Asana – Comment créer une équipe

En tant que l'une des applications d'organisation d'équipes Web et mobiles les plus populaires, Asana s'articule fortement autour du concept d'équipes dans chaque organisation. Les équipes sont des sous-ensembles de membres dans une organisation Asana. Chacune des équipes a ses membres, ses projets, ses chats et ses calendriers.

Si vous êtes nouveau sur Asana, vous voulez probablement savoir comment créer une équipe dessus. Vous avez probablement aussi beaucoup d'autres questions. Nous espérons que ce guide vous aidera.

Comment créer une équipe sur un PC Windows, Mac ou Chromebook

Tout d'abord, il n'y a pas d'application de bureau pour Asana. Cela signifie qu'il n'y a pas d'application/d'extension Windows, Mac ou Chromebook. Ainsi, vous accéderez à Asana via le navigateur à partir de n'importe quelle plate-forme de bureau/portable que vous prévoyez d'utiliser. La méthode est donc identique pour les trois.

Il existe deux façons de créer une équipe sur Asana, via la console d'administration et l'Omnibutton.

Console d'administration

1. Accédez à votre console d'administration sur Asana
   
2. Cliquez sur l' entrée Teams , située dans la barre latérale dans la partie gauche du navigateur
   
3. Sélectionnez Créer une équipe
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez le nom de l'équipe, la description
   
5. Ensuite, ajoutez les membres que vous aimeriez voir dans l'équipe
   
6. Sélectionnez les paramètres de confidentialité que vous préférez
   
7. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Créer une équipe
   

Omnibouton

1. Sélectionnez le bouton orange plus (omnibouton) dans le coin supérieur droit du navigateur
   
2. Effectuez les étapes décrites ci-dessus

Pouvez-vous créer des équipes sur iOS et Android ?

Asana est une application Web et mobile - elle dispose d'applications réactives sur iOS et Android et est accessible via le navigateur sur les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables. Malheureusement, pour l'instant, il n'existe aucun moyen de créer une équipe à l'aide de l'application iOS/Android sur votre téléphone ou votre tablette. Cependant, une solution de contournement existe. Cela implique d'accéder à votre organisation Asana à l'aide du navigateur de votre tablette ou mobile et de passer en mode bureau. Ce mode affichera la version du site Web destinée au bureau.

Voici comment accéder à la vue du bureau sur Safari et Google Chrome

Safari

1. Ouvrez le navigateur Safari
2. Sélectionnez Demander un site Web de bureau
3. Répétez les étapes pour revenir à la version mobile,

Google Chrome

1. Ouvrez le navigateur Google Chrome
   
2. Rendez-vous sur Asana.com
   
3. Appuyez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit de l'écran
   
4. Appuyez sur la case à cocher à côté du site de bureau
   
5. Décochez la case pour revenir à la version mobile du site
   

Conseils Asana pour les équipes

Maintenant que vous avez réussi à créer une équipe ou des équipes sur Asana, vous avez probablement hâte de vous mettre au travail. Dans cette optique, voici quelques conseils pour les équipes sur Asana qui ne manqueront pas de vous aider à renforcer vos compétences organisationnelles.

Dénomination des tâches

Aussi essentielle que cela puisse paraître, la dénomination des tâches est une compétence souvent négligée dans l'organisation d'une équipe. Voici quelques conseils qui vous aideront à démarrer.

1. Commencez par un verbe (Send, Consider, Fix, Implement, etc.)
2. Utilisez la casse des phrases (ne mettez pas en majuscule la première lettre de chaque mot comme avec la casse du titre), car cela rendra les tâches plus faciles à lire
3. Soyez concis - vous n'écrivez pas une dissertation mais assignez des tâches, qu'il vaut mieux garder courtes et précises

Désactiver les notifications par e-mail

Vous pensez peut-être que les notifications par e-mail profitent à votre équipe. Après tout, s'ils reçoivent une notification, ils sauront quand les modifications seront apportées. Et comme tout autre logiciel basé sur une organisation, Asana vous informera de tout changement qui se produit. Les e-mails commenceront à s'accumuler et les membres de l'équipe commenceront à ignorer les notifications.

Au lieu de cela, encouragez les membres de l'équipe à désactiver complètement les notifications par e-mail. Ils seront encouragés à visiter fréquemment le tableau de planification d'Asana et à se tenir au courant du travail.

Aujourd'hui, à venir et plus tard

Sur Asana, vous organisez vos tâches personnelles dans les listes Aujourd'hui , À venir et Plus tard . Utilisez ces listes car elles rendront les choses beaucoup plus organisées. Asana a même attribué des raccourcis pour attribuer des entrées à chacune des trois listes. Sélectionnez une entrée et sélectionnez Tab+Y , Tab+U ou Tab+L pour affecter les tâches aux listes Aujourd'hui , À venir ou Plus tard , respectivement.

Utiliser d'autres raccourcis

En plus des trois raccourcis mentionnés, il en existe plusieurs autres qui vous aideront à naviguer beaucoup plus rapidement dans l'interface Asana. Bien sûr, vous ne vous souviendrez pas et n'utiliserez pas chacun d'entre eux, mais en voici quelques-uns que nous recommandons vivement.

