jetez un œil à Eclipse Manager. Il vous aide à garder une trace de toutes les tâches individuelles qui doivent être accomplies pour chaque projet, en identifiant celles qui nécessitent votre attention immédiate et celles qui peuvent être lancées dans l'herbe longue.

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L'interface utilisateur d'Eclipse Manager est divisée en dossiers, projets et tâches. Les dossiers organisent des projets d'un type similaire (disons "développement d'applications"), tandis que les projets (tels que "application de gestion des contacts") comprennent une liste de tâches ("wireframe la page d'accueil") qui doivent être complétées. Chaque projet peut être suivi des coûts, avec trois options de facturation : incrémentielle (avec des sommes affectées à chaque tâche), à ​​l'achèvement ou horaire. Si vous facturez à l'heure, vous pouvez utiliser l'application pour savoir quand vous commencez et arrêtez de travailler sur une tâche particulière, ce qui vous aide à maîtriser la facturation.

Les tâches individuelles, quant à elles, peuvent se voir attribuer une priorité et des délais spécifiques et être triées dans différentes colonnes au sein des projets. Vous pouvez créer des colonnes pour « à faire » et « tâches terminées », ou créer des sous-catégories de tâches au sein d'un projet. Cliquez simplement avec le bouton droit de la souris dans un espace vide d'un projet pour afficher l'option de création de colonnes.

Eclipse n'est pas le gestionnaire de tâches le plus sophistiqué qui soit. Il n'y a pas d'option pour créer des graphiques ou des dépendances - vous ne pouvez pas spécifier que les tâches A et B doivent être effectuées avant que la tâche C puisse être lancée - et vous ne pouvez pas définir de délai global pour votre projet.

Pourtant, cette simplicité même est ce qui rend Eclipse si attrayant : vous pouvez prendre le logiciel et commencer en quelques secondes. Enregistrez simplement vos projets et tâches, passez en revue ce qui doit être fait en premier dans la vue Chronologie et continuez avec ce qui leur rapporte de l'argent. La vignette dynamique vous rappellera votre liste de tâches si vous êtes distrait.