Comment être averti lorsquun formulaire est soumis dans Google Forms

Si vous envoyez vos quiz ou enquêtes Google Forms sans activer les notifications, vous devrez vérifier manuellement la feuille de calcul pour les nouvelles réponses. Cela peut prendre du temps et rendre votre travail inefficace. Heureusement, vous pouvez activer les notifications Google Forms.

Cet article explique comment activer les notifications de soumission Google Forms.

Configurer les notifications Google Forms pour les nouvelles réponses

Si vous souhaitez configurer Google Forms pour les notifications, vous serez heureux de savoir qu'il s'agit d'un processus relativement simple. Voici comment procéder :

1. Accédez à vos formulaires Google et ouvrez un formulaire existant ou appuyez sur l'icône « Ajouter » pour en créer un.
   
2. Après avoir configuré votre formulaire, accédez au haut et appuyez sur l'onglet « Réponses ».
   
3. Appuyez sur les « Trois points » dans le coin supérieur droit.
   
4. Choisissez « Recevoir une notification par e-mail pour les nouvelles réponses dans le menu déroulant ». Avec ces paramètres
   actifs, vous recevrez un e-mail lorsque quelqu'un remplira le formulaire.
   

Vous pouvez également activer les paramètres de la feuille de calcul où Google Forms organise toutes vos réponses :

1. Avec votre formulaire ouvert, appuyez sur l'onglet « Réponses ».
   
2. Choisissez « Afficher dans les feuilles » dans le coin supérieur droit.
   
3. Lorsque la feuille se charge, accédez à la barre d'outils et cliquez sur l'onglet « Outils » pour afficher le menu déroulant.
   
4. Appuyez sur le menu déroulant « Paramètres de notification » et sélectionnez « Modifier les notifications ».
   
5. Une nouvelle fenêtre s'ouvre à partir de laquelle vous pouvez définir des règles de notification. Dans la première section, choisissez de recevoir une notification lorsque « Un utilisateur soumet un formulaire ». Dans le second, choisissez de recevoir un « Email tout de suite ». Appuyez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.
   

Les paramètres ci-dessus envoient uniquement une notification à vous, propriétaire ou créateur du formulaire. Que se passe-t-il si vous souhaitez également que le répondant reçoive une confirmation que la soumission a réussi ?

1. Appuyez sur l'onglet « Paramètres » en haut du formulaire et accédez à « Présentation ».
   
2. Appuyez sur le menu déroulant et faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez « Après soumission ».
   
3. Appuyez sur « Modifier » à droite pour ouvrir une zone de texte.
   
4. Tapez le message de confirmation que vous souhaitez que les personnes interrogées reçoivent après avoir soumis le formulaire et appuyez sur « Enregistrer ».
   

Bien que la méthode ci-dessus soit meilleure que le suivi manuel des nouvelles soumissions, les notifications n'affichent pas le contenu du formulaire. Vous devrez ouvrir la feuille Google Forms pour afficher les détails. Pour obtenir plus de fonctionnalités, vous pouvez utiliser des modules complémentaires.

Utilisation des modules complémentaires de Google Forms pour les notifications par e-mail

Google Forms dispose d'une place de marché sur laquelle vous pouvez trouver des modules complémentaires tiers. C'est ici que vous devez aller pour installer des modules complémentaires de notification par e-mail sur vos formulaires Google.

Notifications par e-mail pour les formulaires Google

La notification par e-mail pour Google Forms est l'un des meilleurs modules complémentaires qui vous permet de définir des règles pour vos notifications. Vous pouvez également l'utiliser pour recevoir des notifications sur votre téléphone. Le meilleur, c'est que les notifications que vous recevez affichent le contenu du formulaire : vous n'avez pas besoin d'accéder à Google Forms pour afficher les réponses. Voici comment l'utiliser :

Installation

1. Lancez vos formulaires Google et ouvrez le formulaire pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.
   
2. Allez dans le coin supérieur droit et appuyez sur le menu « Trois points verticaux ».
   
3. Sélectionnez « Obtenir des modules complémentaires » parmi les options affichées, ce qui vous mènera au marché.
   
4. Tapez « Notifications par e-mail pour Google Forms » dans la barre de recherche. Lorsqu'il apparaît dans les résultats de recherche, appuyez dessus.
   
5. Sélectionnez « Installer » et suivez les invites à l'écran jusqu'à ce que l'installation soit terminée. Lorsque vous revenez à votre formulaire, vous verrez une icône « Modules complémentaires » (elle ressemble à un puzzle) en haut. C'est ici que vous pouvez accéder au module complémentaire de notification.
   

Configuration des notifications

1. Avec votre formulaire Google ouvert, accédez au haut et appuyez sur l'icône « Modules complémentaires ». Sélectionnez « Notifications par e-mail pour Google Forms ».
   
2. Dans le menu déroulant, choisissez « Créer des notifications par e-mail ». Cela ouvre une mini-fenêtre à droite où vous pouvez configurer les règles de notification.
   
3. Dans la première section, « Nom de la règle de formulaire », indiquez qui doit recevoir la notification. Par exemple, « Avertissez le répondant et le propriétaire du formulaire ».
   
4. Dans la section suivante, saisissez l'adresse e-mail qui doit recevoir des notifications lorsque les répondants
   soumettent des formulaires. Si vous avez plusieurs e-mails, saisissez-les tous et séparez-les par des virgules.
   
5. Vient ensuite le modèle de notification par courrier électronique. Par défaut, il affiche les réponses des répondants sous forme de tableau. Si vous souhaitez le personnaliser, appuyez sur « Modifier » à côté de « Utiliser un éditeur visuel ». Cela ouvre le concepteur de modèles d'e-mail, dans lequel vous pouvez personnaliser la ligne d'objet et le corps du texte. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur « Enregistrer ».
   
6. Les autres sections impliquent de cocher des cases pour différentes règles :
   
   • Notifications conditionnelles : elles permettent d'envoyer des notifications à des personnes spécifiques en fonction de la réponse dans le formulaire. Vous pouvez laisser cette case décochée (nous verrons comment l'utiliser sous peu).
   • Notifier l'auteur du formulaire : cochez cette case car vous souhaitez que les personnes interrogées reçoivent un message de confirmation. Sélectionnez également le champ du formulaire contenant la question par courrier électronique dans le menu déroulant.
   • Générer un fichier PDF : Si vous souhaitez recevoir les formulaires des répondants au format PDF joints à la notification par email, cochez cette case.
   • Supprimer la marque du module complémentaire : ceci est destiné aux utilisateurs disposant d'un abonnement premium. Il vous permet de ne pas montrer que vous avez envoyé le formulaire via Google Forms.
7. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.
   

Alternatives aux formulaires Google

Si Google Forms ne fournit pas tout à fait ce dont vous avez besoin, vous pouvez toujours essayer d'autres solutions comme Zoho Forms , Microsoft Forms ou Mighty Forms.

Restez à jour

Avec les notifications Google Forms activées, vous pouvez conserver les données en temps réel des formulaires soumis. Avec le bon savoir-faire, il est facile d'activer les notifications à l'aide des fonctionnalités de notification de Google Forms. Et si vous souhaitez plus de fonctionnalités, vous pouvez choisir le module complémentaire Email Notification for Google Forms.

Préférez-vous le système de notification ou les modules complémentaires de Google Forms ? Pourquoi l’un ou l’autre vous convient-il le mieux ? Dites-nous dans la section commentaires ci-dessous.