1. Déplacer la tâche vers le haut/bas – K / J
2. Archives – Je
3. Supprimer la tâche sélectionnée - Tab+Retour arrière
4. Nouvelle tâche – Entrez
5. Tâche d'ajout rapide - Tab + Q

Utiliser l'application mobile

L'application mobile Asana n'offre certainement pas toutes les fonctionnalités d'Asana sur le navigateur de bureau, mais l'application est vraiment utile. Il existe des versions iOS et Android. Lorsque vous n'êtes pas à votre bureau, vous pouvez vous référer à l'application mobile pour vérifier rapidement les choses, ajouter des tâches, ajouter des commentaires, etc.

Utilisez les projets avec parcimonie

Organiser votre travail à l'aide de la fonctionnalité Projets sur Asana est pratique, mais si vous commencez à essayer de trouver un projet parfait pour chaque tâche, vous finirez par être frustré et perdre votre temps. La création de tâches, leur attribution à des personnes et la notification des membres de l'équipe sont essentielles en matière d'organisation.

Encouragez votre équipe à utiliser Asana

Étant donné que vous avez déjà fait votre choix d'utiliser Asana pour l'organisation d'équipe, vous devez le souligner. Maintenant, les nouveaux membres de l'équipe ne seront pas vraiment trop enclins à utiliser Asana et à en savoir plus. Ils le traiteront comme quelque chose qu'ils doivent utiliser. Afin d'embarquer les membres de votre équipe avec ce logiciel d'organisation, encouragez-les à créer des tâches.

Au lieu de créer une tâche sur Asana pour les membres de votre équipe, contactez-les via la plateforme de communication d'équipe ou en personne et demandez-leur de créer une tâche pour vous et de vous l'attribuer. Cela aidera les membres de votre équipe à apprendre à utiliser Asana et à améliorer la synchronisation de l'équipe.

Tâches récurrentes

En entreprise, certaines tâches à accomplir sont ponctuelles. Par exemple, « Achetez cette licence de logiciel ». Cependant, certaines tâches sont récurrentes - par exemple, "Effectuer un stand-up hebdomadaire". Au lieu de créer une tâche pour le standup de chaque semaine qui se produit le même jour et au même moment, vous pouvez créer une tâche récurrente qui est automatiquement créée chaque semaine. Les tâches récurrentes peuvent être configurées pour se répéter en fonction de vos besoins et de vos préférences.

L'indicateur de vacances

Pour éviter la confusion et les problèmes d'organisation pendant vos vacances, les membres de votre équipe doivent savoir quand vous n'êtes pas disponible. Si vous définissez votre indicateur de vacances sur Absent , vos collègues pourront le voir à tout moment, ce qui peut les aider à se concentrer sur l'attribution de la tâche à quelqu'un d'autre. Éviter la confusion est essentiel dans l'organisation et la planification.

Mentionner des projets

Oui, vous savez probablement que vous pouvez mentionner des personnes en utilisant le signe @ et en ajoutant le nom de l'utilisateur après celui-ci. Cependant, Asana vous permet également de mentionner des projets. Cela crée un lien vers le projet que vous avez mentionné, ce qui facilite grandement la navigation. Pour mentionner un projet, tapez simplement ses premières lettres après avoir tapé "@".

FAQ supplémentaire

Comment fusionner des équipes ?

Vous pourriez penser que la fusion de deux équipes n'est pas une fonctionnalité disponible sur Asana. Mais les développeurs ont pensé à cela, vous permettant de gérer deux équipes ensemble sans effort. Accédez simplement à la tâche que vous souhaitez déplacer, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Déplacer vers une autre équipe. Choisissez l'équipe vers laquelle vous souhaitez déplacer la tâche, et vous avez terminé.

Combien d'équipes êtes-vous autorisé à avoir sur Asana ?

Vous pouvez avoir autant d'équipes que vous le souhaitez par organisation sur Asana. Cependant, la version gratuite d'Asana n'autorise que 15 membres par organisation. Cette limitation est quelque chose à garder à l'esprit si vous ne voulez pas payer pour une plate-forme d'organisation.

Combien de projets pouvez-vous avoir sur Asana ?

Il n'y a pas de limite au nombre de projets que vous pouvez réaliser dans une seule organisation Asana. Cependant, si le nombre de projets actifs se compte en centaines, vous pouvez vous attendre à des problèmes de performances. De plus, un grand nombre de projets peuvent s'avérer très déroutants.

Asana coûte-t-il de l'argent ?

Il existe une version gratuite d'Asana, comme indiqué précédemment. Cependant, la limite de 15 personnes peut devenir problématique à un moment donné. La version Premium d'Asana vous coûtera 10,99 $ par mois si vous choisissez d'être facturé annuellement. Si vous choisissez la facturation mensuelle, Asana Premium coûte 13,49 $ par mois. Le plan Asana Business coûte 24,99 $ par mois s'il est payé annuellement et 30,49 $ s'il est payé mensuellement. Enfin, il y a le plan Enterprise, mais vous devrez contacter Asana pour obtenir les devis.

Asana convient-il à une seule personne ?

Oui, même si vous prévoyez d'utiliser Asana pour la planification personnelle, vous vous en sortirez rapidement et cela s'avérera efficace.

Équipes et Asana

Asana propose diverses options de gestion en équipe, étant donné qu'elle est axée sur le travail d'équipe et la collaboration. Nous espérons que le didacticiel et les conseils que nous avons fournis ici vous aideront à naviguer sur Asana de manière transparente.

Avez-vous trouvé cet article utile? En avez-vous appris un peu plus sur Asana ? Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à cliquer sur la section des commentaires ci-dessous. Tirez loin !