Comment utiliser Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint ensemble pour collaborer

Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint sont tous inclus dans le package d'abonnement Microsoft 365, vous aidant à travailler et à collaborer efficacement à distance. Apprenons avec Download.vn comment utiliser au mieux les outils de collaboration à distance dans Microsoft 365 !

Comment combiner Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint

Comment utiliser Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint pour travailler à distance

• Équipes Microsoft
  • Appeler, rencontrer en ligne, envoyer des SMS
  • Partage d'écran
  • Équipes publiques et privées
• OneDrive
  • Partager et synchroniser des fichiers
  • Contrôler le partage et l’accès
  • Marquer les membres
  • Modifier en temps réel
• SharePoint
  • Gestion de contenu
  • Page de communication
  • Partage et décentralisation

Équipes Microsoft

Microsoft Teams est un outil complet de communication et de collaboration. Vous et vos coéquipiers pouvez gérer de nombreux aspects de votre projet directement dans Teams. Des réunions de groupe aux appels directs, en passant par les SMS, l'ouverture de fichiers et le travail en commun, tout est extrêmement pratique.

Appeler, rencontrer en ligne, envoyer des SMS

Microsoft Teams est une excellente application pour appeler et organiser des réunions de groupe. Vous pouvez planifier des réunions dans le calendrier Outlook pour un groupe spécifique.

Microsoft Teams enverra automatiquement des notifications aux membres concernés afin que personne ne manque une réunion importante.

Lorsque vous envoyez un SMS, vous pouvez identifier la personne concernée avec le message avec @name afin qu'elle ne manque pas le contenu ou les tâches à accomplir.

Partage d'écran

Lors d'une réunion sur Teams, cliquez sur le bouton Partager du contenu pour partager des ressources sur votre ordinateur. Microsoft Teams vous permet de partager :

• Écran pour une collaboration transparente sur plusieurs fenêtres, fenêtres contextuelles, notifications et applications.
• Une fenêtre spécifique lorsque vous devez vous concentrer sur un contenu et garder les activités du bureau privées.
• Présentation sur PowerPoint. Le public peut se déplacer à travers les diapositives s'il le souhaite.
• Tableau blanc Microsoft pour la conception collaborative UI/UX, les produits et bien plus encore.

Équipes publiques et privées

Les canaux d'équipe publics vous permettent de collaborer librement avec des personnes externes. Par exemple, créez une équipe publique de conception graphique ou de développement d’applications au sein de laquelle vous collaborez avec des développeurs partenaires.

Lorsque vous devez gérer un travail en dehors d'un projet avec un partenaire, vous devez créer une chaîne de groupe privée pour les membres. Vous pouvez partager des fichiers, discuter d'idées et prendre des décisions qui sortent du cadre de la décision de votre partenaire.

OneDrive

Interface OneDrive

OneDrive est un service de stockage cloud Microsoft offrant une excellente sécurité des données. Cet outil aide les membres de l'équipe à accéder facilement aux fichiers et documents de projet n'importe où.

Lors de la formation d'une équipe sur Microsoft Teams, OneDrive devient l'outil cloud par défaut. Vous pouvez profiter des fonctionnalités suivantes pour collaborer avec des équipes distantes :

Partager et synchroniser des fichiers

Gérer les autorisations de partage sur OneDrive

Vous pouvez créer des bibliothèques partagées pour chaque projet. Ajoutez ensuite les membres associés. Désormais, tous les membres peuvent voir les fichiers que vous créez ou téléchargez dans cette bibliothèque.

Les applications OneDrive synchronisent votre appareil avec le cloud et enregistrent automatiquement les derniers fichiers sur votre disque local. Ainsi, vous et vos coéquipiers pouvez travailler ensemble sur les documents de projet même si vous perdez votre connexion Internet pendant un certain temps. Toutefois, la collaboration en temps réel n'est pas prise en charge hors ligne.

Contrôler le partage et l’accès

Vous contrôlez totalement les données. Si vous ne partagez pas de fichiers dans un groupe Teams ou une bibliothèque dans OneDrive, vos fichiers sont totalement privés. Si vous avez besoin de partager des fichiers de toute urgence, faites simplement glisser et déposez les fichiers dans un dossier partagé ou un groupe Teams.

Vous pouvez définir des droits d'accès aux fichiers et documents du projet, envoyer des liens de contenu à certains membres, pas nécessairement à toute l'équipe. Limitez ensuite le chargement du contenu, l'aperçu uniquement ou tout autre paramètre souhaité.

Marquer les membres

Les rédacteurs, les éditeurs et les chefs de projet peuvent réduire leur charge de travail en balisant les documents. Si vous êtes en train de modifier un brouillon et que vous avez besoin que quelqu'un ajoute des données historiques au contenu, mentionnez-le simplement sur le document avec un @name.

La personne taguée recevra un e-mail automatique avec un lien vers ce fichier et un commentaire. Cette fonctionnalité vous permet, à vous et à toute votre équipe, de gagner un temps considérable.

Modifier en temps réel

Vous pouvez réduire le temps nécessaire à la création et à la révision du contenu en passant à l'édition en temps réel. Cette méthode est extrêmement efficace lorsqu'une collaboration de groupe est nécessaire sur de grands projets de contenu.

Vous et vos coéquipiers pouvez ouvrir le même fichier Excel, Word ou PowerPoint dans un navigateur Web. Tous les collaborateurs voient chaque modification apportée.

SharePoint

Vous pouvez utiliser Microsoft SharePoint comme portail intranet par défaut pour n'importe quel projet. SharePoint vous aide à déployer en toute sécurité des tâches, des rapports, des flux de travail et à distribuer certains projets en ligne sans avoir à gérer de serveurs back-end.

Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités SharePoint recommandées lorsque vous travaillez entièrement à distance :

Gestion de contenu

Vous pouvez gérer facilement les données du projet telles que les documents, les fichiers, les photos, les ressources de conception, les contacts téléphoniques/e-mail et les vidéos sur SharePoint, et même créer des segments pour chaque fichier.

Vous pouvez ajouter une recherche basée sur les métadonnées afin que les membres de l'équipe puissent facilement ouvrir des fichiers n'importe où. Les utilisateurs peuvent également afficher des fichiers sur l'application mobile SharePoint.

Page de communication

Page de communication sur SharePoint

Vous pouvez utiliser SharePoint pour la communication visuelle. Par exemple, créez différentes pages de communication sur votre intranet pour des publics tels que les membres de l'équipe, les clients, les fournisseurs, etc.

Vous pouvez désormais publier des mises à jour sur des projets, des produits et des services sur les pages pertinentes en 1 clic. Les pages de communication SharePoint prennent également en charge la publication des statuts des projets et la collecte des commentaires des partenaires.

Les sites SharePoint vous permettent également d'ajouter des événements de calendrier, des calendriers et des tâches de gestion de projet.

Partage et décentralisation

Vous pouvez configurer différents niveaux et règles de partage sur SharePoint. Par exemple, attribuez des droits de modification aux membres et des droits de gestion complets sur les pages du projet sur SharePoint aux partenaires.

Vous trouverez ci-dessus des suggestions sur la manière d'utiliser simultanément Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint pour un travail collaboratif efficace . J'espère que l'article vous sera utile.